Come organizzare una conferenza stampa

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

Organizzare una conferenza stampa rimane anche oggi, nel mondo dei mezzi di comunicazione di massa e della multimedialità, il modo più efficace e diretto per comunicare qualcosa di importante al pubblico che si desidera raggiungere. Ovviamente, il tutto deve essere preparato nei tempi e nelle modalità più corrette, affinché centri davvero l'obiettivo. Ecco come organizzare una conferenza stampa.

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Occorrente

  • una location adatta
  • cartella stampa
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I primi punti fermi da tenere presenti sono il contenuto della conferenza stessa, che deve essere di reale interesse; e poi a chi comunicarla. Infatti è molto importante decidere chi invitare, perché il numero degli intervenuti dovrà essere per forza di cose limitato. Bisogna ad esempio decidere se dare la notizia a tutta la stampa indistintamente, o se piuttosto si desidera dare l'esclusiva a una testata in particolare. A seguire, si deve scegliere il posto. La location infatti è di fondamentale importanza. Le caratteristiche che deve possedere sono: trovarsi in un luogo centrale, facilmente raggiungibile e piuttosto conosciuto.

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Un buon accorgimento è quello di prenotare una sala non troppo grande: se gli invitati non sono molti, e li si sparpaglia in un locale vasto, la conferenza darà la sensazione di essere stata disertata. Viceversa, un piccolo ambiente fa presto a riempirsi. Per quel che concerne l'organizzazione pratica, bisogna ben calibrare i relatori che parleranno. I giornalisti vanno spesso di fretta, quindi il numero dei relatori dovrebbe essere limitato, gli interventi brevi e concisi. Si deve concedere uno spazio per eventuali domande a fine conferenza, ma si devono sempre preparare i relatori sulle possibili risposte

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L'orario migliore per fissare una conferenza stampa è a metà mattina (intorno alle 11). Si deve aver cura di preparare una cartellina contenente: comunicati stampa, schede tecniche, eventuali grafici e tabelle, nomi e cariche dei relatori, materiale promozionale, un cd rom con foto e file. Gli inviti possono essere inviati direttamente al giornalista, oppure al caporedattore della testata di interesse che deciderà chi inviare alla conferenza. Il giorno prima della conferenza stampa si deve fare un giro di telefonate agli invitati, ricordando loro l'appuntamento per l'indomani, e cercare di capire chi parteciperà. Una buona abitudine è quella di preparare un foglio di presenza, dove segnare il nome dei giornalisti intervenuti e i loro contatti, da conservare per conferenze stampa future.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Se ne hai la possibilità organizza a un piccolo rinfresco al termine della conferenza
  • Ricorda che una conferenza stampa non dovrebbe durare più di 50 minuti

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