Come preparare una buona cartella stampa

Uno strumento di una grande importanza per chi si intende di comunicazioni e vuole quindi avvalersi di un ufficio stampa è la cosiddetta cartella stampa. Internamente si possono conservare tutti i documenti importanti relativi all'evento da divulgare, corredati da un'elegante ed accurata promozione dell'associazione oppure dell'azienda per la quale si sta lavorando. Per questo motivo è essenziale che per la preparazione di una cartella stampa si seguano dei criteri di organizzazione ben precisi, in modo da non farla passare inosservata agli occhi dei giornalisti. In riferimento a quanto sin qui premesso, ecco alcuni consigli su come preparare una buona cartella stampa.

• Cartelline
• Comunicati stampa
• CD Rom
• Portadocumenti in Pvc

Il primo concetto sul quale si dovrà lavorare è la "gradevolezza". La cartella stampa da scegliere infatti dovrà essere accattivante e bella, ed a tal proposito sarà bene non utilizzare le cartelline tradizionali monocromatiche che hanno tre lembi. Vi consigliamo invece di chiedere in cartoleria folder che sono plastificati e colorati, oppure anche portadocumenti in PVC trasparenti con chiusura particolare o con rivoluzionari bottoncini. Tutto questo cercando sempre di restare dentro il budget. Se esso lo permette, potrete anche far creare da una tipografia una cartellina che abbia un'immagine personalizzata.

Il passo da seguire, consiste nell'inserire nella cartella la documentazione relativa all'evento da promuovere. Di solito è previsto che ci sia il comunicato stampa, dove verranno distribuite schede brevi relative agli ospiti che prenderanno parte all'evento. Ci saranno inoltre anche programmi, brochure, comunicati stampa dei partner e degli sponsor ma anche dei gadget. Se state invece pubblicizzando un'attività dell'azienda, potrete inserire tra la documentazione anche descrizioni tecniche, tabelle e grafici, dichiarazioni dell'Amministratore Delegato, poi ancora materiale pubblicitario relativo all'azienda che esprimano tutta la mission della società, e non soltanto i fascicoli che abbiamo citato sopra. La stesura del comunicato dovrà essere ben curata in tutti i minimi particolari, ma anche in maniera professionale. Se avete scelto un'impronta particolare che abbia un effetto grafico, sarà doveroso adottarlo anche per la cartella e sempre nella stesura del vostro comunicato stampa.

Un altro importante aspetto da curare in fase di preparazione di una cartella stampa, consiste nell'aggiungere una dichiarazione che sia virgolettata del direttore artistico dell'evento o dell'amministratore delegato. Con questa procedura, i giornalisti potranno avere a disposizione chiaramente delle notizie da inserire come fonte ufficiale dentro ad articoli, senza doverlo contattare direttamente. In tal modo, sarà molto più facile e semplice controllare il flusso delle informazioni siano esse stilate in formato cartaceo sui quotidiani che sui portali web delle più note testate giornalistiche italiane ed estere.

Infine va detto che se la cartella stampa riguarda dei progetti specifici come ad esempio la presentazione di una mostra o semplicemente di un plastico di un'opera urbana in fase di progettazione, è opportuno inserire delle foto esplicite. Se invece si intende far visualizzare dei video, allora un foglio riportante i link specifici, serve ad agevolare i giornalisti che dopo averli guardati, potranno stilare il loro articolo sul'evento in un modo più dettagliato. In alternativa è possibile corredare fogli dattiloscritti e brochure di DVD con all'interno i suddetti dati in formato multimediali.

• Nella cartella inserisci un cd-rom contenente i documenti in formato digitale

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