Come redigere un fax da inviare

Tramite: O2O 02/08/2018
Difficoltà: facile
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Introduzione

L'invio e la ricezione di comunicazioni a mezzo fax è tra le azioni più diffuse ormai da numerosi anni. L'evoluzione tecnologica ha introdotto nuovi e diversi modi di comunicare, tuttavia non ha sostituito la modalità di comunicazione via fax che, anzi, in alcuni casi, risulta necessaria ed insostituibile.
Risulta indispensabile in numerose circostanze, quando, ad esempio, si tratta di documenti che richiedono l'apposizione di una firma, ovvero di un timbro aziendale. Sono i casi di trasmissione di ordini commerciali o l'anticipazione di comunicazioni ufficiali, per rendere noto all'altra parte informazioni e notizie in maniera celere.
La celerità con cui si invia un fax può comportare una scarsa attenzione nel redigere il fax da inviare, che invece necessita di una forma e una struttura dalla quale è opportuno non prescindere.
Pertanto, è importante sapere come redigere un fax da inviare per rendere la comunicazione efficace ed efficiente e produrre i risultati che si intendono ottenere.

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Occorrente

  • un apparecchiatura per inviare fax
  • una linea telefonica dedicata
  • modelli fax predisposti
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Una particolare attenzione alla forma del fax da inviare

Come redigere un fax da inviare, non rappresenta un'azione complicata per chi usa le moderne tecnologie e ormai è noto a tanti come utilizzare gli strumenti presenti negli uffici e nelle attività commerciali. Naturalmente, questa conoscenza avviene soltanto dopo un certo studio e delle capacità interpretativa di esso.
La forma è importante quanto il contenuto. Una struttura disordinata, poco chiara, poco leggibile risulta sgradevole per chi la riceve e si può rischiare che il fax sia cestinato. Una comunicazione inviata a mezzo fax ha la stessa valenza di altre modlità di invio ritenute più formali, perciò redigere un fax richiede la medesima attenzione di comunicazioni da inviare in altri modi.
Bisogna rammentare sempre, infatti, che una lettera, un ordine, un invito rappresenta il modo di comunicare della nostra azienda. Pertanto, redigere un fax da inviare richiede diligenza e impegno.

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Redigere una buona copertina del fax da inviare

Redigere il fax da inviare è semplice se si ha un modello già predisposto. Il suggerimento è di predisporre una copertina del fax da inviare nella quale indicare il nome del destinatario, se trattasi di azienda è opportuno indicare "Spett.le Azienda" seguito dalla denominazione sociale. Specificare di seguito il nome del referente cui il fax è diretto, usando la formula "alla cortese attnzione di" . Indicare il recapito telefonico al quale si sta trasmettendo il fax. Il testo della copertina fax deve contenere un'anticipazione di quanto sarà trasmesso di seguito con una formula del tipo "Come da accordi intercorsi si trasmette di seguito l'ordine n. X". Nel redigere la copertina del fax da inviare è molto utile l'indicazione del numero di pagine complessive che si stanno inviando con una frase "n. Pagine x inclusa la presente copertina". L'indicazione della data è altro elemento indispensabile per la corretta formulazione della comunicazione. È opportuno e utile numerare le pagine che compongono il contento del fax da inviare in modo chiaro, per rendere facile la ricezione al destinatario. Molti siti rendono disponibile il download i modelli di coperine fax.

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Il contenuto del fax da inviare

Il contenuto del fax da inviare deve essere redatto in maniera chiara e leggibile. L'inchiostro deve essere particolarmente marcato, tenendo presente che la carta termica del fax ricevente tende a sbiadire la scrittura.
È opportuno e utile numerare in modo chiaro le pagine che compongono il contenuto del fax da inviare, per rendere facile il controllo della giusta ricezione da parte del destinatario.

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Le apparecchiature per inviare fax e la giusta carta

Esistono in commercio diversi tipi di apparecchiature, con caratteristiche differenti e costi svariati, ed ovviamente sta all'utente optare per la scelta che verrà effettuata con la consapevolezza del servizio che si desidera. L'apparecchio scansiona ciascuna pagina, di cui vengono tradotte in toni audio e trasmesso l'invio attraverso le linee telefoniche. Si parla di un sistema di trasmissione che è ancora abbastanza economico e celere. Vi sono apparecchiature che trasmettono in bianco e nero, ed altre che sono costruiti per la trasmissione di fax a colori. Questa tipologia richiede che anche il destinatario possgga un apparecchio fax in grado di trasmettere e ricevere fax a colori. Questo tipo di apparecchio è però poco diffuso e non molto utilizzato. Inoltre è fondamentale prestare molta attenzione all'utilizzo della carta, dal momento che quella termica tende a sbiadire lo scritto, diventando illeggibile. Inoltre, quella semplice presenta una maggiore tenuta d'inchiostro, pertanto crea più affidabilità, rendendo il documento maggiormente leggibile. In buona sostanza, informarsi dagli addetti alla vendita è necessario per non sbagliare l'acquisto e munirsi, quindi, di un buon apparecchio per inviare fax con precisione, stile e personalità aziendale.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • redigere il fax in maniera chiara e leggibile
  • dedicare una linea telefonica al fax
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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