Come scrivere un invito formale ad un evento

Quasi a tutti noi è capitato di organizzare o prendere parte ad un evento importante e, se abbiamo collaborato nell'organizzazione, ci siamo trovati ad affrontare diverse situazioni critiche. Fra questi quello che sembra il più semplice è l'invito. Quando però ci siamo trovati a dover scegliere il tipo di carta, le immagini, i caratteri, le parole giuste, tutto improvvisamente si è complicato. Il fatto che rende difficile il tutto è che l'evento è formale e ciò significa che dobbiamo rispettare una certa etichetta per dare una giusta apparenza. Non bisogna eccedere, strafare, ed usare toni inappropriati. Insomma un mucchio di cose da tener presente, allora per schiarirci le idee vediamo quali sono i punti fondamentali da non trascurare, per scrivere in modo giusto un biglietto.

• Lista invitati
• Indirizzi

Ovviamente, dobbiamo partire da informazioni certe come la data, il luogo, l'ora e il tipo di abbigliamento richiesto (se dovuto). Facciamo prima uno schizzo su un foglietto, poi aggiungiamo un breve riassunto dell'avvenimento (tema della serata) un numero ed un indirizzo da contattare.

Altro passo importante è l'elenco degli ospiti. Dividiamo un altro foglio in colonne e scriviamo gli elementi che ci servono (nome, cognome, indirizzo), contestualmente dobbiamo decidere come recapitare gli inviti (posta, consegna a mano, via mail...). Per le convocazioni formali è più indicato l'invio a mezzo posta, perciò calcolate anche il budget occorrente per le spedizioni.

Con le informazioni che abbiamo, possiamo procedere alla redazione del nostro biglietto. Iniziamo con lo scrivere gli elementi chiave proponendoli in modo chiaro e semplice, non aggiungiamo parole inutili o superflue. Il tono dovrà essere educato e rispettoso.

Non possiamo tralasciare la scelta della carta che deve essere all'altezza dell'evento, facciamoci consigliare da un grafico o dalla tipografia. Se decidiamo di stamparli noi, prestiamo attenzione alla formattazione e ad errori di grammatica o di battitura. Le immagini da inserire sono facoltative, generalmente riflettono il tema dell'evento, non deve essere invadente o risaltare troppo, meglio se messa in trasparenza o resa meno visibile con l'utilizzo di colori tenui.

Dobbiamo infine inviare le partecipazioni almeno dieci giorni prima, per avere il numero esatto di partecipanti e dare modo all'organizzazione di preparare il tutto. Man mano che i partecipanti confermeranno la loro presenza, dobbiamo prenderne nota per conoscere il numero delle presenze.

• esempi di inviti formali