Come pianificare l'Ordine del giorno

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

L'ordine del giorno consiste in una serie di punti e argomenti da discutere che si usa solitamente nelle riunioni di lavoro, di condominio o negli incontri di varia natura.
Pianificare l'ordine del giorno significa stilare un piano dettagliato che aiuti a risparmiare tempo, concentrando gli argomenti, ed evitando di andare fuori tema durante i dibattiti.
Il compito spetta al responsabile della riunione che si preoccuperá di preparare i punti dell'ordine del giorno ed eventualmente distribuirli in anticipo tra i vari partecipanti in modo che questi possano presentarsi il più possibile preparati.
Vediamo quindi come fare.

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Occorrente

  • smartphone
  • computer
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Fai una lista di tutti gli argomenti che devi trattare, mettili in ordine di importanza o di priorità. In questo modo se il tempo a disposizione per la riunione dovesse finire, si è già discusso degli argomenti prioritari. Per ogni argomento cerca anche di individuare quali persone che parteciperanno saranno maggiormente coinvolte in modo da dedicare maggior tempo ai loro interventi.

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Assegna un tempo massimo di discussione per ogni punto. Determinare il tempo per ogni argomento non solo ti consente di pianificare meglio la riunione, ma anche di mantenere alta l'attenzione e la concentrazione dei partecipanti. Ricordati di tener conto anche di tempi supplementari in quanto possono scaturire domande, ritardi o imprevisti di cui non hai tenuto conto in origine.

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Sii realista, possono anche esserci dei punti della riunione che non richiedono alcuna discussione. Devi essere bravo a capire quali sono e riservare a loro poco tempo, questo tempo lo puoi recuperare su altri punti dove si sfora in seguito a domande o problematiche emerse dalla discussione.
In ogni caso annota anche punti che ritieni di meno importanza che serviranno al contrario per riempire eventuale tempo residuo qualora la riunione durasse meno del previsto.

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Nell'era digitale, planificare le proprie faticose giornate, non è stato mai facile con l'utilizzo dei propri smartphone grazie alla presenza dell' app "EVERNOTE". Con EVERNOTE ogni utente può inserire nella piattaforma testi, foto e note audio, link, immagini e tanto altro....
Nell'app store ed apple store esistono diverse app con le stesse funzioni di Evernote le cui funzionalità sono sempre le stesse con aspetti grafici differenti.
I meno esperti potranno utilizzare la funzione calendario o notes preinstallata su tutti gli smartphone e tablet.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • stabilisci un tempo massimo per ogni argomento
  • anticipa i punti all'ordine del giorno ai partecipanti

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