Come organizzare eventi

tramite: O2O
Difficoltà: difficile
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Introduzione

Nella maggioranza dei casi, un qualsiasi evento ben organizzato offre l'opportunità di vivere un'esperienza unica, sia dai fruitori e sia da chi l'ha organizzato, a condizione che si valutino bene la sua complessità ma anche i suoi costi. Esistono svariate tipologie di eventi e la gamma varia da quelli informativi (come per esempio una conferenza stampa) a quelli da intrattenimento (come concerti o spettacoli). Anche i costi da sostenere saranno svariati ed inerenti alla tipologia dell'evento, per esempio l'affitto di una sala, di una sede, i compensi ai tecnici ed ai professionisti impegnati ecc. Spesso ci sono da sostenere anche costi per il catering in quanto, indipendentemente dall'orario in cui si svolge l'evento, è sempre buona norma offrire ai fruitori almeno un caffè. Organizzare un evento in fondo è un'esperienza stimolante ed in fondo non è neanche così difficoltoso ma è fondamentale sempre "giocare d'anticipo" e dotarsi di una precisa tabella di marcia e rispettarne scrupolosamente il rispetto della tempistica. Nei successivi passaggi di questa breve guida verranno forniti alcuni consigli per scoprire come organizzare eventi.

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Occorrente

  • Elenchi
  • Contatti
  • Preventivi
  • Documenti
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Lista dei partecipanti e scelta location

Il primo passo da compiere è quello di stilare una lista dei partecipanti nel caso in cui l'evento fosse privato. Si partirà proprio dall'analisi di questa lista per individuare la categoria di persone che parteciperà all'evento, per poter scegliere la location dell'evento e per poter valutare al meglio l'ampiezza che tale location dovrà avere. Se invece si tratta di un evento pubblico allora individuare l'ambientazione in base sia alla natura dell'evento e sia anche al pubblico che ci si aspetta possa parteciparvi. Per quel che riguarda l'ampiezza, valutarla in base al numero di inviti o ai biglietti che si prevede verranno venduti. Scegliere perciò la location in funzione della natura dell'evento stesso: se per esempio si dovrà organizzare la presentazione di un libro, ci si potrà rivolgere ad hotel o centri congressi con sale appositamente attrezzate. Se invece si tratterà di una cena aziendale allora ci si dovrà indirizzare verso ristoranti o sale convegni ed organizzare un servizio di catering.

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Catering e sottofondo musicale

Come già detto prima, spesso ci si potrà trovare di fronte all'esigenza di dover trovare una ditta che possa fornire un servizio di catering. Il consiglio è quello di non fermarsi alla prima ditta ed invece di cercare di ampliare il ventaglio delle offerte chiedendo più preventivi possibile, in modo tale da poter scegliere la ditta col miglior rapporto qualità prezzo. Bisognerà fornire un servizio in linea con la categoria di persone che parteciperà all'evento. Non sarebbe una brutta idea delegare questo compito ad una persona di fiducia la quale dovrà anche controllare la scelta del menù. Non dimenticarsi neanche della musica: una platea di uomini d'affari ad un buffet dopo una presentazione sicuramente gradirà la un pianista che fornisce musica di sottofondo, magari lounge.

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Ulteriori servizi

Contattare quindi vari musicisti o dj, chiedendo anche in questo caso diversi preventivi e trovare con il giusto anticipo quello più adatto, possibilmente ascoltando prima quel che deciderà di proporre. L'accoglienza clienti è un altro aspetto fondamentale, soprattutto se si tratta di grandi aziende, incontri importanti o conferenze stampa; un buon servizio di hostess e guardaroba sarà fondamentale e lo si potrà reperire facilmente facendo una ricerca tra le varie agenzie su internet. Richiedere esplicitamente la bella presenza di ragazzi e ragazze vestiti con abiti eleganti e che facciano sentire i presenti seguiti ed ascoltati nelle loro esigenze. Un altro aspetto fondamentale che dovrà essere meticolosamente curato sarà quello di dotarsi di un buon servizio di propaganda al fine di poter fare sapere che il tal giorno alla tale ora e in una splendida e ben individuata location avverrà esattamente questo evento. In questo modo si potrà già anche avere le prime conferme permettendo così di farsi anche un'idea degli effettivi presenti. Infine non dimenticarsi di pubblicizzare il proprio evento e di creare una rete di passaparola sfruttando i vari canali offerti dai social network.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Contattate musicisti o dj, chiedete anche qui diversi preventivi e trovate con il giusto anticipo quel che fa per voi, possibilmente ascoltando prima quel che propongono.
  • Organizzate anche un servizio fotografico o delle riprese qualora si tratti di eventi importanti.
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