Come scrivere una lettera di sollecito

Tramite: O2O
Difficoltà: media
17

Introduzione

Se pensiamo ad una lettera di sollecito la colleghiamo automaticamente a un pagamento o ad una riscossione mancata. La lettera di sollecito non è piacevole né da ricevere e né da inviare poiché, nella maggioranza dei casi, indica una mancanza di denaro. A volte, però, essa potrebbe riferirsi semplicemente a una possibile dimenticanza altrui. Nella nostra situazione specifica, però i conti non tornano: un cliente, un ente o chiunque abbia usufruito di un nostro servizio, non ci ha ancora pagato. Quando accade un fatto del genere, possiamo muoverci in pochi modi. Potremmo scordarci dei soldi se la cifra è irrisoria, fare una chiamata alla persona in oggetto o più formalmente scrivere una lettera di sollecito. Fra le aziende, purtroppo, questo è un metodo molto utilizzato per risolvere situazioni pendenti. Per una maggiore sicurezza è sempre meglio inviare la lettera di sollecito tramite raccomandata con ricevuta di ritorno, oppure con posta elettronica certificata se ne siete in possesso e anche l'altra persona o società ne è provvista. Nella guida vedremo quindi come scrivere una lettera di sollecito efficace. Una lettera di sollecito è molto importante per quanto riguarda una qualsiasi cosa che non rispetta i tempi indicati. Ovviamente una lettera di sollecito o quella più comune la possiamo conoscere tramite gli spedizionieri ovvero coloro che tendono a rimandare sempre le spedizioni e quindi noi tramite la lettera di sollecitazione, sollecitiamo questi ultimi per abbreviare i tempi. Vediamo di segutio come scrivere una lettera appunto di sollecito.

27

Occorrente

  • Computer
  • Programma di scrittura
  • Raccomandata A/R
  • Fotocopiatrice
  • Faldone contenitore
  • Anagrafica clienti
37

Il programma

Innanzitutto, ci occorre un programma di editing, sicuramente sul nostro computer ne abbiamo uno installato. Il più famoso è certamente Word di Microsoft, ma esiste anche Writer di Libre Office o di Open Office. Per avere un buon risultato finale, scarichiamo qualche modello da internet, molto utile per l'impostazione della lettera. A questo link, troviamo un esempio tra tanti. La lettera di sollecito, solitamente viene inviata alla scadenza dei 30 o 60 giorni dall'emissione della fattura, ma questa non è una regola vincolante. Cercate di inviare due tipologie di guide ben distinte: una riguardo alle persone fisiche e una riguardo alle società. A seconda dei casi, quindi, seguite quella che vi riguarda. Potreste anche dividere la lettera di sollecito in due sottocategorie: 'buona' e cattiva'. Solitamente il primo invio è sempre 'buono', dato che è un avviso bonario. Vi sconsigliamo caldamente di partire subito con toni troppo accesi. La lettera di sollecito premettiamo che può essere fatta sia in modo virtuale ovvero tramite dei programmi sul proprio computer come vedremo in questa guida o anche in maniera antica ovvero in modalità cartacea. Ovviamente tendiamo a consigliare sempre la lettere virtuale quella che viene fatta tramite programmi di editing visto che molti siti o spedizioni hanno il campo di contatti stesso sul sito loro ufficiale.

47

I dati

Gli elementi che dobbiamo certamente mettere sono i dati (del creditore e del debitore), numero e data della fattura come, per esempio, l'importo e le modalità di pagamento. Come già accennato, la prima lettera di sollecito di solito ha toni molto blandi. Quindi, nel testo, ci limiteremo a dire che da un riscontro contabile ci risulta un pagamento non pervenuto, dando il beneficio del dubbio al cliente. Ovviamente indichiamo anche la scadenza del pagamento. Altra indicazione importante nella lettera di sollecito è la scritta "Primo sollecito" come oggetto. Questo perché, la prassi vuole che l'eventuale seconda lettera abbia un tono più deciso e menzioni le vie legali per spronare il cliente al pagamento. La terza lettera di sollecito è spesso quella in cui si informa il debitore dell'avvio della procedura legale. In fase giudiziale è importante che vi sia la prova dell'invio di tre lettere di sollecito. All'interno della lettera di sollecito dobbiamo inserire tutti i dati che riguardano l'oggetto o la situazione che tendiamo a descrivere. Ovviamente dobbiamo inserire sia i dati nostri personali, di chi scrive questa lettera di sollecito, descrivendo anche così la situazione.

