Come pianificare il budget del personale

In quasi tutti i tipi di impresa, quello del personale rappresenta il fattore di costo più elevato, il quale deve essere quindi preso attentamente in esame per arrivare ad un contenimento dei costi d'azienda. Inoltre il fattore personale è difficilmente sostituibile, poiché ci sono mansioni che devono essere necessariamente svolte da una persona fiducia, quindi diviene di primaria importanza stabilire un corretto budget del personale, che tenga conto dei momenti di massimo profitto dell' azienda ma anche dei momenti in cui le vendite sono in calo. In questa guida cercheremo quindi di dare dei consigli su come pianificare il budget del personale.

Prima di procedere con la pianificazione del budget specifico per il personale, è necessario aver elaborato una strategia aziendale chiara e trasparente. In particolare, occorre ipotizzare un percorso in cui l'organizzazione e la differenziazione delle responsabilità, le politiche e le modalità di reclutamento delle risorse umane, i fondi destinati alla formazione, nonché il retain, costituiscano una sintesi perfetta delle diverse aree di lavoro. Se anche una sola di queste voci stride con le altre, l'intera missione aziendale e gli obiettivi prefissati rischiano di essere irrimediabilmente compromessi. Alcuni mezzi, come l'adozione di un software gestionale di ultima generazione o alla bravura di un consulente del lavoro garantiscono risultati ancora più efficaci, se supportati da una buona strategia di base.

Bisogna stabilire con un buon grado di approssimazione il numero di persone necessarie a svolgere le varie mansioni nei diversi reparti, in modo da raggiungere l'output previsto. Questa operazione richiede a sua volta il possesso di alcuni dati, quali ad esempio il numero di ore effettive lavorate da ciascun dipendente. Questo calcolo dovrà essere svolto nel modo più preciso possibile in modo da abbinare ad ogni fase lavorativa il corretto numero di addetti in relazione al numero di vendite.

Bisogna quantificare i costi della direzione, dello staff, degli organi dell'amministrazione e di tutte le aree simili a quelle appena menzionate. Capita spesso che i costi relativi a questi comparti siano addirittura superiori a quelli del personale che lavora alle attività produttive. Tuttavia, è assolutamente necessario ridurre al minimo i costi di tali strutture, dato che il contributo delle persone impegnate alla creazione di valore per il cliente, in questa mansione, è minimo, o comunque non determinante.

Per monitorare i costi mensili e annuali è necessario creare per ogni dipendente una scheda personale di tipo standard, nella quale siano scomposte le singole voci che consentono di tenere sotto controllo i costi (mensilità base, tredicesima, quattordicesima, festività retribuite, TFR). Attraverso questo semplice meccanismo sarà più agevole monitorare i singoli elementi che contribuiscono a creare il budget del personale. Ogni scheda potrà inoltre essere utilizzata come parametro di riferimento per la fase di recruiting delle risorse e di negoziazione con le stesse.

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