Nelle capitanerie di porto, gli uffici tecnici e di sicurezza sono competenti al rilascio di tutte le informazioni utili ad ottenere i documenti necessari agli aspiranti marinai. La lista dei documenti e delle abilitazioni necessarie, fornita dalla capitaneria di porto, serve ad ottenere il "foglio provvisorio di navigazione", utile per un breve periodo. Successivamente, infatti, vi servirà l'indispensabile "libretto di navigazione". Il libretto di navigazione è rilasciato dalla stessa capitaneria di porto e, previa presentazione di "lettera d'imbarco" redatta da un armatore, permette di potersi iscrivere al registro della gente di coperto e successivamente d'inserirsi in lista di attesa delle compagnie marittime bisognose di personale.