Come organizzare l'archivio dell'ufficio

Tramite: O2O 18/06/2018
Difficoltà: facile
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Introduzione

In ufficio capita spesso di avere grandi quantità di materiale cartaceo che con il passar del tempo tende ad accumularsi, ed oltre a diventare ingombrante è anche difficile da consultare in caso di necessità. Per questo motivo è importante organizzare in modo corretto e funzionale l'archivio del nostro ufficio, facilitando così l'accesso alle pratiche e ai documenti senza perdite di tempo. A tale proposito, ecco una guida con alcuni utili consigli su come massimizzare il risultato.

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Occorrente
  • Scaffalature per ufficio
  • Registratori di cartone rigido
  • Quaderno
  • Computer
  • Versione aggiornata di Office
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Procurare delle scaffalature adatte

Per cominciare, dovremmo procurarci delle scaffalature adatte per l'ufficio e da destinare ai nostri documenti. La scelta di questi funzionali suppellettili è da ponderare in base alle necessità per evitare che a lungo andare i ripiani si riempiranno, costringendoci poi a comprarne degli altri e restringendo quindi eccessivamente l'ambiente. In tal caso è opportuno optare per dei modelli più capienti e possibilmente con molti ripiani, così da sfruttarli al meglio nell'archiviazione dei nostri documenti.

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Acquistare i registratori in cartone rigido

Una volta montati gli scaffali possiamo cominciare con l'acquisto dei cosiddetti registratori, ovvero dei contenitori in cartone rigido e dotati di anelli che servono per raccogliere i fogli in modo ordinato. Un aiuto nella classificazione può venire anche dai colori; infatti, scegliendoli di svariate tonalità potremmo individuare più velocemente ciò che ci serve come ad esempio il giallo per ricevute, il verde per le note e il rosso per pratiche in sospese tanto per fare alcuni esempio. La catalogazione vera e propria dei documenti dipende dal tipo di attività che si svolge, dunque può variare di caso in caso. In generale, saranno utili delle buste in plastica trasparente con perforazioni, e dei separatori ovvero dei cartoncini che divideranno i documenti all'interno dello stesso raccoglitore e con colori differenti. Inoltre possiamo dividere i documenti secondo un criterio che ci soddisfa; infatti, una linguetta sporgerà sul lato e sopra ci annotiamo l'argomento con un pennarello indelebile. Una cosa importante è di non inserire dentro le buste in plastica la carta termica (per esempio un fax) poiché si sbiadirà nel giro di poco tempo. È necessario dunque prima di archiviarla, farne una fotocopia su carta.

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Creare uno schema su un quaderno

Una volta stabilito il tipo di raggruppamento che ci è più comodo, avremo delle macro-categorie (es. Nome dell'azienda, cliente, partita iva) che conterranno delle categorie più piccole, e poi sistemeremo il tutto in ordine crescente (numerico o alfabetico). Sul dorso del raccoglitore o del registratore, ricordiamoci di posizionare un'etichetta con informazioni sul nome dell'azienda (o ditta) di riferimento, sul contenuto, sul periodo ed eventuali codici di riconoscimento. Se possediamo molto materiale, potrebbe poi essere utile creare uno schema su un quaderno, elencando ad esempio il contenitore numero 1 con la medesima voce e specificando poi la tipologia di documenti che contiene.

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Optare per un database

Infine per organizzare l'archivio dell'ufficio di file presenti nel computer, conviene optare per un database apposito sfruttando ad esempio l'applicazione di office denominata Excell, oppure semplicemente creare delle cartelle nuove nei documenti e poi rinominarle con ciò che ognuna di esse contiene. Il metodo può tra l'altro ritornare utile sia per la ricerca rapida di un documento che per una pratica di un nostro cliente, ed in questo caso ad ognuno dedichiamo un'apposita cartella con dicitura alfanumerica visto che non ci sono limiti per crearle.

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