Come rispondere al telefono con professionalità

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Non bisogna sottovalutare la potenza del telefono. Il primo contatto con un possibile cliente, datore di lavoro, collaboratore o partner commerciale è cruciale. A partire dal tono di voce fino ai saluti finali lasceremo una prima indelebile impressione di noi stessi e/o dell'azienda che rappresentiamo. Non ci saranno seconde occasioni per recuperare. Ecco come rispondere al telefono con la massima professionalità.

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La presentazione

La presentazione è importante. Dobbiamo dire chi siamo, quale azienda rappresentiamo e qual è il nostro ruolo. Un'eccessiva cordialità potrebbe portare a un tono amichevole sicuramente fuori luogo. La disponibilità è importante, ovvero la disposizione da parte nostra a rispondere a domande e a spiegare qualsiasi tipo di informazione. A volte le chiamate devono essere schermate, in quanto la persona dall'altro lato del telefono, non ha sempre tempo per parlare ad ogni chiamante. Quando si filtrano le chiamate, non chiediamo mai con chi stiamo parlando, prima di informare l'interlocutore se la persona chiamata è disponibile, poiché la persona chiamata potrebbe essere in ufficio e non potrebbe avere il tempo di parlare,.

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Il tono di voce

Il tono di voce è alla base di una buona e corretta comunicazione telefonica. Dobbiamo trasmettere fin dalla prima parola sicurezza e serietà. Se il tono di voce suona smarrito o evasivo, il nostro interlocutore avrà da subito l'impressione che sarà ben difficile poter contare su di noi. Dobbiamo essere consapevoli del volume della conversazione; alcune persone non si rendono conto, che a volte parlano al telefono con un tono di voce alto e forte, soprattutto quando la loro attenzione è focalizzata sulla persona presente sull'altra linea. Nel caso in cui dobbiamo utilizzare il viva-voce, è buona maniera e anche buona educazione, avvisare la persona che si trova dall'altro capo del telefono, sia che si tratti di un estraneo e sia che si tratti di un parente, di un amico o di un conoscente,.

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Il messaggio che si deve dare

Il messaggio che daremo dovrà essere chiaro e diretto. Inutile usare tanti giri di parole. Al telefono le incomprensioni sono all'ordine del giorno. Non ci possiamo guardare negli occhi e vedere le reciproche espressioni, ecco che allora fraintendere diventa molto più facile di quel che si possa immaginare. Alla fine della telefonata occorrerà prendere nota di quello che ci siamo detti. Non sappiamo forse quando ci sentiremo di nuovo e sarebbe spiacevole farci trovare impreparati. Di sicuro il nostro interlocutore non ce lo perdonerebbe.

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