Come redigere una lettera commerciale

Tramite: O2O 26/01/2021
Difficoltà: media
110

Introduzione

Una buona parte del lavoro d'ufficio è assorbita dalla corrispondenza commerciale. Per corrispondenza si allacciano e si concludono molti affari e si sollecitano i pagamenti. Inoltre si trasmettono documenti, si intrattengono rapporti con le banche e le diverse tipologia di aziende. Una corrispondenza attiva e continua è un fattore determinante per ogni azienda. In ogni caso anche per chi non possiede una attività commerciale, può avere bisogno di mettersi in contatto con una con una determinata persona fisica o giuridica (un'azienda, un professionista, un Ente/Ufficio pubblico/privato). In questi caso è necessario redigere una "lettera commerciale" (detta anche "formale"). Per scrivere bene una lettera commerciale è essenziale che essa risulti ordinata (per impressionare favorevolmente chi la riceve), precisa, cortese, corretta e soprattutto precisa. La lettera commerciale, esprime la persona di chi scrive, ne reca l'impronta e ne attesta la serietà e l'importanza. Quest'ultima viene disposta tenendo conto dei suoi elementi, che sono l'intestazione, la data, i riferimenti, le sigle, l'oggetto, l'intestazione del destinatario ed il testo vero e proprio della lettera e la firma. Mentre i componenti facoltativi come il numero di protocollo, oggetto, riferimenti, vocativo, sigle, allegati e alte dicitura, possono anche mancare. Oltretutto nell'esecuzione di una lettera, particolare importanza deve essere dedicata all'estetica. Quindi non deve presentare abrasioni, cancellatura, ribattitura e riporti a margine. I caratteri devono essere ben puliti, gli allineamenti regolari e gli elementi della lettera distribuiti nelle varie parti. Nella seguente guida indico come redigere una lettera commerciale.

210

Occorrente

  • Foglio
  • Penna
  • Applicazione Word
  • Busta
  • PC
  • Connessione internet
310

Intestazione

La prima cosa da fare è quella di inserire nella lettera commerciale l'intestazione. Quest'ultima deve essere posizionata al centro o al margine sinistro del foglio e comprende le seguenti informazioni relative al "mittente" (che può essere un'impresa o una ditta individuale). Aggiungendo il nome ed il cognome oppure la ragione sociale (se "società di persone") o la denominazione sociale (se "società di capitali") oppure la partita IVA; l'indirizzo, il telefono, il fax e l'email dell'azienda o della ditta. Nell'intestazione è possibile includere anche ulteriori informazioni che si intendono far conoscere al "destinatario" (scritte con un passo di scrittura minore, per evitare che si occupi troppo spazio): il logo; il codice fiscale; il n° di iscrizione alla "Camera di Commercio" o al "Registro delle imprese"; le eventuali sedi secondarie.

410

Data

Terminata l'intestazione, occorre lasciare tre interlinee e scrivere, al margine destro del foglio, il luogo e la data di compilazione nel seguente modo: il nome della città seguito dalla virgola. Dopodiché il giorno in numero, il mese in lettere e minuscolo e l'anno. La data deve essere scritta per esteso, indicando il nome della città, seguito dalla virgola, il giorno in cifre. Mentre il mese va indicato per esteso in minuscolo. Infine le quattro cifre che formano l'anno. Nel posizionare la data è necessario porre la massima cura, perché la data risulti allineata con il margine di destra del foglio.

Continua la lettura
510

Destinatario

Dopo aver scritto la data bisogna riportare il nome del destinatario. Quest'ultimo deve essere sempre preceduto da un appellativo adatto (Egregio, Gentile, Spettabile, ecc.), va posto al margine sinistro dopo tre interlinee dal luogo e dalla data, e comprende: il suo nome e cognome oppure la ragione/denominazione sociale o la partita IVA; l'indirizzo, la città (preceduta dal CAP e seguita dalla sigla automobilistica) ed, eventualmente, il recapito telefonico della sua azienda o ditta.

610

Contenuto

Il contenuto va posto a tre interlinee dalle informazioni relative al "destinatario" e deve essere conciso nella descrizione e contenere frasi chiare, cordiali, confidenziali, persuadenti e corrette dal punto di vista grammaticale ed ortografico. Quando ci si rivolge alla persona o alla ditta, si devono usare le maiuscole per le iniziali degli aggettivi o dei pronomi personali (come "Lei", "Vostra" e "Sua"). Le formule più comuni utilizzate in questo caso sono: "Con la presente siamo a formalizzare quanto segue"; "Come da accordi in data"; "In riferimento alla Sua/Vostra richiesta".

