Come redigere il budget aziendale

In questa guida, passo dopo passo, darò tutte le indicazioni utili su come redigere nel migliore dei modi il budget aziendale. Il budget aziendale rappresenta uno strumento a disposizione delle aziende per stabilire, a livello annuale, i risultati da conseguire ed i costi da sostenere per realizzare una determinata attività prefissata. Questo termine è di origine francese ma viene utilizzato e pronunciato secondo la forma inglese. Significa letteralmente bilancio anche se spesso si usa come corrispondente di stanziamento.

• bilancio di esercizio

Il budget è formato da diverse parti, vale a dire dal budget economico analitico, da quello degli investimenti, dal budget finanziario e da quello dell'esercizio. Con il primo budget si prevede, mensilmente o trimestralmente, i costi ed i ricavi di competenza dell'esercizio aziendale arrivando a prevedere il risultato economico. Rappresenta una vera e propria sintesi dei budget settoriali che vengono compilati rispettando una determinata sequenza, ossia, il budget delle vendite, quello delle scorte di magazzino, della produzione, degli acquisti, del personale, dei costi generali relativi alla produzione, all'amministrazione e alle vendite, quello degli oneri finanziari, dei proventi vari e degli oneri vari.

Per redigere il budget è necessario che l'azienda abbia una valida organizzazione ed una struttura amministrativa capace, questo perché sono necessari complessi calcoli e numerose simulazioni. Punto di partenza del budget è la previsione delle vendite. Queste rappresentano la meta che l'azienda si prefigge di raggiungere. Per compilare questo prospetto sarà necessario individuare i probabili mercati e le loro portate.

Per ciò che riguarda le entrate del budget, va detto che bisogna innanzitutto procedere con la determinazione della liquidità, ad esempio l'incasso delle fatture dei clienti, nuovi contratti, finanziamenti da parte delle banche, i crediti di imposta, i contributi pubblici e così via che l'azienda avrà a disposizione in un determinato lasso di tempo. Non si tratta soltanto di un'analisi quantitativa, ma anche di un'analisi qualitativa che dovrà tenere conto di tutte le incertezze che sono legate a queste voci. Per poter effettuare questo tipo di valutazione, è consigliabile basarsi sui risultati storici ottenuti dall'azienda in questione e su valutazioni oggettive che si dovranno tenere in atto. Potrà dunque tornare utile assegnare un punteggio di rischiosità per ciascuna voce e, a livello aziendale, si potrà stabilire una propensione massima al rischio che l'impresa non dovrà superare per nessun motivo.

Un buon budget deve tenere conto anche delle uscite. La determinazione di queste ultime richiede un processo interattivo abbastanza complesso. In primo luogo si dovranno definire con la massima precisione quelli che sono i costi fissi strutturali, come ad esempio le spese di affitto, i costi societari ed inoltre tutti quei costi che riguardano il personale e le varie collaborazioni. Anche in tal caso si dovrà tenere conto dell'incertezza di tali valori ed è sempre consigliabile dunque attribuire un fattore di rischio legato all'entità del costo da sostenere. Una volta inserite tutte le voci inerenti ai costi, si effettua un'analisi del saldo dal quale si evincerà il budget.

Tutti i settori aziendali, secondo le proprie conoscenze, una volta redatti tutti i prospetti, saranno impegnati nella fase di controllo. Verrà nominato un responsabile, definito controller, che avrà l'incarico di super visore. Questo strumento aziendale ha una funzione interna con lo scopo di coordinare la gestione e di essere a disposizione di chi amministra l'impresa. Non è un documento vincolante pertanto può essere modificato o aggiornato.

Il budget di controllo ovvero di gestione avviene seguendo una determinata procedura. Infatti per redigerlo, si dovranno raccogliere una serie di elementi, ovvero tutte le informazioni relative le previsioni, fissare gli obiettivi da raggiungere durante l'esercizio, analizzare i costi distinguendo i costi fissi da quelli variabili, stendere un progetto di budget con suddivisioni mensili o trimestrali, fissare delle riunioni per discuterne i contenuti, far approvare il budget dalla direzione generale o dal consiglio di amministrazione, inviare copia del budget ai vari responsabili aziendali, rimarcare i dati consuntivi confrontandoli con il budget per stabilire gli scostamenti ed analizzarli. Inoltre, si dovranno redigere il reporting o meglio i rapporti informativi, effettuare rettifiche ed assestamenti al budget, correggere eventualmente gli obiettivi iniziali e riferire gli standard in caso di necessità.

Bisogna tenere presente che il budgetary controll obbliga i responsabili aziendali a stabilire i programmi ed a partecipare al raggiungimento degli obiettivi. Richiede, inoltre, una collaborazione sia di tutto il personale che dei responsabili dei differenti settori. È fondamentale anche per avere una visione delle risorse, del miglioramento sia dell'organizzazione che della redditività dell'impresa, nello stesso tempo, evidenzia le probabili inefficienze e manchevolezze di alcuni dirigenti nel raggiungere i traguardi decisi. Non va inoltre scordato che permette di scoprire le cause degli scostamenti e la loro eliminazione.

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