Come organizzare una manifestazione sportiva

Organizzare una manifestazione sportiva richiede professionalità, serietà e spirito d'iniziativa. Lo scopo di un evento è innanzitutto quello di attirare un determinato target di riferimento, indipendentemente dal fatto che si tratti di eventi internazionali o locali. L'evento in sé diventa anche un modo per portare un nuovo bacino d'utenza alle tante aziende che decideranno di pubblicizzare i propri marchi e servizi fornendo eventualmente un ipotetica entrata all'evento. Per fare tutto ciò in modo opportuno occorre seguire una serie di regole e condizioni indispensabili ai fini del rispetto e dell'assunzione delle rispettive responsabilità. Vediamo quindi come organizzare una manifestazione sportiva.

• Programma dettagliato della manifestazione sportiva
• Denaro
• Permessi comunali, autorizzazioni, polizze assicurative e tutta la documentazione necessaria ai fini di una maggior completezza organizzativa
• Parere di esperti in materia di organizzazione di eventi

Il primo passo nell'organizzazione di una manifestazione sportiva è quello di istituire un comitato organizzatore a cui spetterà il compito di risolvere tutti gli aspetti legati sia all'organizzazione generale dell'evento che alla sua promozione. È fondamentale individuare i settori di competenza necessari per la buona riuscita della manifestazione sportiva ed è indispensabile la predisposizione e il controllo dei campi in cui si svolgeranno le gare, la verifica e il controllo della sicurezza dei partecipanti all'evento sportivo e la predisposizione dei mezzi utili per gli spostamenti degli atleti. Inoltre, da non sottovalutare l'accoglienza degli atleti stessi e il loro soggiorno durante il periodo di gara. Sarà necessario dotarsi di un personale di supporto qualificato (arbitri, squadre o atleti) o ancora di personale di segreteria incaricato di curare la pubblicità dell'evento o la sua sponsorizzazione da parte di aziende che investiranno nella manifestazione.

Una volta fissato il luogo o i luoghi delle gare si deve redigere il programma dettagliato degli eventi comprendente orario e gare. Fatto ciò, si dovranno contattare le varie società sportive, il Coni e la federazione sportiva di riferimento. Si può inoltre richiedere il patrocinio al sindaco o all'assessore dello sport inviando una lettera, invitando le autorità locali alla manifestazione e pubblicizzando l'evento con un comunicato stampa. Altro fattore da non sottovalutare è la comunicazione dell'evento alla polizia stradale e ai vigili urbani, ai fini di garantire un'adeguata sicurezza e l'ordine pubblico durante la manifestazione.

Per dare il via alle attività di organizzazione dell'evento, il comitato dovrà sostenere alcune spese iniziali come l'acquisto di targhe, coppe, medaglie, omaggi di ringraziamento ad alcuni presenti, allestimenti vari, costi dell'utilizzo degli impianti sportivi, il pagamento dei diritti SIAE, la richiesta delle autorizzazioni e, cosa più importante, la polizza assicurativa degli atleti. Per controbilanciare le uscite ci si può affidare all'aiuto del comune o di altri enti; altri proventi possono derivare dalla vendita dei biglietti dell'evento, dalle quote d'iscrizione dei partecipanti, dalla vendita dei gadgets e attraverso gli introiti di un servizio di ristorazione fornito dall'evento. Abbiamo terminato la nostra guida su come organizzare una manifestazione sportiva. Per ulteriori informazioni consultate il link: http://www.padovanet.it/informazione/guida-lorganizzazione-di-manifestazioni-ed-eventi-sportivi.

• Se non siete particolarmente pratici nelle procedure burocratiche relative all'organizzazione di eventi e manifestazioni pubbliche, chiedete aiuto a consulenti, commercialisti e professionisti del settore. In alternativa potreste sempre rivolgervi in comune per ottenere altre delucidazioni e chiarimenti.

• Ulteriori informazioni su come organizzare una manifestazione sportiva