Come redigere il budget aziendale

Il budget aziendale rappresenta uno strumento a disposizione delle aziende per stabilire, a livello annuale, i risultati da conseguire ed i costi da sostenere per realizzare una determinata attività prefissata. Questo termine è di origine francese ma viene utilizzato e pronunciato secondo la forma inglese. Significa letteralmente bilancio anche se spesso si usa come corrispondente di stanziamento. Ecco come redigere il budget aziendale.

Il budget è formato da diverse parti, vale a dire dal budget economico analitico, da quello degli investimenti, dal budget finanziario e da quello dell'esercizio. Con il primo budget si prevede, mensilmente o trimestralmente, i costi ed i ricavi di competenza dell'esercizio aziendale arrivando a prevedere il risultato economico. Rappresenta una vera e propria sintesi dei budget settoriali che vengono compilati rispettando una determinata sequenza, ossia, il budget delle vendite, quello delle scorte di magazzino, della produzione, degli acquisti, del personale, dei costi generali relativi alla produzione, all'amministrazione e alle vendite, quello degli oneri finanziari, dei proventi vari e degli oneri vari.

Per redigere il budget è necessario che l'azienda abbia una valida organizzazione ed una struttura amministrativa capace, questo perché sono necessari complessi calcoli e numerose simulazioni. Punto di partenza del budget è la previsione delle vendite. Queste rappresentano la meta che l'azienda si prefigge di raggiungere. Per compilare questo prospetto sarà necessario individuare i probabili mercati e le loro portate.

Tutti i settori aziendali, secondo le proprie conoscenze, una volta redatti tutti i prospetti, saranno impegnati nella fase di controllo. Verrà nominato un responsabile, definito controller, che avrà l'incarico di super visore. Questo strumento aziendale ha una funzione interna con lo scopo di coordinare la gestione e di essere a disposizione di chi amministra l'impresa. Non è un documento vincolante pertanto può essere modificato o aggiornato.

Il budget di controllo ovvero di gestione avviene seguendo una determinata procedura. Infatti per redigerlo, dovrai raccogliere una serie di elementi, ovvero tutte le informazioni relative le previsioni, fissare gli obiettivi da raggiungere durante l'esercizio, analizzare i costi distinguendo i costi fissi da quelli variabili, stendere un progetto di budget con suddivisioni mensili o trimestrali, fissare delle riunioni per discuterne i contenuti, far approvare il budget dalla direzione generale o dal consiglio di amministrazione, inviare copia del budget ai vari responsabili aziendali, rimarcare i dati consuntivi confrontandoli con il budget per stabilire gli scostamenti ed analizzarli; ancora: redigere il reporting o meglio i rapporti informativi, effettuare rettifiche ed assestamenti al budget, correggere eventualmente gli obiettivi iniziali e riferire gli standard in caso di necessità.

Tieni presente che il budgetary controll obbliga i responsabili aziendali a stabili i programmi ed a partecipare al raggiungimento degli obiettivi. Richiede, inoltre, una collaborazione sia di tutto il personale che dei responsabili dei differenti settori. È fondamentale anche per avere una visione delle risorse, del miglioramento sia dell'organizzazione che della redditività dell'impresa, nello stesso tempo, evidenzia le probabili inefficienze e manchevolezze di alcuni dirigenti nel raggiungere i traguardi decisi. Non va inoltre scordato che permette di scoprire le cause degli scostamenti e la loro eliminazione.