Come redigere un reclamo formale

Tramite: O2O 26/10/2019
Difficoltà: media
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Introduzione

In numerose situazioni collegate alla vita quotidiana, succede di rimanere delusi per colpa di un disservizio da parte di un Ente Pubblico o un ordine su Internet che non si rivela fedele alla descrizione. Quando accadono queste cose, avrete l'opportunità di presentare una lettera di reclamo. In questa maniera, potrete manifestare la vostra insoddisfazione e magari invitare chi di dovere ad offrire un servizio migliore. Per avere maggiori probabilità di successo nel vostro reclamo, la lettera dovrà essere scritta rispettando alcune linee guida importanti. Esistono dei speciali parametri che è necessario osservare quando si presenta una comunicazione di questa tipologia. Nei passaggi successivi di questo semplice tutorial, quindi, vi spiegherò nello specifico come redigere un reclamo formale nel modo più corretto e facile possibile.

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Occorrente
  • Modello prestampato di lettera di reclamo
  • Documentazione del disservizio
  • Raccomandata A/R
  • Dati del destinatario
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Scegliere la codifica linguistica

Per organizzare al meglio una lettera di protesta e redigere correttamente un reclamo formale, occorre fare molta attenzione all'uso del linguaggio. Dovrete essere chiari e sintetici, senza perdervi in un lungo discorso approfondito. Infatti in questa fase non è necessario scendere troppo nel dettaglio, visto che dovrà essere effettuata una perizia in seguito. L'utilizzo del linguaggio formale è veramente importante quando vi rivolgete ad un Ente Pubblico. Il dono della sintesi deve esservi d'ausilio per riportare in modo diretto e accurato tutto quello che identifica come tale un disservizio del quale siete vittime, oppure che credete che vi riguardi. Cercate di non risultare offensivi, ma fate valere le vostre ragioni in maniera pacata e incisiva. È quindi molto importante scegliere con oculatezza le parole, evitando ogni forma gergale o dialettale, perché chi leggerà non necessariamente è in grado di comprenderla ed in ogni caso potrebbe risultargli fastidiosa e indisporlo. Non dimenticatevi di specificare se avete eseguito pagamenti che volete farvi rimborsare. Inoltre, lasciate sempre un vostro recapito (cellulare, email o fax), allo scopo di farvi ricontattare.

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Impiegare modelli pronti

Incontrate alcune difficoltà nel redigere un reclamo formale? Potrete utilizzare dei modelli prestampati di lettera che tante società mettono a disposizione degli utenti. Numerose lettere si possono compilare direttamente online, riempiendo i diversi campi vuoti presenti sul modello virtuale. Questo è anche indice, da parte dell'azienda a cui fate reclamo, di una buona politica clienti. Impiegare un modulo prestampato vi evita anche di dimenticare parti importanti del discorso, facilitando al tempo stesso la lettura da parte dell'incaricato. In alternativa, avrete l'opportunità di inviare la vostra lettera di reclamo per mezzo di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Preferite non beneficiare di un determinato modello prestampato? Organizzate la vostra lettera di protesta seguendo le regole specifiche che vi dirò nel passaggio successivo.

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Impostrare la vostra lettera

Iniziate la vostra lettera di protesta riportando il nome della compagnia in alto a destra del foglio. Immediatamente sotto, sulla parte sinistra del modello, specificate in oggetto che si tratta di un reclamo. Inserite i vostri dati personali (nome, cognome, codice fiscale e indirizzo) e cominciate a redigere il corpo della lettera. Dovete spiegare con estrema chiarezza qual è il disservizio che avete riscontrato. Specificate la tipologia di servizio e i diversi riferimenti che identificano al meglio il vostro problema. Alla fine della lettera di reclamo, lasciate i vostri recapiti (telefono, email o fax) e dopo concludete apponendo i saluti formali, la data odierna e la vostra firma. Se necessario, aggiungete la fotocopia degli allegati idonei al problema, per far vedere nero su bianco quale preciso disservizio avete riscontrato. Ricordate sempre di non avere un tono accusatorio, ma di riportare con precisione i fatti, in modo che chi legge possa verificarli o chiedervi delucidazioni sulle parti poco chiare o che necessitano di alcuni approfondimenti.

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Consigli
Non dimenticare mai:
  • Spiegate chiaramente in maniera concisa qual è il disservizio per il quale presentate il reclamo
  • Lasciate i vostri recapiti, in modo da farvi ricontattare
  • Inviate la vostra lettera di reclamo al servizio di assistenza offerto dall'azienda alla quale vi rivolgete
  • Indicate anche la risoluzione al problema di vostro gradimento e il tempo massimo che siete disposti ad aspettare
  • Nella lettera di reclamo formale, allegate le fotocopie di ogni documento idoneo al problema riscontrato
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