Come scrivere una lettera di scuse per un errore d'Ufficio

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

All'interno della presente guida, andremo a spiegarvi, passo dopo passo, come scrivere una lettera. Per essere più precisi, come avrete compreso dal titolo che abbiamo posto in cima alla nostra guida, ora andremo a spiegarvi come scrivere una lettera di scuse per un errore d'ufficio. Possiamo incominciare con le nostre valutazioni su quest'interessante tematica.
Cercheremo di eseguire il tutto in modo semplice e veloce, senza incorrere in errori e problemi, a volte anche gravi. A tutti può capitare di commettere qualche errore sul posto di lavoro, specialmente in ufficio, dove siamo sormontati di informazioni, lettere e scartoffie tra le quali si può fare confusione. Se abbiamo sbagliato a spedire un ordine o una comunicazione ad un cliente o fornitore non facciamoci prendere dal panico e vediamo come scrivere una lettera di scuse per rimediare all'inconveniente.

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Occorrente

  • lettere di scusa
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L'avviso dell'errore

Se ci accorgiamo subito dell'errore, sarà importante, se il nostro ruolo ce lo permette, contattare telefonicamente l'azienda o il cliente spiegando di non prendere in considerazione i dati errati che gli sono stati inviati evitando così inutili disguidi e incomprensioni tra le due parti.
Se non siamo destinati al rapporto telefonico con i contatti della nostra azienda dovremo rivolgerci al collega o al responsabile incaricato, spiegando senza avvilirci troppo l' errore commesso in modo da poter intervenire subito e limitare il problema. Quando sarete riusciti a risolvere completamente questa specifica problematica a voce, dovrete comunque ufficializzare ciò che avrete risolto tramite la telefonata con un documento scritto, che attesti le vostre scuse anche a un livello di carattere formale.

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La rettifica scritta

È di fondamentale importanza, conseguentemente, inviare una rettifica scritta che vada ad annullare la validità dei dati precedentemente comunicati, ma che erano errati. Per farlo, dovrete procedere con un riferimento ai valori errati comunicati. In questo caso procederemo indicando tutti i riferimenti e i valori elencati nel primo documento, dichiarandone l' invalidità e pregando il nostro destinatario di non prendere in considerazione il precedente contatto. Se vogliamo possiamo specificare la causa dell' errore, se umano, di sistema o aziendale, e allegare i dati corretti e aggiornati se la situazione lo richiede.

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Le scuse

Non dimentichiamo mai di aggiungere un riferimento di scuse, da parte nostra e dell' azienda, per il disguido e per gli eventuali disagi creati. Se non dovessimo accorgerci nell' immediato dello sbaglio ma fosse l' azienda ricevente a segnalarci l' errore e a sollevare una lamentela, le procedure da adottare sarebbero le stesse. Dovremmo però essere più comprensivi e disponibili dato che non ci siamo accorti in primis della situazione e possiamo aver creato dei disagi alla parte interessata. È di fondamentale importanza riuscire a non minare il rapporto lavorativo che vi lega ai vostri superiori per discussioni dai contenuti che potrebbero essere anche assai banali. Cercate, conseguentemente, di avere pazienza e di andare incontro alle esigenze di chi ha subito, suo malgrado, il vostro errore.

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Ultimi aspetti

Ricordiamoci sempre che fare un errore sul posto di lavoro non è un delitto, certo è una situazione che tutti noi vorremmo vivamente evitare, tuttavia è del tutto normale che per stanchezza, confusione o semplicemente distrazione questi eventi si verifichino. Le persone con cui lavoriamo commettono degli errori a loro volta, e tutto può essere risolto con la comunicazione, l' educazione e la sincerità, che possono solamente migliorare i nostri rapporti lavorativi personali e non.
In conclusione, eccovi un link utile per eventuali approfondimenti a ciò che abbiamo sviluppato in questi quattro passi della nostra guida: http://www.biztree.com/it/doc/presentazione-di-scuse-al-cliente-per-errori-di-contabilita-D7084.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Scrivere una lettera di scusa, è comodo ed anche molto importante!
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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