Come mandare le fatture online

Il mondo moderno è ecologico e risparmiatore, la carta è diventata sinonimo di spreco e di inutile ingombro, anche a fronte della validità legale del formato elettronico. Per un’azienda è molto comodo spedire ai clienti i documenti tramite posta elettronica, mandare le fatture online è una realtà veloce, pratica ed economica. Ecco una semplice guida su come farlo.

• Editor di testi (Word o simili)
• Software free per creare pdf

Disponendo di un software per la contabilità, tutto l’iter è automatizzato. Inserendo le anagrafiche di clienti e fornitori e tenendo aggiornato il magazzino, sarà il sistema stesso a proporci l’invio delle fatture con un semplice clic. I documenti saranno completamente personalizzabili, la numerazione verrà tenuta in automatico e nel caso di eventuali errori o incongruenze saremo prontamente avvertiti. Secondo il volume di affari dell’azienda, si può decidere di acquistare un software gestionale, che indubbiamente semplificherà enormemente tutte le pratiche contabili, compresa la fatturazione, Danea è uno dei migliori e più conosciuti.

Tutte le aziende hanno un computer per gestire l’amministrazione, spesso anche un software che tiene la contabilità e produce in automatico fatture e documenti di trasporto per clienti e fornitori. Un programma del genere semplificherà la procedura, ma non è necessario per creare una fattura e inviarla al cliente in formato elettronico. Cominciamo con il metodo più elementare, ossia disponendo solamente di un programma di scrittura, che sia Word o un altro simile, anche il semplice blocco note.

Creiamo innanzitutto la fattura a nostro gusto, con il logo dell’azienda se vogliamo, in rete ci sono molti modelli di fatture da cui prendere ispirazione. Una volta creato il template, lo terremo da parte per usarlo ogni volta, cambiando naturalmente il numero progressivo del documento. Occorre adesso un programma gratis che trasformi il documento in un file pdf: qui è possibile scaricare uno dei più utilizzati, oppure seguire la procedura online e riceverlo convertito per mail. Il software è semplice, una volta installato creerà una nuova stampante nel sistema: stampando il documento verrà creato il file pdf da poter salvare dove desideriamo. Il file è anche stampabile su carta, per cui sarà cura del cliente farlo se lo desidera.

La fattura digitale a questo punto è pronta, la possiamo inviare per posta elettronica oppure metterla in una cartella in rete accessibile al cliente. Questo sistema è usato dai negozi online, dove nella propria area personale il cliente ha tutti i documenti in formato pdf. Chiaramente se spediamo, il documento di trasporto/fattura sarà allegato alla merce, ma anche in questo caso è bene tenerne una copia elettronica sia per noi che per l’acquirente. Una mail con allegata la fattura in pdf, magari con conferma di lettura per sicurezza, completerà la procedura.

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