Come si quietanza una fattura

Quando un soggetto riceve una prestazione da un altro soggetto è obbligatorio per legge emettere una fattura, per provarne l'effettivo adempimento. In questo caso si parla di quietanza. Tale documento contabile deve essere emesso in modo contestuale al pagamento. Questa dovrà riguardare l'importo della prestazione che è stata richiesta da parte di colui che l'ha compiuta. Il creditore, in questo modo, è posto al riparo da ogni ulteriore richiesta. L'importanza della fattura è fondamentale ai fini giuridici. In questa guida vi daremo alcuni suggerimenti su come si quietanza una fattura. La dicitura "per quietanza", apposta con timbro o con penna, deve essere obbligatoria. La semplice diciturura "pagato", infatti, non basta: ciò potrebbe anche riferirsi solo ad importi parziali.

In primo luogo, dobbiamo cercare di capire come poter evitare di incappare in errori riferiti alla quietanza. Innanzitutto, dobbiamo considerare che la data della fattura dev'essere quella riferita al momento in cui viene effettuata la prestazione, per poter fare in modo che il debitore paghi al creditore ciò che gli spetta. Il principio contabile cui ci riferiamo indica la competenza come forma principale per la fatturazione. In questo caso, quindi, vale il principio secondo il quale i costi sono da considerarsi di competenza dell'esercizio economico, anche se le entrate e le uscite avvengono in un momento differente.

Quando la fattura sarà emessa, il soggetto debitore avrà la possibilità di pagare il proprio debito. Attraverso il pagamento, il rapporto commerciale con l'altro soggetto della transazione, il creditore, sarà chiuso definitivamente. Quando il debito sarà estinto, avremo la possibilità di definire la fattura come quietanzata in modo corretto. Prima, ciò non è possibile. Per poter dire che una fattura è quietanzata in modo corretto dobbiamo, inoltre, riportare la somma che il debitore ha versato al creditore. La quietanza rimarrà aperta fino a che l'ultima parte di pagamento o della rata di pagamento non sarà avvenuta. Questo avviene quando siamo di fronte ad un pagamento parziale o dilazionato. È necessario, inoltre, che vi sia apposta la firma del creditore per avere una corretta quietanza, come stabilisce la legge.

Quando il pagamento della merce in questione sarà avvenuto correttamente e per intero si avrà diritto a ricevere la quietanza. La quietanza attesta la fine del rapporto commerciare tra il soggetto creditore e quello debitore. Dovrà essere conservata per alcuni anni come prova dell'avvenuto e concluso rapporto commerciale. Il non conservare le quietanze, allo stesso modo del non conservare le scritture contabili obbligatorie per legge, può essere considerato un illecito amministrativo o, in alcuni casi, anche penale. Nel caso in cui la merce acquistata sia difettosa, la quietanza vale anche come garanzia e deve essere presentata al fornitore per poter richiedere la sostituzione o la riparazione della merce. Quietanzare in modo corretto la fattura è qualcosa di molto più che obbligatorio per legge, in quanto permette di avere un documento dalla propria parte che può essere esibito su richiesta.