Gli inviti sono molto importanti per una buona riuscita dell'evento: dovranno riportare il nome del promotore dell'iniziativa ed il titolo del tema della tavola rotonda, la data, l'ora, la città, l'indirizzo, il nome della sala ed i nomi degli interlocutori. Sarebbe bene fornire ai partecipanti anche una piantina per arrivare a destinazione, indicando magari anche i mezzi di trasporto da poter utilizzare, senza dimenticare, inoltre, di indicare le eventuali quote da pagare e le modalità d'iscrizione previste.