Una volta che la location sarà scelta, e che avrete predisposto le norme di sicurezza, dovrete attuare un programma dove stabilite la giornata oppure le giornate eventuali dell'evento e l'organizzazione delle stesse. Dovrete preparare una scaletta, dove dovrete scaglionare le diverse parti dell'evento, inserendo i nomi dei partecipanti, oppure delle società relative, ma anche entrambi. Se avete pensato di fare un ingresso a pagamento, occorrerà rivolgervi alla S. I. A. E. Della zona, facendo stampare locandine pubblicitari, biglietti e striscioni, avvalendovi nel caso di eventi di rilievo, della pubblicità mediante i media. Se tratterete di eventi con gare, sarà opportuno provvedere all'acquisto di premi eventuali, e vi dovrete assicurare della regolarità degli atleti.