Per ciò che riguarda la scelta della data per l'organizzazione dell'evento, va detto che quest'ultima andrà scelta in base a determinati parametri. La scelta deve ricadere infatti in un periodo in cui si è pienamente che i partecipanti all'evento possano essere numerosi. Si consiglia quindi di non scegliere il mese di agosto, in quanto l'evento in questione potrebbe avere pochissimi partecipanti, a meno che il tutto non sia organizzato in una località balneare. Occorre pensare nei minimi dettagli a tutti i potenziali partecipanti e a quando si ritiene sia comodo per loro poter prendere parte all'evento. Al tempo stesso, è necessario mettersi alla ricerca di uno sponsor, attraverso il quale poter far fronte a tutti quelli che sono i costi organizzativi, nonché pubblicizzare l'evento tramite brochure, annunci in radio oppure sui giornali.