Come organizzare una escursione

Tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

L'organizzazione di un escursione richiede una preparazione organizzativa a monte che preveda non solo la definizione di un tour, con l'individuazione delle tappe, dei punti in cui fermarsi con i partecipanti.
Le fasi su come organizzare un escursione sono:
- individuazione del luogo in cui fare l'escursione
- definire il target a cui è rivolto
- definire il prezzo
-definire un crono-programma
-raccogliere le iscrizioni dei partecipanti.

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Occorrente

  • un idea progettuale
  • crono-programma
  • conoscenza del territorio scelto
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Fase 1: Individuazione del luogo in cui fare l'escursione

Quando si individua l'area in cui organizzare un escursione, prima di procedere con la pianificazione, è importante fare dei sopralluoghi per verificare che il percorso sia effettivamente transitabile, per definire il grado di difficoltà, per verificare se ci sono strutture lungo il percorso,, come ad esempio bagni o punti ristoro. Durante i sopralluoghi è opportuno fare il calcolo del tempo di percorrenza e, nella definizione del crono-programma definitivo, dilatare la tempista considerando che ci saranno persone poco allenate e faranno rallentare il passo a tutto il gruppo di partecipanti.
Quando si sceglie una tappa da proporre per un escursione si consiglia di scegliere luoghi ben conosciuti dall'organizzatore o comunque documentarsi su esso prendendo informazioni su curiosità, elementi storici etc,.. Da poter esporre durante il percorso per non trasformarlo in una semplice passeggiata sterile.
Anche un escursione deve essere un esperienza unica e irripetibile, che lasci delle emozioni e sensazioni che vadano a colpire tutti i sensi, dalla vista al olfatto, senza trascurare gli aspetti culturali e le sensazioni tattili.

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Fase 2- Definizione del target, del crono-programma e del prezzo.

Il passo successivo alla scelta del luogo e al sopralluogo è il lavoro più tecnico. Con foglio e penna o sul pc definire le varie tappe del percorso, le pause culturali, la pausa pranzo e ordinarle in un crono-programma stabilendo dei tempi di realizzazione realistici.
Inserire all'inizio del crono-programma un tempo per il breafing iniziale in cui l'organizzatore saluta i partecipanti, fa una sorta di presentazione e spiega cosa si andrà a fare dando le dovute raccomandazioni (anche se già esposte per iscritto nei documenti dell'iscrizione).
Tale crono-programma sarà definito in base al target scelto, ovviamente se si sceglierà di rivolgersi a dei giovani in un età compresa tra i 18 anni e i 27 i toni, le modalità, il passo saranno ben diversi se si rivolgerà a un target di persone con un età compresa tra i 45 e i 60 o gli over 60.
In ultimo, questione non di poco conto, stabilire il prezzo con cui si vuole vendere la propria escursione, facendo una lista dei vari costi che vengono sostenuti per la programmazione e aggiungendo il costo del proprio lavoro.

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Fase 3- Pubblicità e iscrizioni

Dopo aver programmato tutto l'evento bisogna trovare i clienti attraverso la pubblicità sui social media, con la diffusione di volantini e se si hanno disponibilità economiche, se ci si rivolge a un target di persone over 60, si consiglia di fare l'annuncio anche sui quotidiani e fare spot alla radio.

Per le iscrizioni si possono preparare dei moduli con google drive moduli o comunque si possono trovare dei modelli anche onlline.
Ricordarsi di inserire le leggi sulla privacy e conservare accuratamente i moduli e specificare se ci sono servizi lungo il tragitto, se è necessario portarsi il pranzo e l'acqua e ovviamente specificare il grado di difficoltà del tragitto.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Prendere almeno una quota di pre-iscrizione/caparra al momento dell'iscrizione
  • nel modulo di iscrizione inserire la clausola che preveda il rimborso della caparra solo se il cliente annulla l'iscrizione almeno 10 gg prima
  • controllare il tempo

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