Come organizzare l'agenda

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Perché è importante sapere come organizzare l'agenda? L'agenda è un ottimo strumento per gestire gli impegni, per ricordare scadenze, appuntamenti e date importanti, e per organizzare nel miglior modo possibile il tempo a disposizione durante la giornata. Per sfruttarla al meglio occorre saperla utilizzare in maniera pratica e funzionale. Diversamente, infatti, rischia di perdere la sua utilità. Sapere come organizzare l'agenda è fondamentale perché questa diventi una preziosa alleata nella gestione del tempo e degli impegni. Scopriamo quindi nei passi che seguono alcuni utili suggerimenti che ci aiutano ad organizzare bene la nostra agenda.

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Occorrente

  • Agenda
  • Penna
  • Penne/matite colorate
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L'organizzazione

Ancor prima di vedere come organizzare l'agenda è bene pensare a quale tipo di agenda può essere più adatta alle nostre esigenze. L'agenda può essere infatti scelta in vari formati. Ci sono modelli minimal e modelli più grandi e completi di molte sezioni. Quello che non deve sicuramente mancare è la sezione dedicata alla rubrica e uno spazio adeguato ad annotare informazioni, appuntamenti, note. Se all'interno delle singole giornate si concentrano molti impegni diversi o necessitiamo di registrare appunti e note (come per l'agenda di lavoro o per gli impegni universitari) possiamo optare per un'agenda giornaliera, che presenta su ogni pagina un solo giorno. Al contrario, se i nostri impegni non sono troppo concentrati, ma distribuiti su più giornate, possiamo anche scegliere l'agenda settimanale, che suddivide ogni pagina in più giornate.

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Le informazioni incomplete

Altro passo utile ad organizzare in modo efficace l'agenda risiede nella compilazione delle sue sezioni più importanti. Prima di iniziare ad usarla quotidianamente, infatti, è opportuno completare le diversi parti con tutto ciò che può tornarci utile. Una sezione fondamentale è la rubrica: nomi, indirizzi, numeri di telefono, ma anche e-mail, siti internet, contatti di qualsiasi tipo, devono essere sempre registrati, per non rischiare di avere informazioni incomplete durante l'utilizzo dell'agenda. Allo stesso modo è bene compilare la sezione iniziale con i nostri dati, ma anche con tutti quelli che ci possono servire durante il lavoro o le altre attività (come una parola chiave che ci ricorda una password, il numero di un documento, e cosi via).

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Planning mensile o settimanale

Altro suggerimento importante per organizzare bene l'agenda è quello di avvalersi del planning mensile o settimanale. Si tratta di una tabella che riepiloga su un'unica pagina tutti i giorni del mese (o della settimana). Compilarlo (e man mano aggiornarlo) con le cose da fare è davvero strategico. Con esso si avrà infatti il quadro complessivo degli impegni previsti in un determinato periodo e, di conseguenza, ci si potrà regolare meglio nella gestione del tempo, nella possibilità di prendere o meno ulteriori impegni, e magari scoprire di avere tempo libero per una bella vacanza! Il planning è presente nella maggior parte delle agende.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Quando fissate appuntamenti (e quindi li registrate in agenda) lasciate sempre tempo sufficiente tra un impegno e il successivo.
  • Spuntate o barrate gli impegni man mano che vengono assolti.
  • Dedicate costanza nell'aggiornamento dell'agenda.

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