Come redigere una lettera commerciale

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

A chi non è mai capitato nella vita di aver dovuto avere la necessità di doversi mettere in contatto con una determinata persona fisica o giuridica (un'azienda, un professionista, un Ente/Ufficio pubblico/privato): in questi casi, è necessario redigere una "lettera commerciale" (detta anche "formale"), la cui corretta compilazione richiede l'utilizzazione di cinque elementi fondamentali (che hanno una loro precisa posizione e sequenza) e di alcuni elementi definiti accessori.
Con riferimento all'intestazione, essa deve essere posizionata al centro o al margine sinistro del foglio e comprende le seguenti informazioni relative al "mittente" (che può essere un'impresa o una ditta individuale): il nome ed il cognome oppure la ragione sociale (se "società di persone") o la denominazione sociale (se "società di capitali") oppure la partita IVA; l'indirizzo, il telefono, il fax e l'email dell'azienda o della ditta. Nell'intestazione è possibile includere anche ulteriori informazioni che si intendono far conoscere al "destinatario" (scritte con un passo di scrittura minore, per evitare che si occupi troppo spazio): il logo; il codice fiscale; il n° di iscrizione alla "Camera di Commercio" o al "Registro delle imprese"; le eventuali sedi secondarie. Vediamo come fare seguendo alcuni consigli presenti sia nei link esterni questi semplici passi con tanto di esempi.

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Occorrente

  • Foglio di carta, penna e busta (se si spedisce la lettera per posta)
  • Computer e connessione ad Internet (se si invia la lettera via email)
  • Società o ditta individuale
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Terminata l'intestazione, occorre lasciare tre interlinee e scrivere, al margine destro del foglio, il luogo e la data di compilazione nel seguente modo: il nome della città seguito dalla virgola; il giorno in numero; il mese in lettere e minuscolo; l'anno. Il "destinatario" deve essere sempre preceduto da un appellativo adatto (Egregio, Gentile, Spettabile, ecc.), va posto al margine sinistro dopo tre interlinee dal luogo e dalla data, e comprende: il suo nome e cognome oppure la ragione/denominazione sociale o la partita IVA; l'indirizzo, la città (preceduta dal CAP e seguita dalla sigla automobilistica) ed, eventualmente, il recapito telefonico della sua azienda o ditta.
Ecco un link utile dove vengono stilati 23 passaggi per realizzare una lettera commerciale in modo semplice. http://it.wikihow.com/Scrivere-una-Lettera-Commerciale.

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Il contenuto va posto a tre interlinee dalle informazioni relative al "destinatario" e deve essere conciso nella descrizione e contenere frasi chiare, cordiali, confidenziali, persuadenti e corrette dal punto di vista grammaticale ed ortografico: quando ci si rivolge alla persona o alla ditta, si devono usare le maiuscole per le iniziali degli aggettivi o dei pronomi personali (come "Lei", "Vostra" e "Sua"). Le formule più comuni utilizzate in questo caso sono: "Con la presente siamo a formalizzare quanto segue"; "Come da accordi in data"; "In riferimento alla Sua/Vostra richiesta", La conclusione deve contenere: il riassunto degli argomenti trattati; la specificazione di come si vuole procedere o di quello che ci si attende dal "destinatario"; i saluti e i ringraziamenti. Le frasi conclusive maggiormente impiegate sono: "Distinti saluti"; "Cordialità"; "La ringrazio per l'attenzione e la saluto cordialmente"; "Ringraziando anticipatamente per la cortese disponibilità porgo cordiali saluti". Eventualmente è possibile inoltre scrivere le proprie iniziali in stile sigla puntata, a vostra discrezione. Questo metodo è tipico delle lettere mandate via email quindi se la lettera si deve inviare manualmente forse la sigla non è una buona idea. In questo link possiamo vedere come dovrebbe essere una lettera terminata. ---> http://documentiutili.com/fac-simile-lettera-formale.

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Dopo tre interlinee dalla conclusione si deve porre, a penna, la propria firma (allineata a destra), che non sostituisce quella autografa, ma serve per rendere leggibile il nome e cognome. Gli elementi accessori che si possono aggiungere nella "lettera formale" sono: l'oggetto, che riassume il corpo del testo, va scritto in maiuscolo e in grassetto ("OGGETTO"), può essere sottolineato per dargli maggior risalto e deve essere collocato tra l'intestazione ed il contenuto, lasciando, sopra quest'ultimo, due righe in bianco; gli allegati, la cui tipologia e il cui n° vanno specificati in una nota a piè di pagina aggiunta sotto ai propri contatti; i riferimenti, che riguardano i comunicati precedenti tra le parti e si scrivono in due modi diversi ("Ns. Rif." o "Vs. Rif."), entrambi seguiti da un codice identificativo; le sigle; i Post Scriptum (P. S.), da inserire sotto la firma, ma che sarebbe meglio evitare di inserirli.
Ecco un link utile che può essere impiegato per la nostra causa. http://lavoroefinanza.soldionline.it/come-scrivere-una-lettera-formale-o-commerciale-148.html.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Prima del nome e del cognome del "destinatario" è possibile aggiungere anche la frase "Alla cortese attenzione" o la sigla "CA".
  • Per ciascun capoverso del "contenuto" va lasciata un'interlinea doppia.

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