Continua la lettura
57

Il timbro

In calce, in fondo a destra, non devono mancare il nostro timbro e la firma di chi si occupa del recupero del credito. Ricordiamoci che già dalla seconda lettera di sollecito dobbiamo citare che se il mancato pagamento si protrae, faremo ricorso a vie legali. In previsione di ciò, è bene fare un piccolo archivio dell'intera pratica di sollecito e inserire il tutto in un apposito faldone. Si dovranno fotocopiare con cura sia le lettere spedite che le raccomandate, soprattutto la ricevuta di ritorno Quella è la prova inconfutabile che la lettera di sollecito è stata debitamente letta e ricevuta. Abbiate cura di tenere il faldone in un luogo asciutto, al riparo dalle intemperie e dall'umidità. Una volta che abbiamo completato interamente la lettera non dobbiamo mai dimenticare il timbro che attesta che la lettera è stata fatta da un ente oppure la firma se si compila anche la lettera in modo autonomo. Arrivati alla conclusione possiamo consigliare sempre dopo aver letto questa guida di non compilare una lettera ufficiale ma bensì esercitarsi prima su delle copie brutte anche su dei fogli cartacei proprio per non sbagliare le posizioni dei timbri e della firma ma anche quello della data e del luogo come abbiamo anche specificato e spiegato nei passi precedenti. Non mi resta che auguravi una buona compilazione.

67

Guarda il video

77

Consigli

Non dimenticare mai:
  • Se possibile, cercate sempre di essere concilianti e di risolvere bonariamente la questione.
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

Potrebbe interessarti anche

Segnala contenuti non appropriati

Tipo di contenuto
Devi scegliere almeno una delle opzioni
Descrivi il problema
Devi inserire una descrizione del problema
Si è verificato un errore nel sistema. Riprova più tardi.
Segnala il video che ritieni inappropriato
Devi selezionare il video che desideri segnalare
Verifica la tua identità
Devi verificare la tua identità
chiudi
Grazie per averci aiutato a migliorare la qualità dei nostri contenuti

Guide simili

Richieste e Moduli

Come scrivere un sollecito di pagamento fattura con riserva applicazione interessi moratori

Per tutelare il creditore durante una transizione, che può vedere il ritardo di un pagamento da parte di un creditore, è stato stabilito una sorta di risarcimento (interessi moratori) con il Decreto Legislativo 9 ottobre 2002, n. 231. Si consiglia,...
Richieste e Moduli

Come scrivere una lettera di diffida ad adempiere

La lettera di diffida ad adempiere è un utilissimo strumento che la legge affida nelle mani del creditore e può essere considerata un'alternativa molto più celere rispetto ad un ricorso al tribunale: quando, ad esempio, inviamo un cellulare, un orologio,...
Richieste e Moduli

Come scrivere una lettera a un giudice

Oggigiorno è sempre più facile finire in tribunale per risolvere delle controversie. Dal delicato argomento dell'affidamento dei minori a seguito di un divorzio, a problemi economici ed aziendali, ci si rivolge ai giudici persino per risolvere delle...
Richieste e Moduli

Come scrivere una lettera legale

Almeno una volta nella vita ognuno di noi si è trovato nelle condizioni di dover scrivere una lettera ad un avvocato (i motivi possono essere veramente svariati).Può capitare di non averlo mai fatto o magari di avere dubbi a riguardo, tuttavia scrivere...
Richieste e Moduli

Come scrivere una lettera di rifiuto

Una lettera che contenga la comunicazione di un rifiuto deve avere pecualiari caratteristiche di forma e contenuto, poiché tratta di un argomento particolarmente delicato: ossia il respingimento di una proposta.Accade che l'azienda con la quale si collabora...
Richieste e Moduli

Come scrivere una lettera di reclamo all'amministratore condominiale

Può capitare di dover scrivere una lettera di reclamo all'amministratore condominiale per questioni inerenti al condominio che siano state considerate o valutate diversamente. Magari per provvedimenti, riparazioni o altro che non abbracciano tutti gli...
Richieste e Moduli

Come scrivere una lettera di promozione

Una presentazione avvincente si rivelerà molto utile per la tua carriera quindi bisogna essere molto attenti durante la readazione della lettera di promozione. Di seguito vengono riportati alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a scrivere perfettamente...
Richieste e Moduli

Come scrivere una lettera per annullare le dimissioni

Al giorno d'oggi, sapere come scrivere correttamente una lettera per annullare le dimissioni non è affatto semplice. L'azienda non è tenuta ad assumere nuovamente il dipendente e le motivazioni delle dimissioni possono essere diverse: l'inserimento...
I presenti contributi sono stati redatti dagli autori ivi menzionati a solo scopo informativo tramite l’utilizzo della piattaforma www.o2o.it e possono essere modificati dagli stessi in qualsiasi momento. Il sito web, www.o2o.it e Arnoldo Mondadori Editore S.p.A. (già Banzai Media S.r.l. fusa per incorporazione in Arnoldo Mondadori Editore S.p.A.), non garantiscono la veridicità, correttezza e completezza di tali contributi e, pertanto, non si assumono alcuna responsabilità in merito all’utilizzo delle informazioni ivi riportate. Per maggiori informazioni leggi il “Disclaimer »”.