710

Saluti

La conclusione deve contenere i saluti. Inoltre può essere inserito il riassunto degli argomenti trattati; la specificazione di come si vuole procedere o di quello che ci si attende dal "destinatario". Le frasi conclusive maggiormente impiegate sono: "Distinti saluti"; "Cordialità"; "La ringrazio per l'attenzione e la saluto cordialmente"; "Ringraziando anticipatamente per la cortese disponibilità porgo cordiali saluti". Eventualmente è possibile inoltre scrivere le proprie iniziali in stile sigla puntata, a vostra discrezione. Questo metodo è tipico delle lettere mandate via email quindi se la lettera si deve inviare manualmente forse la sigla non è una buona idea.

810

Firma

Per concludere, occorre firmare la lettera commerciale. Dopo tre interlinee dalla conclusione si deve porre, a penna, la propria firma (allineata a destra), che non sostituisce quella autografa, ma serve per rendere leggibile il nome e cognome. Gli elementi accessori che si possono aggiungere nella "lettera formale" sono: l'oggetto, che riassume il corpo del testo, va scritto in maiuscolo e in grassetto ("Oggetto"), può essere sottolineato per dargli maggior risalto e deve essere collocato tra l'intestazione ed il contenuto, lasciando, sopra quest'ultimo, due righe in bianco; gli allegati, la cui tipologia e il cui n° vanno specificati in una nota a piè di pagina aggiunta sotto ai propri contatti; i riferimenti, che riguardano i comunicati precedenti tra le parti e si scrivono in due modi diversi ("Ns. Rif." o "Vs. Rif."), entrambi seguiti da un codice identificativo; le sigle; i Post Scriptum (P. S.), da inserire sotto la firma, ma che sarebbe meglio evitare di inserirli.

910

Guarda il video

1010

Consigli

Non dimenticare mai:
  • Prima del nome e del cognome del "destinatario" è possibile aggiungere anche la frase "Alla cortese attenzione" o la sigla "CA".
  • Per ciascun capoverso del "contenuto" va lasciata un'interlinea doppia.
  • Le lettere commerciali possono essere redatte secondo il sistema a punteggiatura aperta o quello a punteggiatura chiusa
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

Potrebbe interessarti anche

Naviga con la tastiera

Segnala contenuti non appropriati

Tipo di contenuto
Devi scegliere almeno una delle opzioni
Descrivi il problema
Devi inserire una descrizione del problema
Si è verificato un errore nel sistema. Riprova più tardi.
Segnala il video che ritieni inappropriato
Devi selezionare il video che desideri segnalare
Verifica la tua identità
Devi verificare la tua identità
chiudi
Grazie per averci aiutato a migliorare la qualità dei nostri contenuti

Guide simili

Aziende e Imprese

Come Redigere Un Bilancio Annuale Aziendale

Se siete titolari di un'azienda, di un'impresa, di un'attività commerciale oppure di un qualsiasi negozio gestito imprenditorialmente con dei ricavi (guadagni) e dei costi (spese), il Codice Civile ed il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR) vi...
Aziende e Imprese

Come gestire un'attività commerciale

Con l'avanzare della crisi economica, riuscire a gestire in modo fruttifero un attività commerciale risulta essere sempre più difficile. Ma se da un lato i livelli di disoccupazione continuano a lievitare, dall'altro sono sempre più il numero delle...
Aziende e Imprese

Come redigere la situazione contabile

Nessuna società o attività commerciale in genere può funzionare senza una buona situazione contabile ben gestita e registrata, perché il bilancio è davvero il centro di ogni attività e tiene traccia di tutte le operazioni e le risorse. Inoltre,...
Aziende e Imprese

Come aprire un negozio in un Centro Commerciale

Aprire un negozio all'interno di un Centro Commerciale non è assolutamente semplice. Da centralizzato, il locale attira molta clientela e fattura di più. Ma al tempo stesso, richiede maggiori spese. In un Centro Commerciale vanno rispettate delle regole...
Aziende e Imprese

Come rilevare un'attività commerciale

Mettersi in proprio rappresenta il sogno di tante persone, alle strette nelle vesti di lavoratori dipendenti. A tal fine, conveniente è rilevare un'attività commerciale già in auge. Tuttavia, quando all'interno di un'attività si procede al cambio...
Aziende e Imprese

Come redigere il budget aziendale

In questa guida, passo dopo passo, darò tutte le indicazioni utili su come redigere nel migliore dei modi il budget aziendale. Il budget aziendale rappresenta uno strumento a disposizione delle aziende per stabilire, a livello annuale, i risultati da...
Aziende e Imprese

Come scrivere la lettera di Convocazione del CDA

Le società per azioni ha un suo patrimonio e la sua costituzione si articola in due fasi principali: la sottoscrizione delle azioni e l'iscrizione del Registro delle Imprese competente per territorio della sede sociale. Al momento della registrazione...
Aziende e Imprese

Come redigere il bilancio di esercizio aziendale

La gestione di una qualunque società rappresenta un lavoro estremamente complesso, anche per colpa della burocrazia italiana. Qualora non vengano rispettate le norme giuridiche vigenti, si andrà incontro a procedimenti di tipo penale o sanzioni amministrative....