Come protocollare una lettera al Sindaco

Può accadere di dover inoltrare della documentazione importante presso l'ufficio del sindaco del proprio paese; in questi casi, qual è la prassi da seguire? Solitamente si usa protocollare la missiva, in modo da avere una prova concreta attestante l'avvenuta spedizione e l'effettivo contenuto della lettera. In questa guida vi spiegheremo perché e come protocollare una lettera destinata al sindaco.

Se analizziamo semplicemente il significato della parola protocollare, essa non significa altro che archiviare. Da ciò ne consegue che inviare una semplice raccomandata non è da considerarsi sbagliato. Con una raccomandata potete dimostrare l'avvenuto invio grazie alla ricevuta che vi consegneranno presso l'ufficio postale (alla quale può aggiungersi anche la ricevuta di ritorno, a conferma dell'avvenuta consegna). Più difficile sarà invece dimostrare l'effettivo contenuto della lettera.

Passiamo all'opzione migliore, quella di "protocollare" in senso canonico. Innanzitutto si può protocollare gratis, a differenza della raccomandata che ha un costo più o meno alto. I vantaggi maggiori rispetto all'altro metodo sono che il protocollo è molto più veloce e permette l'esatta certificazione della consegna anche di documenti molto corposi. Mentre nel metodo detto "alla francese" viene timbrato solo il primo foglio, con la richiesta di protocollo vengono timbrati tutti i fogli, anzi tutte le facciate. Ciò permette di essere certi e protetti circa la documentazione inviata.

Effettuare la registrazione nel libro del protocollo, se si procede a norma di legge, permette di avere garanzie certe in caso di controversie legali. Solitamente ad occuparsi di simili registrazioni sono gli uffici appositi; ed è qui che dovrete recarvi per effettuare la vostra spedizione protocollata. Il materiale, in uscita e/o entrata, viene accolto ed annotato nel registro. Devono essere presenti dati chiari e certi, anche nel caso la registrazione avvenga in modalità elettronica. I quattro dati fondamentali che non devono mancare alla vostra pratica sono il numero progressivo, la data di ricezione, il mittente ed il destinatario e il regesto. Il regesto non è altro che un breve riassunto del contenuto.

Altri dati sono: il numero di allegati; l'ufficio di competenza; il numero di categoria e quello di sezione (se si tratta di corrispondenza, verrà annotato anche il numero progressivo del documento di riferimento inviato precedentemente e, in un secondo momento, il numero progressivo del documento di risposta).