Come organizzare un convegno

Nell'ambito dell'organizzazione di eventi ci sono diverse terminologie che vanno utilizzate in modo adeguato. Si parla di convegni e congressi quando si prevede la presenza di speaker provenienti da enti o aziende diverse, dotati di una autorevolezza specifica nella materia oggetto della relazione, in cui i partecipanti sono invitati tra gli addetti ai lavori e coerenti con il tema del giorno. Per questi eventi, in genere è prevista l'eventuale presenza di sponsor commerciali o tecnici e i partecipanti possono avere un eventuale riconoscimento dell'abilità ottenuta attraverso crediti formativi. Organizzare un convegno è sempre una grande occasione e può dare molte soddisfazioni personali, ma come in tutti gli eventi che si pianificano, occorre investire tempo ed energie. Una buona riuscita prevede l'attenzione su parametri decisamente importanti e aspetti da non sottovalutare se si vuole organizzare nel modo migliore l'evento, tenendo in considerazione anche l'interesse dei partecipanti. In questa guida spiegherò come organizzare al meglio un convegno.

• piano organizzativo sul modello di Gantt
• piano di comunicazione
• proposte di sponsorizzazione
• segreteria organizzativa

Una volta deciso il tema del convegno e il periodo in cui o si vuole fare, la prima cosa da fare è trovare una location adatta a tutte le necessità.
sub">prima di iniziare un analisi del territori e trovare le possibili location, è necessario avere ben chiara la portata che può avere l'evento per definire la grandezza della location, se si prevede un soggiorno, di quanti spazi si ha bisogno, si vuole l'esclusiva dello spazio, si vuole dare tempo libero ai partecipanti, etc.

Una volta chiara la portata, il fine, lo scopo della convention è necessario fare una ricerca a tavolino, usando computer con connessione internet e fare una ricerca sul tipo di location che si ha in mente per poi andare a farse un sopralluogo. Prima di cercare location private è bene verificare se possono aiutare i servizi pubblici, come uffici per le pubbliche relazioni col pubblico comunali o provinciali; oppure quelli misto pubblico-privati come i GAL o i convention bureau. Se si decide di fare l'evento senza esigenza di pernottamento, fino a 100 persone non ci sono grandi problemi a trovare una location adeguata e la scelta può spaziare dai castelli, alle dimore storiche, masserie...); dalle 100 alle 300 persone il ventaglio di scelta si restringe notevolmente e ci si potrà rivolgere a hotel grandi o location particolari ricavati da ex-industrie e musei; per partecipanti oltre le 300 persone diventa indispensabile rivolgersi alle strutture congressuali.
Nel caso vi sia l'esigenza di pernottare bisognerà pensare, nell' individuare la location, una che sia abbastanza centrale e vicina o ben raggiungibile dalle strutture ricettive nella zona. L'ideale sarebbe far prenotare nello stesso luogo dove si organizza l'evento (nel caso si opti per un hotel). Una volta individuate le possibili location si procede con il sopralluogo per verificare che le strutture siano effettivamente adeguate e a norma e richiedere tutte le informazioni tra cui il preventivo. Dopo la decisione della location e preso accordi per prenotarla sarà bene fare a almeno 20 giorni dall'evento un sopralluogo tecnico per verificare che microfoni, proiettore, luci, etc siano funzionanti.

I relatori andranno scelti ovviamente in base all'area di competenza. Questi andranno contattai con molto anticipo per verificare disponibilità e in caso di risposta affermativa definire tutti gli aspetti logistici come la necessità di prenotare un volo o una camera d'albergo.

Nell'organizzazione del convegno si dovranno definire i vari aspetti tecnici da controllare. Al di la dei materiali tecnici necessari alla buona riuscita dell'evento come microfoni funzionanti, aria condizionata o riscaldamento nella sala, è importante definire anche aspetti logistici che riguardino i tempi delle pause, compreso il pranzo e quindi il servizio cattering e i servizi di trasporto. Nel caso, per qualche motivo, si vada a scegliere una location fuori mano, si dovrà mettere al servizio dei partecipanti un bus per gli spostamenti. Nel caso si tratti di un convegno di portata internazionale vi sarà anche l'esigenza di avere a disposizione degli interpreti.

La gestione della segreteria è molto importante e va tenuta sotto controllo e deve essere costantemente presente per fornire chiarimenti, informazioni a possibili partecipanti, gestire la posta elettronica e le varie iscrizioni per definire poi il quantitativo di materiale da preparare per l'evento (cartellette con fogli, penne etc) e la preparazione dei pass coi nomi di ciascun iscritto.

Questo genere di eventi richiede, non solo molto tempo ed energie nell'organizzazione ma anche molto denaro per poterlo finanziare. A secoda della tematica è possibile partecipare ai bandi comunali o regionali che cofinanziano questo genere di attività.
una parte di esso può essere finanziato dagli sponsor. Prima di cercare gli sponsor e andare a proporre loro il progetto è bene definire anche un piano di proposte di sponsorizzazioni. Ciò significa che si presenta al probabile sponsor una lista di cose che può decidere di finanziare, ovviamente in questo caso si dovrà presentare tutto in modo dettagliato definendo la quantità con la somma complessiva: ad esempio le borse congressuali o i badge con i cordini, etc...

Il piano di comunicazione è fondamentale in ogni attività. Si dovrà pensare a quanti manifesti, locandine, brochure stampare e dove distribuirle e in quali tempi. Si dovranno inviare dei comunicati stampa alle principali testate giornalistiche e contattare una o più radio per degli spot pubblicitari. Si dovranno preparare anche degli inviti mirati peer i propri contatti ai quali si dovrà inviare tutto il materiale informativo per la partecipazione e ovviamente, non dovrà mancare la pubblicità su social network.

• Cercate di avere le idee chiare prima di iniziare: focalizzate esattamente la finalità del convegno
• lo schema di Gantt è un utile strumento per gestire tutte le attività rispettando i tempi organizzativi

• http://it.wikihow.com/Organizzare-un-Evento
• schema di Gantt