Come prima regola, è importante conoscere il lavoro del vostro destinatario. Se il destinatario della lettera formale che state scrivendo è un medico, un avvocato, un ingegnere, un architetto, un impiegato, un professore, un docente o una persona con un altro titolo di studio simile sarà molto importante evidenziare la sua professione e il vostro rispetto verso essa. Sarà anche molto importante sapere se la persona a cui dovrete indirizzare la lettera è un uomo oppure una donna, o se invece vi riferite ad un ente o ditta.