Come scrivere la lettera di Convocazione del CDA

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

In questa guida trovate tutte le informazioni su come scrivere la lettera di Convocazione del CDA, senza che siate costretti e dobbiate rivolgervi e pagare il vostro commercialista per scriverla. La CDA (consiglio di amministrazione) è quell'organo di amministrazione al quale è affidata la gestione di una società suddivisa per azioni.. Dopo aver letto questo articolo saprete farlo anche voi senza esser costretti a spendere grosse cifre, in quanto non è nulla di complicato, senza dover rivolgersi a persone che vi chiederanno denaro per la stesura della lettera.

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Occorrente

  • Carta intestata
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Considerato che la disciplina che regola il Consiglio di Amministrazione è modellata su quella per le società per azioni, per quanto riguarda la Convocazione del Consiglio le modalità sono molteplici, e sono elencate all'interno dello Statuto. Generalmente il Consiglio viene convocato dal Presidente o dall'Amministratore delegato sia quando è ritenuto necessario sia quando ne facciano richiesta almeno due amministratori dell' azienda per motivi di rilevante importanza. Inoltre può farne richiesta di Convocazione anche ciascun membro del Collegio Sindacale previa comunicazione al Presidente, e sua approvazione.

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Tra le modalità previste e ritenute valide, rientrano oltre alla comune Raccomandata con Ricevuta di Ritorno, qualora fossero indicati all'interno dello Statuto, la comunicazione via fax e attraverso la PEC - Posta Elettronica Certificata. In alcuni casi la richiesta è da inviarsi almeno cinque giorni prima, o in caso di urgenze, due giorni prima della data della riunione, ad ogni modo anche le tempistiche sono definite all'interno dello Statuto, quindi se avete urgenza, leggete velocemente lo statuto per essere certi. Affinché sia ritenuta valida, la Convocazione deve essere scritta su Carta Intestata, indicando la data di invio e i destinatari. In primis è necessario indicare i nomi dei membri del Consiglio di Amministrazione seguiti da quelli del Collegio Sindacale e a conclusione indicare la Città e la Data di riferimento (del giorno che state scrivendo la lettera, e al suo interno indicate anche la data dell' assemblea).

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Siamo arrivati al Corpo centrale della lettera, al nucleo; qui devono essere indicati in maniera chiara la data prevista con giorno, ora, luogo e l'Ordine del Giorno all'interno del quale tra i punti citati per ultimo è consigliabile inserire sempre la dicitura 'Varie ed Eventuali', in questo modo si va a dare la possibilità agli altri membri del consiglio di aggiungervi ulteriori proposte, e ulteriori questioni su cui discutere, e lasciare spazio anche alle problematiche degli altri membri. Un esempio valido di testo potrebbe essere "Si comunica che il Consiglio di Amministrazione della Società denominata (...) è convocato presso la sede (...) per il giorno (...) alle ore (...), per discutere e deliberare sul seguente Ordine del Giorno. Raccomandando la massima puntualità si inviano i più cordiali saluti"/distinti saluti. Questo dunque potrebbe essere un esempio schematizzato di come dovrà essere la vostra lettera. Ricordatevi di usare sempre un tono elevato e formale.

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Infine, in chiusura del documento, dovete indicare chi va a chiedere la convocazione del Consiglio di Amministrazione se siete voi stessi, o qualcun altro che vi ha incaricati di scrivere la lettera al posto loro. Come ho descritto prima, la Convocazione viene fatta dal Presidente del Consiglio e inoltre è importante verificare quali siano i tempi previsti relativi all'invio della stessa prima di far inviare la lettera, soprattutto se si tratta di un argomento urgente. Su internet troverete tuttavia molti fac simili della lettera da inviare al CDA, così da farvi un idea ulteriormente di cosa dovrete scrivere e di come impostarla, se in questa guida non avete capito a pieno le modalità.

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