Come scrivere un invito formale ad un evento

Almeno una volta nella vita vi sarà capitato di organizzare o prendere parte ad un evento importante e, se avete collaborato all'organizzazione, vi sarete ritrovati ad affrontare diverse situazioni critiche. Fra queste citiamo tra le prime voci della lista l'invito. Sembra facile, ma in realtà ogni invito esige de suol tipo di carta, delle immagini giuste, dell font del carattere più adatto, ma soprattutto bisogna trovare le parole più appropriate. Queste scelte devono essere fatte più minuziosamente quando l'evento è formale; ciò significa che dovete rispettare una certa etichetta per dare la giusta apparenza; non bisogna eccedere, strafare o usare toni inappropriati.
Se avete bisogno di schiarivi le idee, ci pensiamo noi a darvi una mano. Vediamo insieme quali sono i punti fondamentali per sapere come scrivere un invito formale ad un evento.

• Lista invitati
• Carta da lettere
• Buste per lettere
• Stampante

Innanzitutto, prima di preparare la cosiddetta "brutta copia" del vostro biglietto, dovete tenere sottomano una cosa fondamentale: la lista degli invitati. Per ogni ospiti dovete avere: il nome e il cognome, se esistente la carica coperta (ad esempio: Dottore o Avvocato) e il contatto su cui verrà spedito l'invito.

Ora potete iniziare la stesura della "brutta copia". Ovviamente dovete partire dalle informazioni fondamentali come la data, il luogo e l'ora in cui si terra l'evento. In questo modo il vostro invitato potrà già farsi un'idea e capire se per tale giornata sarà libero oppure no.

Ora si può iniziare la stesura del biglietto. Per prima cosa vi consigliamo di scegliere il giusto registro stilistico da adoperare; per farvi un esempio, un invito per un convegno non può avere lo stesso stile di uno per un galà con abito da sera. Cercate il linguaggio più consono alle vostre esigenze.
Nell'invito cercate di sintetizzare le informazioni più importanti che riguardano l'evento, evitando tutte le cose superflue e utilizzando un tono che sia rispettoso e cordiale, ma mai confidenziale.
Per aiutarvi nella redazione, potete anche consultare dei modelli di inviti formali presenti su internet.

Non potete tralasciare la scelta della carta che deve essere all'altezza dell'evento; fatevi consigliare da un grafico o dalla vostra tipografia di fiducia. Se decidete di stamparli a casa o in ufficio, prestate attenzione alla formattazione e agli errori di grammatica o battitura; vi consigliamo, prima della stampa, di far leggere il prototipo dell'invito anche un'altra persona. Le immagini da inserire sono facoltative, generalmente riflettono il tema dell'evento; non devono essere invadenti, meglio se messe come sfondo in trasparenza.

Ora non ci resta che decidere come recapitare gli inviti. Molti pensano di utilizzare la posta elettronica perché è pratica e veloce, ma in realtà questa tipologia di comunicazione è adatta solo per gli eventi pubblici. Per le convocazioni formali è più indicato l'invio a mezzo posta; se gli inviti dovranno essere recapitati in un'unica città, potete optare anche per la consegna a mano.

Ora parliamo di quando devono essere spediti gli inviti: si può iniziare fino a un mese prima dalla data dell'evento, ma il lasso di tempo minimo necessario è di almeno due settimane. Tenete sempre conto di dove verranno spediti gli inviti visto che, magari, avrete bisogno anche di una risposta per stabilire alcuni servizi come il catering. In generale è opportuno dare agli invitati il giusto tempo per organizzare la loro partecipazione.

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