Come organizzare un evento aziendale

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Gli eventi aziendali spesso vengono progettati e sviluppati per lanciare nuovi prodotti, promuovere campagne pubblicitarie o comunicare news e strategie innovative e di cambiamento, coinvolgendo anche importanti figure esterne all'azienda. Ma come organizzare un evento aziendale senza rischiare e facendo una figura eccellente?

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Occorrente

  • Budget
  • Location
  • Team di aiutanti
  • Fornitori
  • Progetto
  • Coinvolgimento aziendale
  • Social network
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Pensare al briefing e al progetto

Per prima cosa dovrete pensare a riunire tutti i lavoratori dell'azienda per dare informazioni dell'evento e prendere le varie decisioni e le linee direttive per organizzare al meglio il tutto. Durante un briefing è importante stabilire le varie dinamiche con cui vi muoverete per organizzare la pianificazione dell'evento, coinvolgendo tutto il personale e informandolo di ogni cosa. Inizierete a mostrare durante il briefing dove svolgerete l'evento aziendale (all'aperto o al chiuso), la città in cui avete intenzione di creare l'evento (considerando le eventuali spese di vitto e alloggio), i partecipanti che saranno presenti (figure autorevoli, età e sesso delle persone coinvolte), ecc.. Una volta stabilito tutto ciò, potrete iniziare a stilare un vero progetto.

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Valutare il budget e la location

Oltre al briefing, è indispensabile prima di cosa pensare al budget che avete disposizione per mettere in piedi l'evento aziendale. Il budget, sarà sicuramente la vostra sicurezza che vi permetterà di creare qualcosa di veramente grandioso. Definite sempre sin da subito quante spese potete sostenere, lasciando sempre una quota alle eventuali emergenze. Determinato il budget, passate subito ad individuare la location dove andrete a realizzare l'evento. Dovete pensare se fare l'evento all'aperto se il clima ve lo permette o al chiuso e se scegliere una sala riunioni o sala meeting creata appositamente, un museo o un luogo serio adatto ad un evento aziendale.

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Pensare al team di lavoro e ai fornitori

Per l'evento aziendale dovrete avere a disposizione parecchie persone in grado di darvi una mano. Ogni lavoratore dovrà avere delle competenze specifiche attinenti al ruolo che gli darete per dare vita all'evento insieme a voi. Potete scegliere direttamente dei colleghi della vostra azienda, oppure assumere del personale esterno in grado di aiutarvi. In questi casi avere una mano è davvero significativo. Non appena avrete individuato i colleghi o gli aiutanti, dovrete pensare di scegliere dei fornitori adeguati per l'eventuale cena di gala post evento, per un eventuale coffee break tra una pausa e l'altra e per buffet, luci, musica e tanto altro.

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Pensare a diffondere e divulgare l'evento

Per finire, non può mancare uno dei particolari che fa risultare vincente un evento aziendale: la divulgazione dell'evento. Tramite social dell'azienda, tramite e-mail o tramite inviti formali, l'azienda deve diffondere la voce e stimolare i vari invitati a recarsi all'evento.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Diffondete l'evento inizialmente solo tramite inviti formali.
  • Pensate sempre e solo al budget prima di iniziare ogni cosa.
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