Per la scrittura dell'email, ci sono delle linee guida da seguire. Se possibile, è opportuno indirizzare la lettera a una persona specifica e non genericamente alla direzione del personale. Non dimenticare mai di inserire il riferimento, il codice e il nome della posizione offerta. Controllare che non compaiano errori (ortografia, sintassi, formattazione). Utilizzare un linguaggio chiaro, diretto e non troppo elaborato. Non superare mai la ventina di righe.
La struttura deve essere logica, suddivisa preferibilmente in blocchi concettuali. È importante inoltre che nelle poche righe a disposizione si dimostri di conoscere l'azienda e il mercato in cui opera. A questo proposito i siti web (quello aziendale, ma anche blog, forum e social network) sono delle ottime fonti di informazioni.