Come organizzare la propria agenda

In una società complessa come quella odierna, essere al passo con i tempi, non dimenticare nessun impegno e cercare di essere sempre in prima linea, è sempre più un' impresa ardua. Cerchiamo di essere sempre puntuali, ma ecco che spunta all'improvviso un impegno di cui ci eravamo completamente dimenticati. Per evitare di affannarci in corse contro il tempo, un'idea utile potrebbe essere quella di raccogliere tutti i nostri appuntamenti in una agenda sia cartacea che digitale, in quest'ultimo caso disponibile su qualsiasi smartphone. Organizzare un'agenda richiede tempo e attenzione, soprattutto se gli impegni riguardano la nostra professione, ma con la giusta organizzazione il lavoro può essere svolto velocemente. Ecco alcuni consigli su come organizzare la propria agenda. Il tempo utilizzato per stilarla sarà ampiamente ripagato perché avremo a nostra disposizione più tempo per noi stessi da impiegare nelle cose che ci piacciono ma anche più tempo libero da passare con i nostri cari.

• Agenda cartacea, o software per agenda digitale
• Eventualmente, segretaria

Bisogna innanzitutto iniziare il lavoro evidenziando i compiti e gli obiettivi che si intendono raggiungere. Nell’agenda vanno evidenziate tutte le voci che interessano il lavoro con annessi gli orari degli appuntamenti. E’ tuttavia importante evitare di fissarli troppo ravvicinati, lasciando almeno un’ora di margine tra loro, in modo da evitare spiacevoli ritardi che potrebbero infastidire non poco la persona che si deve incontrare. Prima di trascriverli è consigliabile tracciare uno schema e avere uno sguardo d'insieme della situazione.

Organizzare in modo ottimale la propria agenda consente, quando si riceve una telefonata o un mail da un potenziale cliente, di fissare un appuntamento sfogliandola velocemente se l’interlocutore ci ha chiamati telefonicamente, o con calma se la proposta arriva via web. Da evitare anche più appuntamenti impegnativi in un solo giorno per evitare stress da affaticamento soprattutto in occasione di spostamenti in zone molto distanti tra loro. Occorre, infatti, alternare appuntamenti più stressanti a a quelli meno faticosi evitando pertanto di creare giornate estremamente massacranti. Nella rubrica dell’agenda è opportuno segnare tutti i numeri dei clienti e quelli di pubblica utilità compreso quello di casa e dell'ufficio, così da poter segnalare in tempo reale eventuali ritardi alla segretaria per ottenere particolari informazioni e ragguagli sul cliente che si sta per incontrare.

L'agenda non offre solo la possibilità di tenere d'occhio gli impegni, ma può essere anche un utile promemoria per i numeri più importanti: su di essa possiamo annotare il recapito telefonico del nostro ufficio, quello del codice fiscale, della patente, del passaporto. Inoltre è preziosa anche come supporto per annotare le scadenze più imminenti, quali il pagamento dei tributi, delle bollette dei consumi o l'affitto di casa.

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