Come scrivere una lettera d'affari

Nell'epoca di internet e della corrispondenza attraverso le email, scrivere una lettera può sembrare un'attività antiquata e priva di utilità. Nel mondo del lavoro, invece, questo mezzo di comunicazione non è affatto superato. Risulta più efficace di brevi testi inviati tramite il web, spesso ignorati dai destinatari che ancora non hanno idea di chi li stia contattando. La lettera d'affari deve attrarre l'interlocutore a conoscere chi si sta proponendo. Ecco una breve guida su come scrivere una lettera d'affari.

• Foglio di carta
• Busta
• Francobollo

La lettera d'affari è definita più comunemente lettera commerciale. Con questo tipo di lettera si comunica nel mondo del lavoro fra aziende. Rappresenta il mittente, perciò, deve essere chiara e trasmettere serietà. Ogni parte della lettera deve essere curata e non ripetitiva nei contenuti.

Prima di iniziare a scrivere, bisogna raccogliere più informazioni possibili sul destinatario della lettera, azienda o privato che sia. Quando è ben chiaro a chi si sta per scrivere, ci sono altri due aspetti importanti. Innanzitutto, al destinatario non interessa leggere i vostri complimenti sulla sua attività. Sarà sicuramente più interessato a conoscere ciò che proponete e i benefici che potrebbe trarne. Quindi via libera a tutti i vostri punti di forza, sempre senza esagerare. Potrete anche indicare eventuali dati e studi della vostra attività negli allegati.

L'altra cosa da memorizzare, collegata alla precedente, è che le persone sono infastidite se perdono inutilmente del tempo sul lavoro. Bandite, quindi, lettere d'affari di più di una pagina, in quanto spesso ci si perde in informazioni superflue, non richieste e ripetitive. Ricordate che ogni giorno, le aziende ricevono tantissima posta, quindi, hanno pochi minuti per ogni corrispondenza e bisogna centrare il punto fin dall'inizio.

Il tono ed il linguaggio che dovete utilizzare nel messaggio sono fondamentali. Il testo deve essere formale e senza errori.
Cercate di personalizzare al massimo la vostra lettera, senza fare i simpaticoni. Niente lettere inviate come fossero dei copia incolla. Fate discorsi brevi, ma significativi e riferimenti alle attività del vostro destinatario, per fargli capire che avete scritto il vostro testo avendo bene in mente le sua necessità e le sue caratteristiche. Quello che scriverete deve avere come unico scopo convincere il lettore che ha bisogno di voi. Dovete fargli credere che perderebbe un'ottima occasione d'affari se non accettasse la vostra offerta.

Potete concludere la vostra lettera d'affari con una formula di congedo. Anche in questo caso, niente saluti in stile medioevale: un "Ringraziandovi per l'attenzione, porgo cordiali saluti" è sempre azzeccato. Fate seguire l'antefirma (nome dell'azienda, nome e cognome del mittente e ruolo ricoperto nell'azienda) e, sulla destra, la vostra firma possibilmente leggibile.

• Fate discorsi brevi, ma significativi e fate riferimento ai benefici per le attività del vostro destinatario.

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