Come richiedere copia degli atti notarili

Il duplicato di un atto notarile va richiesto di norma al notaio che ha lo ha originariamente redatto. Può accadere però che, soprattutto se è trascorso del tempo, il notaio abbia cessato la sua attività o che si sia trasferito in un altro distretto notarile o anche che ci si trovi impossibilitati a raggiungere la sede della sua attività. Anche in tutti questi casi è possibile richiedere il nostro duplicato del documento originale. Vediamo allora insieme in questa guida come richiedere copia degli atti notarili, a seconda della situazione in cui ci ci si viene a trovare.

• Data della stipulazione dell'atto
• Dati anagrafici di uno dei soggetti dell'atto

La copia di un qualsiasi atto notarile si può richiedere recandosi all?archivio del distretto presso il quale il notaio che l'ha stipulato operava al momento dell'atto. Se si è impossibilitati a raggiungere di persona l'archivio distrettuale, si può inoltrare una richiesta per posta, fax o attraverso mail certificata. In questo caso occorre preventivamente telefonare o comunque contattare l?ufficio per conoscere l'ammontare delle spese per ottenere la copia, che includono i costi per i diritti notarili, i bolli, la ricerca nell?archivio e le spese di spedizione.

Non sappiamo presso quale archivio notarile è stato depositato l'atto che ci interessa? Possiamo consultare Archinota , un sito istituzionale, messo a disposizione proprio per questi casi dal Ministero della giustizia. Si può eseguire la ricerca dell'atto inserendo nell'apposito motore il nome del notaio o altri estremi del contratto. Il servizio è totalmente gratuito.

La richiesta all'archivio va fatta utilizzando un apposito modello sul quale deve essere indicato sia il nome del notaio, qualora lo si conosca, che tutti gli estremi dell'atto. I modello è disponibile negli uffici dell'archivio oppure è scaricabile in file pdf. Sulla richiesta va indicato anche se si desidera una copia cartacea o digitale e se c'è necessità di bollo sul documento. In genere per l?allacciamento ad utenze, è sufficiente presentare la copia dell'atto in carta semplice, e in tal caso va specificato l'uso a cui la copia è destinata. Per altri servizi si richiede invece la carta da bollo; in questo caso a margine della copia deve comparire la postilla "per gli usi consentiti dalla legge". Sullo stesso modello di richiesta va indicata la modalità preferita per la consegna, se di persona o per posta. In quest'ultimo caso bisognerà specificare anche il tipo di servizio postale che si desidera venga utilizzato. Trattandosi di atti riservati e di un certo rilievo è consigliabile richiedere una spedizione per posta raccomandata, con la quale si ha la certificazione legale dell'avvenuta spedizione.

Può darsi il caso che non si conosca il nome del notaio o alcuni degli estremi dell?atto si deve chiedere all'archivio di fare ricerca del documento. In questo caso è necessario fare un bonifico sul conto corrente dell'archivio notarile dell'ammontare di 6,00 euro. Non è possibile effettuare il pagamento in altra valuta ed è necessario inoltrare all'archivio, via mail, copia di avvenuto pagamento. Se si risiede all?estero conviene informarsi in anticipo sui costi aggiuntivi del bonifico che variano da paese a paese. Infatti mentre gran parte dei paesi appartenenti all?Unione Europea non richiedono maggiorazioni di spesa, quelli extraeuropei o paesi come il Principato di Monaco e la Svizzera hanno invece dei costi aggiuntivi di 9,00 euro.

Quando l'archivio avrà fatto ricerca e trovato il documento che ci interessa, ci comunicherà l'ammontare delle spese che dovremo pagare per ottenerlo, alcune delle quali sono fisse, altre invece variano a seconda del documento richiesto e del tipo di servizio (lettura, ispezione, estratto..). Il pagamento va fatto tramite bonifico sul conto corrente dell'archivio e va inoltrata copia dell'avvenuto pagamento. Esistono molte agenzie private che si occupano della ricerca e della copia dei documenti notarili facilitando il compito al richiedente, ma queste, naturalmente, richiedono costi aggiuntivi per il servizio.

• Per sapere dove sono conservati gli atti notarili, potete cercare il cognome del notaio su "Archinota", il sistema di ricerca appositamente sviluppato dal Ministero della Giustizia.

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