Come redigere un inventario

Generalmente l'inventario è una procedura mediante la quale si può stabilire con esattezza il valore delle merci che sono presenti in magazzino. Specie per gli imprenditori, è importante mantenere un elenco aggiornato del proprio inventario. Gli articoli di magazzino sono considerati beni aziendali e perciò dovrebbero essere sempre inclusi nei documenti finanziari. È inoltre necessario elencare bene queste informazioni per calcolare con precisione la quantità di assicurazione in caso di furto, incendio, alluvione o altro incidente che potrebbe influenzare l'inventario. Vediamo dunque come redigere un inventario.

• sapere usare il computer e una certa esperienza nel settore

Occorrerà decidere che tipo di software per computer si desidera utilizzare per registrare e aggiornare il proprio inventario. Molte aziende utilizzano un foglio di calcolo Excel per elencare i propri articoli di magazzino. Tuttavia, inserire le informazioni in modo da descrivere ciascuna voce: quantità di oggetti, numeri di serie delle attrezzature, il nome del produttore, prezzo di vendita.

Ogni tipo di attività avrà diversi articoli da includere. Un ufficio legale, ad esempio, potrebbe avere solo apparecchiature per ufficio, mentre una società di costruzioni potrebbe avere: autocarri, rimorchi e altri attrezzi per uso edilizio; un negozio di alimentari potrebbe avere: registratori di cassa, scaffali, frigoriferi, congelatori e prodotti alimentari. Ovviamente non tutto deve essere inventariato. Forniture per ufficio quali carta, penne e graffette non necessariamente dovranno essere incluse nell'inventario. Come regola generale, è consigliabile includere nell'inventario tutto ciò che si desidera assicurare.

Includere copie scannerizzate delle ricevute dei propri acquisti, così come le copie delle foto digitali di alcuni oggetti. Ad esempio, scattare foto di computer, fotocopiatrici, automobili, camion, gioielli (se si possiede un negozio di gioielli), macchinari, ecc., includendole in un archivio informatico. Salvare le registrazioni informatiche in un luogo sicuro e proteggerle con una password e fornire quest'ultima solo alle persone in cui si ha piena fiducia.

Accertarsi di conservare le copie del proprio inventario fuori sede in un luogo sicuro. Fornire una copia elettronica dell'inventario al proprio avvocato, al commercialista e all'agente assicurativo. Prendere una cassetta di sicurezza presso la propria banca dove è possibile mantenere le copie stampate dell'inventario.

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