Come redigere una lettera commerciale

Una buona parte del lavoro d'ufficio è assorbita dalla corrispondenza commerciale. Per corrispondenza si allacciano e si concludono molti affari e si sollecitano i pagamenti. Inoltre si trasmettono documenti, si intrattengono rapporti con le banche e le diverse tipologia di aziende. Una corrispondenza attiva e continua è un fattore determinante per ogni azienda. In ogni caso anche per chi non possiede una attività commerciale, può avere bisogno di mettersi in contatto con una con una determinata persona fisica o giuridica (un'azienda, un professionista, un Ente/Ufficio pubblico/privato). In questi caso è necessario redigere una "lettera commerciale" (detta anche "formale"). Per scrivere bene una lettera commerciale è essenziale che essa risulti ordinata (per impressionare favorevolmente chi la riceve), precisa, cortese, corretta e soprattutto precisa. La lettera commerciale, esprime la persona di chi scrive, ne reca l'impronta e ne attesta la serietà e l'importanza. Quest'ultima viene disposta tenendo conto dei suoi elementi, che sono l'intestazione, la data, i riferimenti, le sigle, l'oggetto, l'intestazione del destinatario ed il testo vero e proprio della lettera e la firma. Mentre i componenti facoltativi come il numero di protocollo, oggetto, riferimenti, vocativo, sigle, allegati e alte dicitura, possono anche mancare. Oltretutto nell'esecuzione di una lettera, particolare importanza deve essere dedicata all'estetica. Quindi non deve presentare abrasioni, cancellatura, ribattitura e riporti a margine. I caratteri devono essere ben puliti, gli allineamenti regolari e gli elementi della lettera distribuiti nelle varie parti. Nella seguente guida indico come redigere una lettera commerciale.

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La prima cosa da fare è quella di inserire nella lettera commerciale l'intestazione. Quest'ultima deve essere posizionata al centro o al margine sinistro del foglio e comprende le seguenti informazioni relative al "mittente" (che può essere un'impresa o una ditta individuale). Aggiungendo il nome ed il cognome oppure la ragione sociale (se "società di persone") o la denominazione sociale (se "società di capitali") oppure la partita IVA; l'indirizzo, il telefono, il fax e l'email dell'azienda o della ditta. Nell'intestazione è possibile includere anche ulteriori informazioni che si intendono far conoscere al "destinatario" (scritte con un passo di scrittura minore, per evitare che si occupi troppo spazio): il logo; il codice fiscale; il n° di iscrizione alla "Camera di Commercio" o al "Registro delle imprese"; le eventuali sedi secondarie.

Terminata l'intestazione, occorre lasciare tre interlinee e scrivere, al margine destro del foglio, il luogo e la data di compilazione nel seguente modo: il nome della città seguito dalla virgola. Dopodiché il giorno in numero, il mese in lettere e minuscolo e l'anno. La data deve essere scritta per esteso, indicando il nome della città, seguito dalla virgola, il giorno in cifre. Mentre il mese va indicato per esteso in minuscolo. Infine le quattro cifre che formano l'anno. Nel posizionare la data è necessario porre la massima cura, perché la data risulti allineata con il margine di destra del foglio.

Dopo aver scritto la data bisogna riportare il nome del destinatario. Quest'ultimo deve essere sempre preceduto da un appellativo adatto (Egregio, Gentile, Spettabile, ecc.), va posto al margine sinistro dopo tre interlinee dal luogo e dalla data, e comprende: il suo nome e cognome oppure la ragione/denominazione sociale o la partita IVA; l'indirizzo, la città (preceduta dal CAP e seguita dalla sigla automobilistica) ed, eventualmente, il recapito telefonico della sua azienda o ditta.

Il contenuto va posto a tre interlinee dalle informazioni relative al "destinatario" e deve essere conciso nella descrizione e contenere frasi chiare, cordiali, confidenziali, persuadenti e corrette dal punto di vista grammaticale ed ortografico. Quando ci si rivolge alla persona o alla ditta, si devono usare le maiuscole per le iniziali degli aggettivi o dei pronomi personali (come "Lei", "Vostra" e "Sua"). Le formule più comuni utilizzate in questo caso sono: "Con la presente siamo a formalizzare quanto segue"; "Come da accordi in data"; "In riferimento alla Sua/Vostra richiesta".

La conclusione deve contenere i saluti. Inoltre può essere inserito il riassunto degli argomenti trattati; la specificazione di come si vuole procedere o di quello che ci si attende dal "destinatario". Le frasi conclusive maggiormente impiegate sono: "Distinti saluti"; "Cordialità"; "La ringrazio per l'attenzione e la saluto cordialmente"; "Ringraziando anticipatamente per la cortese disponibilità porgo cordiali saluti". Eventualmente è possibile inoltre scrivere le proprie iniziali in stile sigla puntata, a vostra discrezione. Questo metodo è tipico delle lettere mandate via email quindi se la lettera si deve inviare manualmente forse la sigla non è una buona idea.

Per concludere, occorre firmare la lettera commerciale. Dopo tre interlinee dalla conclusione si deve porre, a penna, la propria firma (allineata a destra), che non sostituisce quella autografa, ma serve per rendere leggibile il nome e cognome. Gli elementi accessori che si possono aggiungere nella "lettera formale" sono: l'oggetto, che riassume il corpo del testo, va scritto in maiuscolo e in grassetto ("Oggetto"), può essere sottolineato per dargli maggior risalto e deve essere collocato tra l'intestazione ed il contenuto, lasciando, sopra quest'ultimo, due righe in bianco; gli allegati, la cui tipologia e il cui n° vanno specificati in una nota a piè di pagina aggiunta sotto ai propri contatti; i riferimenti, che riguardano i comunicati precedenti tra le parti e si scrivono in due modi diversi ("Ns. Rif." o "Vs. Rif."), entrambi seguiti da un codice identificativo; le sigle; i Post Scriptum (P. S.), da inserire sotto la firma, ma che sarebbe meglio evitare di inserirli.

• Prima del nome e del cognome del "destinatario" è possibile aggiungere anche la frase "Alla cortese attenzione" o la sigla "CA".
• Per ciascun capoverso del "contenuto" va lasciata un'interlinea doppia.
• Le lettere commerciali possono essere redatte secondo il sistema a punteggiatura aperta o quello a punteggiatura chiusa

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