L'amministratore, a conclusione di ogni anno contabile, che può coincedere o no con l'anno solare, è obbligato a convocare i condomini per svolgere un' assemblea condominiale, dove dovrà illustrare i costi di gestione a consuntivo, sostenuti per l'anno concluso, e quelli preventivati per l'anno successivo.
Entrambi le documentazioni dovranno essere inviate almeno due settimane prima, in forma cartacea o elettronica, ai singoli condomini, in modo che essi abbiano la possibilità di controllare che i costi imputati ad essi, sia per il consuntivo che per il preventivo, siano corretti.
In sede di assemblea, l'amministratore, dopo aver nominato un presidente e un segretario, provvederà a commentare l'ordine del giorno esposto nella convocazione e a mettere in votazione l'approvazione sia del consuntivo di bilancio dell'anno chiuso, che del preventivo di bilancio delle spese ordinarie per il nuovo anno di gestione.
Una volta approvati entrambi con unanimità o con maggioranza, calcolata sulla base dei millesimi di possesso dei presenti e dei delegati alla partecipazione all'assemblea, l'amministratore provvederà a comunicare ai singoli condomini il piano di riparto delle spese condominiali divise per un numero di rate approvate in assemblea.