Come redigere un inventario

Tramite: O2O 02/03/2020
Difficoltà: media
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Introduzione

Generalmente l'inventario è una procedura mediante la quale si può stabilire con esattezza il valore delle merci che sono presenti in magazzino. Specie per gli imprenditori, è importante mantenere un elenco aggiornato del proprio inventario. Gli articoli di magazzino sono considerati beni aziendali e perciò dovrebbero essere sempre inclusi nei documenti finanziari. È inoltre necessario elencare bene queste informazioni per calcolare con precisione la quantità di assicurazione in caso di furto, incendio, alluvione o altro incidente che potrebbe influenzare l'inventario. Vediamo dunque come redigerne uno.

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Occorrente

  • Computer
  • Programma Excel/ Altro programma per la gestione dell'inventario
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Trovare un posto adeguato

Il primo step consiste nel trovare un posto adeguato per redigere l'inventario. Deve trattarsi di un luogo in cui ci sia sufficiente spazio, per esempio un ufficio o un magazzino. Inoltre, la stanza deve essere ben illuminata e pulita. Ovviamente è preferibile che ci siano numerosi scaffali per poter conservare i beni, che saranno riportati nell'inventario. Questi beni devono rimanere protetti, quindi è importante salvaguardare la stanza chiudendo a chiave tutte le porte quando non si è sul posto.

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Scegliere il software informatico

Occorrerà decidere che tipo di software per computer si desidera utilizzare per registrare e aggiornare il proprio inventario. Molte aziende utilizzano un foglio di calcolo Excel per elencare i propri articoli di magazzino. Dunque si crea una tabella con righe e colonne per l'identificazione di ogni singolo oggetto. Le informazioni da inserire sono principalmente queste: quantità di oggetti, numeri di serie delle attrezzature, il nome del produttore, prezzo di vendita, descrizione, modello e codice di ciascun prodotto, la data in cui è stato ricevuto o venduto.

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Seguire alcuni accorgimenti

Per facilitare la stesura dell'inventario bisogna seguire alcuni accorgimenti. I prodotti più importanti devono essere posti in uno scaffale facilmente raggiungibile. Inoltre, è meglio raggruppare tra loro i beni che appartengono alla medesima categoria. Per esempio, se si possiedono diverse tipologie di cartucce per stampanti, esse andrebbero riposte sullo stesso scaffale e ordinate in base al modello, in modo che sia più agevole trovarle. Infine, tutti gli scaffali e gli scatoli dovrebbero essere etichettati, affiché i prodotti possano essere riconosciuti più velocemente.

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Escludere i beni di consumo

Ogni tipo di attività avrà diversi articoli da includere. Un ufficio legale, ad esempio, potrebbe avere solo apparecchiature per ufficio, mentre una società di costruzioni potrebbe avere: autocarri, rimorchi e altri attrezzi per uso edilizio; e così per gli altri negozi. Tuttavia, non tutti i beni devono essere inventariati. Sono esclusi da tale procedura i prodotti che non sono durevoli, i cosiddetti beni di consumo; si tratta perlopiù di forniture per ufficio: carta, penne, matite, gomme, graffette, buste, mouse, ma anche garze, medicinali e così via. Come regola generale, è consigliabile includere nell'inventario tutto ciò che si desidera assicurare.

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Proteggere i dati aziendali

Per proteggere i dati aziendali relativi all'inventario ed evitare che vadano perduti o rubati, è opportuno includere copie scannerizzate delle ricevute dei propri acquisti, così come le copie delle foto digitali di alcuni oggetti. Ad esempio, è preferibile scattare foto di computer, fotocopiatrici, automobili, camion, gioielli (se si possiede un negozio di gioielli), macchinari, ecc., includendole in un archivio informatico. Dopodiché, salvare le registrazioni informatiche in un luogo sicuro e proteggerle con una password e fornire quest'ultima solo alle persone di cui si ha piena fiducia. Inoltre, bisogna accertarsi di: conservare le copie del proprio inventario fuori sede in un luogo sicuro; fornire una copia elettronica dell'inventario al proprio avvocato, al commercialista e all'agente assicurativo; prendere una cassetta di sicurezza presso la propria banca dove è possibile mantenere le copie stampate dell'inventario.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Se non siete in grado di farlo da soli affiancatevi ad una persona pratica ed esperta
  • Se siete affiancati da più persone nella gestione dell'inventario, assicuratevi che tutti seguiate la medesima procedura per inventariare i beni
  • Non accumulate troppa merce in magazzino; le quantità dovrebbero sempre essere decise in rapporto alle richieste dei consumatori
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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