Come preparare una buona cartella stampa

Tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

Uno strumento di una grande importanza per chi si intende di comunicazioni e vuole quindi avvalersi di un ufficio stampa è la cosiddetta cartella stampa. Internamente si possono conservare tutti i documenti importanti relativi all'evento da divulgare, corredati da un'elegante ed accurata promozione dell'associazione oppure dell'azienda per la quale si sta lavorando. Per questo motivo è essenziale che per la preparazione di una cartella stampa si seguano dei criteri di organizzazione ben precisi, in modo da non farla passare inosservata agli occhi dei giornalisti. In riferimento a quanto sin qui premesso, ecco alcuni consigli su come preparare una buona cartella stampa.

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Occorrente

  • Cartelline
  • Comunicati stampa
  • CD Rom
  • Portadocumenti in Pvc
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Scegliere la cartella stampa

Il primo concetto sul quale si dovrà lavorare è la "gradevolezza". La cartella stampa da scegliere infatti dovrà essere accattivante e bella, ed a tal proposito sarà bene non utilizzare le cartelline tradizionali monocromatiche che hanno tre lembi. Vi consigliamo invece di chiedere in cartoleria folder che sono plastificati e colorati, oppure anche portadocumenti in PVC trasparenti con chiusura particolare o con rivoluzionari bottoncini. Tutto questo cercando sempre di restare dentro il budget. Se esso lo permette, potrete anche far creare da una tipografia una cartellina che abbia un'immagine personalizzata.

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Inserire documenti e brochure

Il passo da seguire, consiste nell'inserire nella cartella la documentazione relativa all'evento da promuovere. Di solito è previsto che ci sia il comunicato stampa, dove verranno distribuite schede brevi relative agli ospiti che prenderanno parte all'evento. Ci saranno inoltre anche programmi, brochure, comunicati stampa dei partner e degli sponsor ma anche dei gadget. Se state invece pubblicizzando un'attività dell'azienda, potrete inserire tra la documentazione anche descrizioni tecniche, tabelle e grafici, dichiarazioni dell'Amministratore Delegato, poi ancora materiale pubblicitario relativo all'azienda che esprimano tutta la mission della società, e non soltanto i fascicoli che abbiamo citato sopra. La stesura del comunicato dovrà essere ben curata in tutti i minimi particolari, ma anche in maniera professionale. Se avete scelto un'impronta particolare che abbia un effetto grafico, sarà doveroso adottarlo anche per la cartella e sempre nella stesura del vostro comunicato stampa.

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Aggiungere dichiarazioni ufficiali dell'organizzatore

Un altro importante aspetto da curare in fase di preparazione di una cartella stampa, consiste nell'aggiungere una dichiarazione che sia virgolettata del direttore artistico dell'evento o dell'amministratore delegato. Con questa procedura, i giornalisti potranno avere a disposizione chiaramente delle notizie da inserire come fonte ufficiale dentro ad articoli, senza doverlo contattare direttamente. In tal modo, sarà molto più facile e semplice controllare il flusso delle informazioni siano esse stilate in formato cartaceo sui quotidiani che sui portali web delle più note testate giornalistiche italiane ed estere.

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Inserire foto e link di video

Infine va detto che se la cartella stampa riguarda dei progetti specifici come ad esempio la presentazione di una mostra o semplicemente di un plastico di un'opera urbana in fase di progettazione, è opportuno inserire delle foto esplicite. Se invece si intende far visualizzare dei video, allora un foglio riportante i link specifici, serve ad agevolare i giornalisti che dopo averli guardati, potranno stilare il loro articolo sul'evento in un modo più dettagliato. In alternativa è possibile corredare fogli dattiloscritti e brochure di DVD con all'interno i suddetti dati in formato multimediali.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Nella cartella inserisci un cd-rom contenente i documenti in formato digitale
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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