Consigli per gestire la segreteria di un ufficio

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Difficoltà: media
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Introduzione

Un libero professionista ha spesso molti impegni da rispettare e una ricca agenda di lavoro da gestire. Per questo molti liberi professionisti scelgono di dedicare, nel proprio studio, un piccolo o uno spazio apposito per la segreteria. Se anche voi avete necessità di usufruire di questo servizio, scoprite i consigli per gestire la segreteria di un ufficio in modo semplice ed efficace.

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Dedicare uno spazio alla segreteria

Per gestire la segreteria di un ufficio è innanzitutto necessario dedicare ad essa uno spazio specifico. Se nel vostro ufficio avete uno spazio dedicato all'ingresso potrete tranquillamente allestire in quel punto la segreteria. Se invece avete una sola stanza vi consiglio di dividere l'ambiente con una parete mobile di cartongesso o una libreria a parete. Questo darà al vostro ufficio un aspetto più professionale e vi consentirà di avere la vostra privacy lavorativa.

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Assumere personale qualificato

Un altro consiglio per gestire la segreteria di un ufficio, è quello di assumere del personale qualificato. Esistono infatti diverse segretarie con competenze specifiche in base al settore in cui devono lavorare. Potrete eseguire voi stessi dei colloqui e la ricerca del personale competente, oppure rivolgervi ad un'agenzia interinale per trovare la segretaria più adatta al vostro settore lavorativo.

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Acquistare la tecnologia necessaria

Anche acquistare la tecnologia necessaria sarà un punto fondamentale per gestire la segreteria di un ufficio. La segreteria del vostro ufficio avrà sicuramente bisogno di un telefono fisso ed eventualmente un telefono mobile, un computer, un fax, una stampante e una segreteria telefonica. Inoltre potrebbero anche esservi utile una stampante, una fotocopiatrice ed uno scanner. Valutate le vostre necessità e quindi effettuate i vostri acquisti.

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Scegliere i mobili giusti

Una segreteria di un professionista necessita anche di mobili adeguati. Se ad esempio, i vostri clienti devono aspettare potrete allestire una sala d'attesa con delle sedie, un porta riviste, un tavolino ed, eventualmente, una macchina del caffè o un distributore dell'acqua. Per il lato pratico invece avrete necessità di un tavolo, una libreria in cui conservare dei documenti, una sedia da ufficio ed anche un archivio per contenere tutti i dati cartacei.

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Acquistare la cancellaria necessaria

Vi consiglio di non sottovalutare l'importanza della cancelleria. Infatti una segreteria ben funzionante di un ufficio necessita sempre di penne, fogli bianchi per le stampe, graffette e altro materiale di cancelleria. Vi consiglio di fare una scorta abbastanza grande di materiale di cancelleria per non farvi mai trovare impreparati.

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