Come organizzare una riunione in ufficio

Tramite: O2O 02/11/2016
Difficoltà: media
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Introduzione

Le riunioni di Ufficio rappresentano un importante mezzo di comunicazione e di confronto tra i vari colleghi di lavoro; precisamente, è fondamentale che queste si svolgano ottimizzando il tempo che viene dedicato alle stesse: qualora il vostro responsabile vi richieda di organizzare una determinata riunione in Ufficio, leggete attentamente la seguente semplice guida. Ecco come organizzare una riunione in ufficio.

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Innanzitutto, è necessario che concordiate, con il vostro responsabile, lo specifico orario di svolgimento della riunione di Ufficio, cercando comunque di sceglierne uno che vada il più possibile incontro alle esigenze di tutti gli altri colleghi di lavoro; allo stesso tempo, però, non dovrete assolutamente recare un disservizio agli utenti oppure ai clienti della società.

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Successivamente, dopo aver prefissato sia il giorno che lo specifico orario, dovrete ovviamente avvisare, con un congruo anticipo, i vostri colleghi di lavoro, mediante una email oppure una telefonata; comunque, collocate, nella bacheca oppure in quel albo presente nel vostro Ufficio, degli avvisi che segnalino la riunione e specificate anche i temi che verranno affrontati nella stessa e da chi essa sarà tenuta.

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Dopodichè, dovrete ovviamente scegliere di svolgere la riunione di Ufficio all'interno di una stanza abbastanza adeguata, secondo il numero dei partecipanti e verificare anticipatamente che, qualora siano necessari ai fini della illustrazione degli strumenti di supporto audiovisivi, questi siano perfettamente funzionanti; infine, è necessario che predisponiate un appropriato modulo, con l'elenco, in ordine alfabetico, delle persone presenti alla adunanza, su cui esse potranno apporre la propria firma.

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Una volta sistemata la parte burocratica, organizzate un buffet per accogliere i partecipanti alla riunione. Si consiglia di allestire il tavolo con una tovaglia bianca e di utilizzare piatti, bicchieri e tovaglioli di carta i maniera casuale. Se la riunione si svolgerà di mattina, è consigliato optare per un buffet di dolci, succhi di frutta e qualche bibita gassata. Nel caso in cui la riunione terminerà ad ora di pranzo, optate per un rinfresco con aperitivo e rustici. Se la riunione è di pomeriggio potete scegliere tra un rinfresco dolce oppure salato. Il tempo della durata massima del buffet deve essere al massimo tra un quarto d'ora e una mezz'ora. Si raccomanda di convocare tutti i colleghi alla riunione.

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