Le motivazioni che hanno spinto al rifiuto sono necessarie anche nel caso in cui si stia respingendo l'offerta commerciale presentata da un'azienda. In tal caso è utile, anche per preservare la possibilità di eventuali rapporti futuri, indicare in maniera specifica i motivi alla base del rifiuto che possono riguardare, ad esempio, il listino prezzi oppure i tempi di consegna, che non si ritiene essere adeguati alle proprie esigenze aziendali o al proprio target di clientela. Tuttavia, se si ritiene interessante un'eventuale collaborazione con il destinatario del rifiuto, nella lettera si potranno anche formulare delle proposte alternative, scrivere un'ipotesi di collaborazione, ovvero indicare una diversa modalità al fine di avviare un dialogo. Utile, in tal caso, è allegare un biglietto da visita del referente da contattare.