Come organizzare un archivio

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

All'interno di questa guida, andremo a parlare d'archivi. Nello specifico, ci occuperemo dell'organizzazione degli archivi. Proveremo a rispondere a questo frequente ed utile interrogativo: come si fa ad organizzare un archivio? Buona lettura!
A volte può diventare veramente complicato trovare il posto giusto per raccogliere con ordine carte, fatture, ricevute e tutti i vari fogli che non devono essere assolutamente smarriti! Inoltre, spesso lo spazio per tenere ogni cosa sotto controllo non è mai abbastanza, specialmente quando si tratta di dover riordinare con la dovuta precisione documenti e pratiche di lavoro.

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Occorrente

  • struttura da usare come archivio, catelline e scatole di cartone, targhette adesive, lettere dell'alfabeto adesive.
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Innanzitutto misurate con esattezza lo spazio destinato all'archivio da inserire nella stanza, quindi, se preferite risparmiare una notevole somma di denaro, acquistate una semplice scaffalatura metallica da ufficio, scegliendola eventualmente colorata; esistono anche graziosi moduli in cartone, economici e facili da montare (potete vederne un esempio nel video). Qualora, invece, disponeste di una capacità economica più cospicua, potrete fornirvi di elementi più classici, attraverso delle librerie con più ripiani. Quando avrete montato tutti i mobili, dovrete andare in cartolibreria in modo da poter acquistare una confezione di lettere alfabetiche che siano adesive e molto grandi, in modo che siano ben visibili. Applicatele quindi sui bordi della struttura disponendole secondo un giusto ordine per creare un'ordinata disposizione in ordine alfabetico.

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Prendetevi il tempo necessario ed esaminate attentamente e con calma tutte le pratiche in vostro possesso, per poter finalmente cestinare tutto ciò che non vi serve e che crea solo confusione: non spaventatevi se il lavoro da fare vi sembra piuttosto impegnativo: si tratta probabilmente di un procedimento noioso, ma è indispensabile per poter riordinare una volta tutte per il vostro spazio. Seguendo l'ordine alfabetico che avete creato precedentemente, dovrete raggruppare tutti i documenti in classiche cartelline di cartone, per poi andarci a scrivere il nome dei clienti ed, in ultimo, andarle a sistemare nei ripiani. Usate i contenitori di cartone, riportando di fronte la scritta identificativa del genere e del loro contenuto.

Continua la lettura
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Riservate il piano più comodo dell'archivio alle cartelle che sapete di utilizzare maggiormente e inserite nel vano meno agibile tutto ciò che deve essere consultato sporadicamente, senza dimenticare di lasciare un angolo da dedicare alle documentazioni che probabilmente sono diventate inutili ma che ancora preferite conservare per qualche tempo: non dovete però accantonarle e dimenticarle, rischiando ammucchiarle inutilmente fascicoli e carte. Cercate di dare una posto definitivo ad eventuali registri, cataloghi o volumi, magari disponendoli secondo il loro colore, così potrete trovarli immediatamente senza perdere tempo prezioso nella ricerca.
In ultima analisi, vi consiglio vivamente di visitare anche l'articolo presente in questo link, concernente anch'esso, il medesimo argomento che abbiamo trattato all'interno di questa breve, ma significativa, guida: http://verytech.smartworld.it/come-organizzare-un-archivio-di-documenti-76925.html.

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Guarda il video

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Ciò che più conta non il materiale di cui è composto l'archivio: la cosa più importante è tenerlo sempre in ordine!
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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