Come verbalizzare una riunione d'ufficio

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

Le riunioni d'ufficio sono spesso molto noiose ma rappresentano anche il modo migliore per discutere sugli obiettivi e sulle strategie da adottare. Generalmente, durante la riunione, un funzionario prende nota di tutti gli argomenti affrontati e degli interventi che si sono succeduti in modo tale da poterli mettere a verbale. In questa guida, quindi, ti spiegheremo proprio come fare per verbalizzare una riunione d'ufficio.

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Incominciamo col dire che il verbale è un testo ufficiale e una volta approvato ha valore vincolante e legale. Pertanto la sua stesura è un’operazione meno banale di ciò che si posa pensare. Questa è compito del segretario: uno dei partecipanti alla riunione ed eletto dagli altri presenti prima che si apri il dibattito.

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Se sei stato eletto segretario, chiedi al tuo Responsabile e se puoi, utilizza un registratore: questo strumento ti permetterà di seguire tutti i passaggi della riunione. Segui attentamente il corso della riunione senza lasciarti sfuggire gli interventi compiuti dai partecipanti e prendi appunti. Questo ti sarà molto utile durante la stesura del verbale.

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Il verbale è suddiviso in tre parti: introduzione, svolgimento e conclusione. In ogni parte sono andranno compilate tutte le informazioni in ordine di discussione, così come t’indicheremo nei seguenti passi. E’ importante sottolineare che il verbale è un testo oggettivo o informativo, pertanto non potrai scrivere opinioni e giudizi personali (come ad esempio “il Signor Bianchi ha avanzato l'assurda proposta…”).

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La prima parte de verbale è riservata all’Introduzione.
In questa voce bisognerà indicare determinati dati, tra cui: la sede della riunione, la data e l'ora d’inizio; il nome dell'organismo riunito (quindi, nel nostro caso, “riunione d'ufficio”); l'ordine del giorno; i nomi di tutti i partecipanti e degli eventuali assenti e infine, i nomi del presidente e del segretario.

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Dopo aver compilato l’Introduzione, si procede con lo Svolgimento vero e proprio. In questa fase si espongono in sintesi gli interventi dei partecipanti e le loro opinioni. Si potrebbe iniziare, ad esempio, con "In riferimento al primo punto dell'ordine del giorno, ha preso la parola...". In seguito, si scrivono le decisioni prese e secondo quali modalità (scrutinio segreto, alzata di mano, etc.), corredate da eventuali votazioni.

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L'ultima parte del verbale, invece, è dedicata alle Conclusioni. Qui si riporta l'ora di chiusura della riunione, la formula conclusiva ("letto, approvato e sottoscritto") e, infine, si procede alla firma del verbale da parte del Segretario e del Presidente.

Come hai visto è un processo piuttosto semplice, ma tutto dipende dall'attenzione del Segretario che dovrà appuntare ogni passaggio nella maniera più fedele possibile e restando imparziale. Probabilmente sarà questa la fase più difficile!

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