Come tenere la contabilità in primanota

La prima nota è un registro delle entrate e delle uscite di immediata lettura: se viene bollata, secondo le norme di legge, ossia secondo l'articolo 24 del DPR n. 633/1972, può fare le veci del libro giornale; esso non è obbligatorio, ma è un valido aiuto per un'attività commerciale. Con questo registro, oltre ai movimenti di cassa, si possono fare anche quelli bancari e quindi verificare periodicamente il saldo bancario. La prima nota è anche chiamata brogliaccio e rappresenta una scrittura elementare diversa da tutte le altre scritture elementari in esso. Il registro di prima nota è obbligatorio nei casi in cui i commercianti sono esonerati dall'obbligo di certificazione dei corrispettivi, oppure quando hanno il registro dei corrispettivi in un luogo differente rispetto a quello dove si svolge l'attività. Questa guida, dunque, ha come obiettivo quello di dare delle informazioni su come tenere la contabilità in primanota.

• Registro primanota, Excel o software specifico per la primanota

Prima di conoscere il funzionamento della prima nota e spiegare come compilare correttamente questo registro, è opportuno prendere in considerazione in cosa consista concretamente. Questo documento, quindi, è una forma di contabilità veloce che include solo conti economici, cioè costi e ricavi. Bisogna quindi segnare tutti i costi e i ricavi, rispettivamente in dare o in avere, ogni qualvolta ne abbiamo uno. La prima nota va compilata quasi quotidianamente per avere chiara la liquidità dell'azienda e per avere un saldo veloce, anche se approssimativo e parziale. Nel registro prima nota sono ammesse correzioni e cancellazioni, ma è sempre opportuno non persere di vista il rigore e la precisione.

Nel registro prima nota devono comparire tutte le operazioni economiche: pagamento delle tasse, pagamento delle retribuzioni, ricevuta/emissione di fatture, pagamenti per la manutenzione del negozio, riscossione da clienti, pagamento fornitori, etc. Facciamo un esempio: in data 19/06/2014 abbiamo pagato un fornitore con assegno per una somma di 300,00 euro ed abbiamo incassato da una vendita 200,00 euro da un cliente. Per il pagamento dobbiamo segnare, sotto la colonna AVERE, fornitore X assegno nr. 12 di 300,00 euro; per l'altra operazione dobbiamo segnare, sotto la colonna DARE, emessa e riscossa fattura n°34 di 200,00 euro. Dunque, ogni operazione registrata dovrà contenere: la data, i riferimenti specifici (come ricevute o fatture), gli importi singoli e totali, la descrizione estesa che spiega la natura del movimento.

Per tenere la prima nota abbiamo bisogno di un registro; esso può essere cartaceo oppure virtuale. In quest'ultimo caso dobbiamo scaricare uno specifico software con i campi già predisposti, oppure possiamo creare un modello con Excel che poi compiliamo con i dati relativi alle operazioni che svolgiamo. Possiamo dire che il modello per la prima nota è molto simile al libro giornale perché è formato da righe e colonne. Dobbiamo utilizzare una riga per ogni operazioni e più colonne "fisse" le cui denominazioni comprendono: la data dell'operazione, la descrizione sintetica e l'importo disposto nella colonna denominata DARE se è un'entrata/ricavo oppure nella colonna AVERE se fa riferimento ad un'uscita/costo. Essendo la prima nota una contabilità "veloce" non è necessario differenziare l'imponibile dall'IVA; basta segnalare semplicemente il totale.

• Se vogliamo utilizzare una primanota virtuale ( excel o software ) facciamo di tanto in tanto un salvataggio su supporto esterno.

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