A questo punto dovete iniziare a scrivere la lettera di reclamo. Quindi cominciate ad inserire le indicazioni essenziale. Scrivete il nome, cognome e indirizzo dell'amministratore e per conoscenza gli altri nomi dei condomini a cui verrà inviata. Inserite sotto l'indirizzo del mittente, allineandolo col margine di sinistra, oppure centrando tutto rispetto al foglio. Mentre la data di solito va disposta a tre interlinee della lettera. Quest'ultima dovete scriverla per esteso, indicando il nome della città seguito da una virgola, il giorno (in cifre), il mese per esteso in minuscolo. Infine le quattro cifre che formano l'anno. Dopodiché a sinistra posizionate l'oggetto della lettera che deve accennare il motivo del reclamo. Questa voce deve riassumere in poche parole l'argomento della lettera. Inoltre occorre che lo separate dall'indirizzo e della lettera mediante due interlinee. Comunque sia il modello della lettera, deve essere sempre seguito in corrispondenza del margine di sinistra.