Come scrivere la lettera di Convocazione del CDA

Le società per azioni ha un suo patrimonio e la sua costituzione si articola in due fasi principali: la sottoscrizione delle azioni e l'iscrizione del Registro delle Imprese competente per territorio della sede sociale. Al momento della registrazione vanno allegati i documenti che manifestano l'osservanza delle condizioni stabilite dalla legge per la costituzione dell'azienda. L'azione che attribuisce uguale diritto ai soci viene detta azione ordinaria, mentre quella fornita di diritti differenti si chiama azione speciale. Gli organi della società per azioni nel modello tradizionale sono l'assemblea dei soci (ordinaria o straordinaria), il Consiglio di Amministrazione (CDA) ed il Collegio Sindacale. Esempi di responsabilità dell'organo amministrativo sono la gestione sociale, la rappresentanza per gli atti compiuti dai soci, la redazione del bilancio di esercizio (Conto Economico, Stato Patrimoniale, Nota Integrativa) e l'indizione dell'assemblea dei soci. Nel presente tutorial vediamo come scrivere la lettera di Convocazione del CDA, in modo da non pagare il commercialista per redigerla correttamente. Una volta consultati i passaggi successivi, non bisogna spendere grandi somme di denaro per indire l'assemblea dei soci. Essendo piuttosto facile compilare la lettera di convocazione del Consiglio di Amministrazione, perché rivolgersi ad un soggetto che vorrà indubbiamente soldi per scriverla? Meglio quindi occuparsene personalmente e risparmiare una cifra notevole. Buona lettura!

• Carta intestata
• Raccomandata A/R od invio email/PEC
• Penna

Innanzitutto bisogna sapere che la disciplina regolante il Consiglio di Amministrazione viene modellata su quella delle società per azioni. Con riferimento alla convocazione del CDA, le metodologie esistenti sono numerose e vengono elencate all'interno dello Statuto (insieme delle regole che disciplinano l'organizzazione ed il funzionamento dell'attività). Il Consiglio di Amministrazione viene generalmente convocato dal Presidente o dall'amministratore delegato, in due casi. Quando si considera necessario oppure ne facciano domanda almeno due amministratori aziendali per ragioni veramente importanti. La richiesta di convocazione del CDA potrà inoltre giungere da ogni membro del Collegio Sindacale (organo con funzioni di controllo sulla direzione della società), previa comunicazione al Presidente e sua approvazione. Vediamo adesso i tre metodi di indizione del Consiglio di Amministrazione e come scrivere la parte iniziale della lettera.

Fra le tecniche di convocazione ritenute valide dallo Statuto occorre nominare la classica raccomandata con ricevuta di ritorno e la comunicazione tramite numero fax o Posta Elettronica Certificata (PEC). Talvolta la domanda di indizione va spedita almeno 5 giorni o 48 ore (in caso di urgenza) prima del giorno in dovrà farsi l'adunata. Anche le tempistiche vengono ad ogni modo stabilite all'interno dello Statuto, dunque il suggerimento è quello di leggerlo approfonditamente. Per risultare totalmente corretta, la convocazione del CDA andrà riportata sulla carta intestata. Qui si dovrà segnare la data di invio ed il nome dei destinatari convocati nell'assemblea dei soci. Innanzitutto bisogna indicare i nominativi dei membri del Consiglio di Amministrazione, seguiti da quelli del Collegio Sindacale. A conclusione occorre invece scrivere la città e la data di redazione della lettera, al cui interno è necessario specificare anche il giorno di esecuzione dell'assemblea dei soci (organo con funzioni esclusivamente deliberative previste dalla legge e dell'atto costitutivo della società).

Vediamo adesso il corpo centrale della lettera di convocazione del Consiglio di Amministrazione. Qui bisogna indicare chiaramente la data prevista con il giorno, l'orario, il luogo e l'ordine del giorno. All'interno di questo documento, fra i punti citati per ultimo, si consiglia di riportare la dicitura "Varie ed eventuali". In questa maniera viene consentito agli ulteriori membri del CDA di scrivere altre proposte e questioni su cui discutere. Bisogna inoltre lasciare spazio ai problemi degli altri componenti dell'assemblea dei soci. Un esempio di testo valido potrebbe risultare il seguente: "Si annuncia che il Consiglio di Amministrazione della società denominata X viene convocato presso la sede Y, il giorno Z ed alle ore 10:00, per discutere e deliberare sull'ordine del giorno A. Raccomandando la massima puntualità, si inviano i più cordiali/distinti saluti". Nella lettera di convocazione del CDA, occorre ricordarsi di adoperare sempre un tono elevato e formale.

In chiusura della lettera di convocazione del CDA, è necessario indicare la persona che va a domandare l'indizione stessa. La richiesta potrà arrivare direttamente da chi la redige oppure una persona che ha fornito l'incarico di scriverla al suo posto. Come descritto precedentemente, la convocazione del Consiglio di Amministrazione viene fatta dal suo Presidente. Quest'ultimo viene nominato tra i componenti dell'organo amministrativo, qualora non fosse già designato dall'assemblea dei soci. Risulta fondamentale anche verificare quali siano le tempistiche relative alla spedizione della lettera prima di farla inviare, soprattutto in caso di urgenza. Sul web è possibile trovare numerosi fac-simile della lettera da spedire al CDA, così da farsi un'idea migliore di cosa redigere e come impostarla. Ecco quindi spiegato esaustivamente come scrivere la lettera di convocazione del Consiglio di Amministrazione. Non resta che augurare buona scrittura!

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