Come organizzare un meeting di successo

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Difficoltà: media
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Introduzione

Commercialmente il meeting non è altro che una riunione, pianificata da professionisti per una presentazione o per congressi. Tale riunione può avere espletamento in albergo, in un centro congressi o qualsiasi altro luogo. I meeting, come a molti piace chiamarli, sono tra gli strumenti più utilizzati in azienda, però c'è da dire che, da ricerche condotte nell'azienda, la maggioranza delle persone intervistate pensa che le riunioni siano inutili, se pensiamo a come vengono organizzate e gestite. Vediamo come organizzare un meeting di successo.

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Occorrente

  • spirito di organizzazione
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Lo scopo

Un errore da evitare assolutamente, è quello di indire subito una riunione quando ricevi una comunicazione importante. Ogni riunione, infatti, deve avere uno scopo ben preciso, altrimenti è inutile convocarla. Pertanto, la prima cosa che devi definire, sono gli obiettivi della riunione: se non ne trovi uno, ovviamente non convocare nessuna riunione. Esempi di obiettivi sono l’individuare azioni da intraprendere o informare i propri collaboratori. Scrivi i punti salienti che vuoi raggiungere in non più di una mezza pagina, perché la sintesi aiuta a focalizzarti in poco tempo su cosa vuoi realmente ottenere.

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I temi

Devi creare i temi che ritieni siano importanti per il raggiungimento degli obiettivi della riunione. Inserire solo punti funzionali al raggiungimento degli obiettivi della riunione ti aiuterà a non perdere tempo. Infine ricorda che devi indicare la data in cui si svolgerà la riunione, l’orario d’inizio della riunione, la durata e l’orario in cui si prevede termini la discussione di ogni singolo punto. Una volta completata, la tua agenda dovrebbe essere come quella della figura.

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I partecipanti

Definiti gli obiettivi e l’agenda, devi individuare le persone che devono partecipare alla riunione. Invita soltanto chi ritieni possa essere utile per raggiungere gli obiettivi della riunione. A volte potrai anche invitare alcune persone come osservatori. Una volta individuati i partecipanti, devi identificare cosa serve a te e ai partecipanti per lavorare efficacemente. Possono servire documenti, proiettori, analisi di marketing e così via.

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La sala

Individua una sala confortevole per svolgere la riunione e prenotala. Questo punto è importante. Se al meeting parteciperanno 10 persone, non devi assolutamente usare una stanza piccola, senza riscaldamento o aria condizionata. Le persone s’innervosirebbero e la riunione, per quanto ben pianificata, non sarebbe molto produttiva. Ricordati di prenotare la sala in anticipo, per evitare che, al momento della riunione, risulti occupata da altri.

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