Una volta deciso il tema del convegno e il periodo in cui o si vuole fare, la prima cosa da fare è trovare una location adatta a tutte le necessità.
sub">prima di iniziare un analisi del territori e trovare le possibili location, è necessario avere ben chiara la portata che può avere l'evento per definire la grandezza della location, se si prevede un soggiorno, di quanti spazi si ha bisogno, si vuole l'esclusiva dello spazio, si vuole dare tempo libero ai partecipanti, etc.
Una volta chiara la portata, il fine, lo scopo della convention è necessario fare una ricerca a tavolino, usando computer con connessione internet e fare una ricerca sul tipo di location che si ha in mente per poi andare a farse un sopralluogo. Prima di cercare location private è bene verificare se possono aiutare i servizi pubblici, come uffici per le pubbliche relazioni col pubblico comunali o provinciali; oppure quelli misto pubblico-privati come i GAL o i convention bureau. Se si decide di fare l'evento senza esigenza di pernottamento, fino a 100 persone non ci sono grandi problemi a trovare una location adeguata e la scelta può spaziare dai castelli, alle dimore storiche, masserie...); dalle 100 alle 300 persone il ventaglio di scelta si restringe notevolmente e ci si potrà rivolgere a hotel grandi o location particolari ricavati da ex-industrie e musei; per partecipanti oltre le 300 persone diventa indispensabile rivolgersi alle strutture congressuali.
Nel caso vi sia l'esigenza di pernottare bisognerà pensare, nell' individuare la location, una che sia abbastanza centrale e vicina o ben raggiungibile dalle strutture ricettive nella zona. L'ideale sarebbe far prenotare nello stesso luogo dove si organizza l'evento (nel caso si opti per un hotel). Una volta individuate le possibili location si procede con il sopralluogo per verificare che le strutture siano effettivamente adeguate e a norma e richiedere tutte le informazioni tra cui il preventivo. Dopo la decisione della location e preso accordi per prenotarla sarà bene fare a almeno 20 giorni dall'evento un sopralluogo tecnico per verificare che microfoni, proiettore, luci, etc siano funzionanti.