Guida al registro di protocollo

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Il registro di protocollo è un atto pubblico dove vengono scritte e annotate le ricezioni o le spedizioni degli atti, in ordine cronologico; questi atti, possono provenire sia dalle amministrazioni pubbliche, sia dai privati cittadini o dai professionisti. La sua funzione consiste nella prova privilegiata, per le responsabilità affidate ad ogni responsabile della relativa tenuta e fa fede sino alla querela di eventuali annotazioni false. In questa guida vediamo come gestire le modalità di questi atti registrati, che rappresentano una fondamentale importanza ed un alto valore giuridico, utile anche per le gestioni informatiche.

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Documenti che vengono annotati sul registro di protocollo

Chi compila il registro di protocollo, solitamente è un ufficio addetto, che ha l'incarico di prendere i vari documenti dei soggetti produttori, sia in entrata che in uscita, tranne i documenti interni, e vengono annotati nel fascicolo. Non vengono ammessi i fogli lasciati in bianco, aventi cancellature e correzioni, inoltre i dati annotati devono essere certificati e veritieri. Se si verificano degli errori, è obbligo eseguire la vidimazione, mentre se i fogli sono annotati in maniera elettronica, allora questi devono contenere dei campi non modificabili.

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Componenti che per legge deve avere un registro di protocollo

La legge impone poi la presenza di 4 precise componenti: il numero progressivo per ogni elemento (sia in arrivo o in partenza), la data di ricezione con relative ore minuti (particolare necessario ad esempio nelle procedure di gare d'appalto), il mittente o destinatario, ed infine il regesto, cioè un veloce riassunto del contenuto. Solitamente, questo 'libro' cartaceo o informatico, è composto da due pagine: una è relativa ai certificati in entrata, e l'altra a quelli in uscita; la numerazione progressiva va assegnata ad entrambi 'a crescere' e ogni numero deve assolutamente corrispondere a un solo documento.

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Elementi che compongono un registro di protocollo

Devono inoltre essere specificati ulteriori elementi: la quantità di allegati, l'ufficio di competenza, il titolo della categoria e il numero della sezione. A registrazione avvenuta, sui fogli viene applicato il numero di classificazione unitamente al timbro dell'ente e alla firma del protocollista. Agendo invece in via informatica, dopo aver fatto lo scanner del documento nel sistema, viene assegnato un codice a barre che racchiude ogni tipologia di informazione. Precisiamo infine che se la consegna del materiale da depositare negli appositi uffici avviene a mano, la persona consegnataria dovrà ottenere una ricevuta con il numero di protocollo.

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