Come protocollare una lettera al Sindaco

Le autonomie locali (Comuni, Province e Città metropolitane) sono amministrazioni pubbliche organizzate secondo disposizioni di legge statale e regionale. In questo modo vengono garantiti il buon andamento, la legalità e l'imparzialità degli Enti Locali. Gli organi fondamentali del Comune sono il Consiglio comunale, la Giunta comunale ed il Sindaco. Il primo cittadino deve garantire l'esecuzione degli atti per il funzionamento dei servizi e degli uffici pubblici. Altre competenze del Sindaco sono l'adozione delle ordinanze contingibili ed urgenti nei casi di emergenza sanitaria a carattere locale e le funzioni in materia elettorale. Le attività del primo cittadino possono venire coadiuvate anche dagli abitanti, quando riscontrano dei problemi che non vengono affrontati. In questi casi è possibile inoltrare una lettera importante presso l'ufficio del Sindaco. Qual è la procedura da seguire? Generalmente si usa protocollare la missiva con l'obiettivo di avere una prova concreta attestante l'effettiva spedizione. Nel presente tutorial vediamo quindi come protocollare correttamente una lettera destinata al Sindaco.

• Lettera
• Firma
• Raccomandata semplice o A/R (opzionale)
• Ufficio Protocollo (opzionale)
• Francobollo

Protocollare una lettera al Sindaco è davvero semplice e si può fare in diversi modi. Uno dei più comuni prevede l'impiego della classica raccomandata semplice. Questo metodo è davvero comodo, poiché basta compilare il modulo prestampato e consegnarlo all'ufficio postale. Grazie alla presenza della ricevuta che ci viene consegnata, sapremo che la lettera ha raggiunto il destinatario. Se poi utilizziamo la raccomandata con ricevuta di ritorno, avremo inoltre conferma dell'avvenuta consegna. La raccomandata serve a noi per avere la certezza che la lettera giunga a destinazione Questo modulo non può comunque dimostrare l'effettivo contenuto della missiva diretta al Sindaco.

La raccomandata semplice o con ricevuta di ritorno è un comodo sistema di protocollare una lettera al Sindaco, ma esiste un'alternativa ancora più sicura. Si tratta di protocollare gratuitamente la lettera consegnandola direttamente all'Ufficio Protocollo del Comune. In questo modo, il recapito sarà ancora più veloce e ci verranno timbrati tutti i fogli. La documentazione elaborata, anche se formata da tante pagine, giungerà a destinazione in totale sicurezza ed in ogni sua parte. La timbratura completa dei fogli avverrà soltanto facendo richiesta di protocollo, alltrimenti risulterà timbrata esclusivamente la prima pagina.

Dopodiché bisogna registrare la lettera nel libro del protocollo, nel rispetto della legge vigente. Si avranno così garanzie in caso di controversie legali. Ad occuparsi delle presenti registrazioni sono gli uffici appositi. Bisogna pertanto recarsi in questi luoghi per eseguire la spedizione protocollata. Il materiale in uscita e/o in entrata viene accolto ed annotato nel registro. Devono esserci dati limpidi e certi, anche qualora la registrazione avvenisse elettronicamente. Le cinque informazioni fondamentali che non devono mancare alla pratica sono il numero progressivo, la data di ricezione, il mittente, il destinatario ed il regesto (breve riassunto del contenuto della lettera).

Gli ulteriori dati che andranno riportati nella lettera protocollata al Sindaco sono ad esempio il numero degli allegati, l'ufficio di competenza, il numero di categoria e quello di sezione. Qualora si trattasse di una corrispondenza, è necessario annotare inoltre le seguenti due informazioni. Il numero progressivo del documento di riferimento spedito in precedenza ed il numero progressivo della documentazione di risposta. Brevemente occorre presentarsi, spiegare il problema, indicare le soluzioni e ringraziare per l'attenzione. A questo punto non resta che intestare e firmare la lettera, ed apporre il francobollo obbligatorio prima di inviare. Ecco quindi spiegato come protocollare una lettera al Sindaco.

• Non dimenticare i dati essenziali e spiegare al meglio il contenuto della lettera.
• Intestare la lettera e firmarla prima di recapitarla al Sindaco.

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