Come scrivere una lettera di rifiuto

Una lettera che contenga la comunicazione di un rifiuto deve avere pecualiari caratteristiche di forma e contenuto, poiché tratta di un argomento particolarmente delicato: ossia il respingimento di una proposta.
Accade che l'azienda con la quale si collabora o della quale si è titolari, avvii una procedura di selezione del personale per incrementare le proprie risorse umane.
All'annuncio dell'offerta di lavoro risponderanno numerosi candidati, che possono corrispondere in tutto o in parte alla figura professionale ricercata.
Terminata la selezione, è buona norma comunicarne l'esito ad ogni candidato. Agli aspiranti non risultati idonei per mancanza o carenza delle caratteristiche richieste si dovrà rendere nota l'inidoneità rilevata mediante l'invio di una lettera di rifiuto contenete le motivazioni.
Altra ipotesi per scrivere una lettera di rifiuto è quella in cui necessita comunicare il proprio disinteresse ad un'azienda che ha formulato un'offerta di vendita di prodotti o servizi.
In entrambi i casi sarà necessario scrivere una lettera di rifiuto, che contenga chiaro il messaggio di disinteresse per la proposta formulata ma che, al tempo stesso, presenti una forma garbata che contraddistingue lo stile dell'azienda.
Di seguito alcuni consigli su come scrivere correttamente una lettera di rifiuto, che risulti anche gradevole e cordiale.

• Computer
• cara intestata

La lettera deve essere redatta al computer su carta intestata dell'azienda. I dati del destinatario devono essere scritti in alto a destra del foglio, immediatamente sotto l'intestazione aziendale e devono essere completi di nome e cognome preceduti da una aggettivo che può essere "Egr., Gent.," e dal titolo professionale "Prof. Avv. Dott." ovvero da un garbato "Gent.ma Sig.ra" se trattasi di una donna, oppure "Egr. Sig." se trattasi di un uomo. Infine se si scrive ad un'azienda si usa la formula "Spett." seguito dalla denominazione sociale.
L'oggetto della comunicazione è utile per l'immediatezza dell'informazione e deve contenere il riferimento dell'annuncio o della selezione a cui il candidato destinatario della missiva ha partecipato, esempio : "candidatura ricerca firgura professionale per....."
Se il rifiuto riguarda un'offerta commerciale si farà riferimento al protocollo della proposta, ad esempio "Vs. Nota n.....del...."
Di seguito si scrive il contenuto della lettera, chiaro e coinciso. Importante è l'apposizione della data di redazione della nota, che può essere indicata in fondo a sinistra dopo del testo della lettera. Si conclude con il timbro aziendale, da apporre in basso a destra e la firma del responsabile del personale o facenti funzioni da vergare a mano, in maniera chiara e leggibile.

L'approccio del testo deve essere di ringraziamento per l'interesse mostrato dal candidato o dal'azienda proponente.
Allo scopo di evidenziare la personalità aziendale e di chi scrive, è opportuno sottolineare gli aspetti positivi del contatto e/o colloquio avuto, includendo un riferimento ad un dettaglio, un aspetto, una caratteristica che ha positivamente colpito il selezionatore.
In questa parte del testo necessita comunicare il rifiuto con una formula che prevede il rammarico per la mancata scelta ma anche le motivazioni che l'hanno indotta, ad esempio "siamo spiacenti informarla che per la posizione professionale in oggetto indicata, la scelta aziendale è ricaduta su altro soggetto ritenuto idoneo per la mansione da svolgere" . Un modello di esempio del testo


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Le motivazioni che hanno spinto al rifiuto sono necessarie anche nel caso in cui si stia respingendo l'offerta commerciale presentata da un'azienda. In tal caso è utile, anche per preservare la possibilità di eventuali rapporti futuri, indicare in maniera specifica i motivi alla base del rifiuto che possono riguardare, ad esempio, il listino prezzi oppure i tempi di consegna, che non si ritiene essere adeguati alle proprie esigenze aziendali o al proprio target di clientela. Tuttavia, se si ritiene interessante un'eventuale collaborazione con il destinatario del rifiuto, nella lettera si potranno anche formulare delle proposte alternative, scrivere un'ipotesi di collaborazione, ovvero indicare una diversa modalità al fine di avviare un dialogo. Utile, in tal caso, è allegare un biglietto da visita del referente da contattare.

Nella seconda parte della lettera, separata da una doppia interlinea, è appropriato scrivere con uno uno stile meno formale e più colloquiale, un incoraggiamento per il destinatario della lettera a presentare in futuro altre proposte. Molto apprezzabile è l'eventuale l'indicazione di links con posizioni interessanti similari ovvero il riferimento ad altre opportunità di lavoro che potranno essere aperte successivamente, indicando magari un periodo in cui sarà possibile considerare altre offerte o candidature. In tal caso, si potrà spiegare che la politica aziendale, mutando, potrà rilevare nuove e diverse esigenze. Appare di tutta evidenza, che una simile formulazione lascia aperto il dialogo con soggetti che, pur se ritenuti non immediatamente idonei possono rivelarsi tali in un momento successivo.

La modalità da scegliere per l'invio di una lettera di rifiuto è quella della certezza del ricevimento da parte del destinatario. Pertanto, la spedizione dovrà avvenire mediante Raccomandata con Ricevuta di Ritorno oppure via mail con Posta Certificata PEC. Tuttavia, si potrà anticipare l'invio con una mail informale o via fax, preannunciando la spedizione formale avente data certa.

• Spedzione mediante raccomandata o PEC
• Formulazione cordiale ma messaggio di rifiuto chiaro

• Redigere una lettera di rifiuto
• un esempio di redazione di lettera di rifiuto

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