Come trattare gli anticipi ai dipendenti in contabilità generale

Generalmente le imprese di grandi dimensioni, riconoscono al personale degli anticipi sulle spettanze già maturate. Dal punto di vista del datore di lavoro, tali anticipi fanno sorgere dei crediti verso i dipendenti, che poi devono essere registrati in contabilità. In questa guida, vediamo quindi come trattare gli anticipi ai dipendenti in contabilità generale.

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Un anticipo in contanti a un dipendente è solitamente un prestito temporaneo concesso da un'azienda a un dipendente. In altre parole, l'azienda è il prestatore e il dipendente è il mutuatario. L'anticipo in contanti deve essere segnalato come una riduzione del conto di cassa della società e un aumento di un conto patrimoniale come Anticipo a dipendenti o Altri crediti: anticipi. (Se si prevede che l'importo venga rimborsato entro un anno, questo conto verrà segnalato come attività corrente.) Se l'anticipo in contanti viene rimborsato tramite trattenute sui salari, l'importo trattenuto sarà registrato come credito ad Anticipo ai Dipendenti.Può capitare che i dipendenti di un'azienda richiedano degli acconti al proprio datore di lavoro, che si recuperano poi mediante delle ritenute da operare in busta paga. Inoltre, se l'ammontare dei suddetti crediti dovesse raggiungere importi piuttosto elevati, sarà necessario contenere la loro entità entro il limite del TFR maturato, che può costituire la relativa copertura.

La prima categoria da trattare è quella degli anticipi in conto retribuzione, richiesta dai dipendenti per una parte della loro retribuzione anticipata, rispetto alla data prevista per ottenerla. Secondo la normale procedura, l'intera somma viene recuperata al momento del pagamento della prima retribuzione successiva a quella dell'anticipo. Infatti, facciamo un esempio: un lavoratore chiede un anticipo in conto retribuzione per ? 300 per il mese di ottobre, e lo stipendio netto per questo mese è di ? 2000. I salari complessivi del mese di ottobre, invece ammontano a ? 60.000. Al momento dell'anticipo i due conti interessati sono "Operai c/anticipi" e "Cassa". Nella colonna dare del primo mastro è evidenziato il credito nei confronti del dipendente, mentre nella colonna avere, è indicato il pagamento dell'acconto effettuato in contanti. Nel momento in cui il dipendente dovrà ricevere lo stipendio, questo sarà detratto della cifra anticipata.

li anticipi dei dipendenti richiedono una notevole vigilanza da parte del personale contabile, perché i dipendenti che hanno risorse finanziarie limitate tenderanno a utilizzare l'azienda come loro banche personali e quindi saranno riluttanti a rimborsare gli anticipi a meno che non siano costretti a farlo ripetutamente. Pertanto, è essenziale monitorare continuamente l'importo residuo degli anticipi in sospeso per ogni dipendente.
L'approccio migliore per gestire gli anticipi dei dipendenti è proibirli senza il permesso del senior management. Idealmente, dovrebbero esserci pochissimi anticipi dei dipendenti all'anno. Una situazione in cui gli anticipi dei dipendenti possono essere giustificati è quando l'azienda prevede di passare a cicli di libro paga meno frequenti , il che significa che i dipendenti sperimenteranno un periodo iniziale in cui non vengono pagati. Ad esempio, il passaggio da un ciclo di buste paga di una settimana a un ciclo mensile richiederà ai dipendenti di non essere retribuiti inizialmente per un periodo di tre settimane. Questo problema può essere mitigato concedendo ai dipendenti anticipi sulle buste paga per il periodo non retribuito, fino all'emissione delle buste paga associate al nuovo ciclo di buste paga.

La seconda e ultima categoria è quella degli anticipi in conto spese, che comprendono le quote chieste dai dipendenti che devono affrontare le trasferta, e quindi necessitano della copertura di spese di viaggio, vitto e alloggio. Tali anticipi vengono registrati in contabilità nel conto di credito e devono essere confermati dai lavorati al momento del rientro, con le ricevute e le eventuali fatture che attestano le spese sostenute. Generalmente nelle imprese di grandi dimensioni, il rimborso di eventuali differenze tra preventivo e consuntivo, è regolato sempre nella propria busta paga. Tutti gli anticipi di salari o stipendi e le eventuali spese sostenute dal lavoratore devono essere sempre registrate nella contabilità generale, in modo da controllare la posizione di ogni singolo dipendente.

• Indipendentemente dal metodo utilizzato in seguito per rimborsare l'azienda - un assegno del dipendente o detrazioni dal libro paga - la voce sarà un credito a qualsiasi conto patrimoniale utilizzato, fino al momento in cui il saldo del conto non sarà stato saldato.

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