Come organizzare una tavola rotonda

Una "tavola rotonda" consiste in un evento in cui è possibile una continua interazione fra i partecipanti ed il pubblico. Pertanto, tutti i partecipanti dovranno essere informati con largo anticipo sul tema che sarà affrontato per poter arrivare all'evento ben preparati sull'argomento del dibattito. Questo tutorial ha l'obiettivo di fornire utili e precise informazioni su come organizzare una tavola rotonda in modo impeccabile.

La prima cosa che bisognerà provvedere a fare è stilare una "checklist", ossia una lista precisa di cose da fare e programmare per la riuscita dell'evento ed evitare quindi spiacevoli fallimenti. Sarà necessario valutare bene il da farsi prima della data effettiva. Di fondamentale importanza, inoltre, sarà decidere il tema ed il titolo preciso della tavola rotonda da organizzare, e subito dopo occorrerà scegliere la location. Generalmente il posto migliore dove organizzarla è una sala al chiuso, più o meno grande in base al numero degli invitati all'evento.

Gli aree fondamentali per una buona organizzazione si articolano come segue: la parte logistica, la collocazione, lo sviluppo dell'attività, i collaboratori e le tempistiche. Una volta deciso il tema, bisognerà contattare le persone da invitare per ottenere possibilmente una loro preventiva adesione, così da poter calcolare il numero approssimativo dei partecipanti. Si dovrà poi provvedere a scrivere ed inviare gli inviti (oggi tutto ciò può essere sostituito anche da strumenti digitali, come le email), preparare la sala e verificare la corretta acustica del luogo scelto. Sarebbe consigliabile organizzare anche un banchetto per i present, contattando un sevizio catering che si occupi di fornire cibo e bevande.

Gli inviti sono molto importanti per una buona riuscita dell'evento: dovranno riportare il nome del promotore dell'iniziativa ed il titolo del tema della tavola rotonda, la data, l'ora, la città, l'indirizzo, il nome della sala ed i nomi degli interlocutori. Sarebbe bene fornire ai partecipanti anche una piantina per arrivare a destinazione, indicando magari anche i mezzi di trasporto da poter utilizzare, senza dimenticare, inoltre, di indicare le eventuali quote da pagare e le modalità d'iscrizione previste.

L'evento potrà essere pubblicizzato attraverso internet, mettendo l'annuncio sul sito web della propria organizzazione, oppure tramite Facebook e Twitter. Si potrà inoltre creare una mailing list con volantini da distribuire nei punti strategici della città. Qualora siano state inviatate a partecipare all'organizzazione della tavola rotonda persone che vivono in altri paesi, bisognerà provvedere alla loro permanenza individuando delle adeguate strutture ricettive da scegliere in base al livello di qualità dei servizi offerti ed alla vicinanza al luogo dell'evento.