Come organizzare e gestire una riunione

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

In un team di lavoro, la riunione rappresenta il momento cruciale. Di qualsiasi tipo di lavoro si tratti, periodicamente è necessario ritrovarsi tutti insieme per discutere di problemi eventuali. Durante una riunione di lavoro, tutti si coalizzano per lavorare gomito a gomito. Spesso un superiore espone la situazione, mentre il resto dei lavoratori ascoltano attenti. Organizzare e gestire una riunione non è un'operazione così semplice. Bisogna valutare ogni dettaglio attentamente. Solo così non rischieremo di annoiare chi ci ascolta ed eviteremo eventuali distrazioni. Vediamo quindi come fare.

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Occorrente

  • Ordine del giorno
  • Piano di lavoro
  • Tono fermo della voce
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Per organizzare una riunione, dobbiamo prima capire quale sia l'occasione in cui ci troviamo. A seconda della tipologia di riunione, dovremo strutturare l'incontro in un modo diverso. Perciò, per organizzare al meglio questa riunione, fissiamoci in mente bene di cosa vogliamo parlare. In questi casi, redigere un ordine del giorno è fondamentale. Anche se provvisorio, ci aiuterà a non andare fuori tema né durante la preparazione, né durante l'esposizione del discorso in pubblico.

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Dopo aver chiarito bene l'obiettivo della riunione, dobbiamo invitare le persone interessate. Facciamo una lista di partecipanti e inviamo loro un'email. In questo modo li avvertiremo, dopo aver stabilito giorno e ora, ma soprattutto luogo. A questo punto stabiliamo in modo definitivo l'argomento e i vari punti che toccheremo durante la riunione. Facciamo attenzione ai tempi, poiché una riunione troppo lunga diventa pesante da sostenere. Precisiamo poi che tutti dovranno venire ben preparati sull'argomento oggetto della riunione. Questo ci eviterà inutili perdite di tempo.

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Una volta iniziata la riunione, gestire gli interventi è compito nostro. Iniziamo dal primo punto e via via andiamo avanti. Per far sì che tutto fili liscio, dobbiamo gestire al meglio la situazione. Vietiamo telefonate e interruzioni varie per il lasso di tempo in cui si svolge questo meeting. Interpelliamo tutti i partecipanti, per capire man mano la loro opinione sui vari argomenti. Durante la conversazione poi, è importante fare dei piccoli riepiloghi dei discorsi fatti dai vari interlocutori. Ciò aiuta a non divagare troppo o perdere l'attenzione nei confronti dell'oggetto della riunione. Mediamo tra le varie posizioni con educazione, ma cerchiamo di sostenere un tono fermo e secco della voce. Solo così potremo lavorare al meglio nel nostro ruolo di conduttore dell'incontro.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Stabiliamo bene gli argomenti per non perdere tempo.
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