Come Scrivere una richiesta aziendale interna di acquisto materiali

All'interno delle grandi società lavorative generalmente vi è una cospicua quantità di personale che si occupa di svolgere numerosi e differenti compiti. Una delle figure che al giorno d'oggi ha assunto maggiore importanza è sicuramente quella del responsabile aziendale, il quale si occupa principalmente di gestire e supervisionare l'acquisto dei materiali necessari alla società. Pertanto, se si vuole fare una richiesta interna di acquisto materiali all'interno dell'azienda, bisogna rivolgersi proprio a questa figura. Pur trattandosi di un compito di fondamentale importanza, vi renderete conto di quanto possa essere semplice completarlo. In questa guida dunque verrà spiegato, in pochi e semplici passaggi, come scrivere una richiesta aziendale.

• Modulo apposito
• Pazienza

Generalmente è l'ufficio di un'azienda ad avere maggiore bisogno di acquistare dei materiali specifici come ad esempio quelli inerenti alla cancelleria oppure alla tecnologia, ma anche per quanto riguarda gli acquisti più importanti, come per quanto riguardagli arredamenti per gli uffici. Per poterli utilizzare però bisogna per prima cosa rivolgersi al responsabile aziendale e fare un'apposita richiesta. Questa richiesta consiste nel preparare una lista di ciò che si ritiene opportuno acquistare, di solito è proprio il responsabile a dare una linea massima di budget che non si potrà oltrepassare. Egli poi sarà in grado di vagliare la proposta e decidere se accettarla o meno, ciò dipende molto spesso anche da come tale richiesta sia formulata.

È opportuno ricordare pertanto che qualsiasi richiesta all'interno di un'azienda va effettuata mediante uno specifico modulo la cui medesima azienda mette a disposizione per i propri dipendenti, i termini e le modalità dipendono in base agli accordi con l'impresa ovviamente, ma alla fine la procedura rimane pressapoco la stessa. Venuto in possesso del modulo necessario, l'ufficio richiedente deve emettere la comunicazione interna specificando per prima cosa il nome del proprio ufficio e poi il nome di chi invece deve ricevere tale comunicazione. Ovviamente la comunicazione deve essere giustificata, ovvero in essa deve apparire la motivazione di emissione (ad esempio acquisto materiale di cancelleria).

È inoltre necessario precisare che nel documento va anche riportata la data in cui avviene la richiesta e che successivamente si dovrà procedere a redigere l'elenco di tutti i materiali per i quali si richiede l'acquisto. Dopo aver terminato la lista il richiedente dovrà firmare il documento. È estremamente importante ricordare che basta la più piccola dimenticanza per rendere nullo il modulo e inefficace l'intera procedura pertanto, bisogna prestare la massima attenzione quando esso viene compilato. Ovviamente rileggetelo minuziosamente prima di inviarlo, per evitare di perdere tempo in un'ulteriore annullamento del documento. Dopo aver fatto ciò sarà finalmente possibile trasmettere il proprio testo al responsabile per gli acquisti. Quest'ultimo valuterà quindi se approvare le spese o meno. I tempi burocratici in questi casi purtroppo variano da un'azienda ad un'altra, tuttavia è possibile affermare che generalmente non si superano i quindici giorni.

• La richiesta di acquisto (RDA)