Come organizzare riunioni aziendali

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

È facile denigrare quelle riunioni noiose che vengono organizzate sul posto di lavoro, ma in realtà questi incontri posso rivelarsi molto utili e produttivi. Le riunioni aziendali vengono solitamente convocate per risolvere i problemi relativi alla gestione e per rivedere i progressi dei progetti aziendali e dei dipendenti. È dunque indispensabile partecipare attivamente a questi incontri al fine di favorire lo scambio di informazioni. Ma per far si che tutto questo avvenga nella maniera più efficace possibile, è necessario organizzare il tutto nel modo migliore. Vediamo allora, attraverso i passi della seguente guida, come organizzare delle riunioni aziendali.

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Occorrente

  • una location adeguata, come un centro convegni o la sede stessa dell'azienda
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Comunicazione efficace

Alla base del successo commerciale e la solidità finanziaria di un'azienda, grande o piccola che sia, c'è sempre una buona e efficace comunicazione. Al di là del tipo di azienda in cui si lavora o della quale si è a capo, e a prescindere dalla qualifica e l'esperienza dei dipendenti e dei membri presenti alle riunioni, comunicare con efficacia è fondamentale. La prima regola è la semplicità. I concetti e le idee in oggetto devono essere limpidi e cristallini, espressi in maniera chiari. Niente "burocratese", niente "aziendalese". È un fatto ben conosciuto ormai, il contenuto di quello che diciamo impatta solo per il 10 % sulla comunicazione, il resto lo fanno la gestualità e il tono.

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Avvisare tutti con largo anticipo

È molto importante comunicare, con largo anticipo e precisione, tutti i dettagli della riunione. Questo non soltanto per quanto riguarda la data e gli orari, ma bisogna fornireanche un programma specifico e un'idea generale degli argomenti che verranno trattati devono essere comunicati ai diretti interessati con chiarezza e con anticipo, per consentire a tutti di partecipare puntualmente e allo stesso tempo a presentarsi già preparati alla riunione.

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Il clima della riunione

Il clima della riunione è la chiave di tutto. La parte imprescindibile, il primo mattone da posare sulla strada per il successo. Che si tratti di una "clinica" e cinica riunione tra le mura fredde e piatte dell'azienda o che si tratti di un'eccitante convention in qualche località esotica distante centinaia o migliaia di chilometri dalla sede non fa differenza. La vera priorità va data alle sensazioni. È importante mantenere il giusto equilibrio tra professionalità e serietà (ovviamente necessarie) e allo stesso tempo mantenere un clima sereno e disteso. Sul posto di lavoro si rende sempre di più quando ci si sente rilassati e sicuri.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Evitare di parlare in "burocratese", serve essere chiari
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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