Come inviare una lettera formale

Scrivere e inviare una lettera formale non è facile, a prescindere dalla motivazione. Al giorno d'oggi, infatti, le lettere cartacee non vengono più utilizzate poiché facciamo molte cose per telefono o online. Tuttavia, ci sono ancora momenti in cui dobbiamo scrivere lettere formali, ad esempio: presentare un reclamo o una petizione alla scuola dei nostri figli, presentare un reclamo alla pubblica amministrazione o a un'azienda, elaborare qualcosa in banca, etc. Esistono delle formule ben precise per poter scrivere una lettera formale. Ma oltre a queste, è necessario rispettare anche una struttura ben determinata affinché la lettera possa essere considerata tale. È importante tenere sempre presente che la lettera formale va usata in tutte quelle comunicazioni ufficiali da inviare, per esempio nel settore commerciale e lavorativo. Lo stile di una comunicazione formale deve essere piuttosto sintetico e chiaro, e deve basarsi su poche regole che vanno rispettate in toto. Andiamo, dunque, a vedere come inviare una lettera formale.

• Computer

Per prima cosa, nella parte in alto a destra della lettera, bisogna inserire l'indirizzo del destinatario della lettera e il nome della persona a cui è destinata. Queste informazioni dovrebbero essere (preferibilmente) scritte in grassetto. Ora, è necessario lasciare un rigo o due e, sulla sinistra, bisogna andare a scrivere l'oggetto. L'oggetto consiste in una breve frase che ha la funzione di spiegare, in maniera molto generica, quello che è il contenuto vero e proprio del messaggio. Scrivi, dunque, la parola "Oggetto" in grassetto, metti i due punti dopo, e scrivi l'oggetto vero e proprio che, invece, non dovrà essere in grassetto.

A questo punto, si può passare a scrivere la lettera vera e propria che deve dividersi in tre sezioni, rappresentate dalla parte iniziale, il corpo ed i saluti finali. Il consiglio è quello di utilizzare uno stile a "semiblocco". Per farlo sarà sufficiente inserire una tabulazione (con il tasto TAB) all'inizio di ogni sezione. Una volta completato il contenuto della lettera, ringraziamenti compresi, bisogna porgere i propri saluti (Cordiali saluti, Distinti saluti ecc...) e firmare la lettera in basso a destra, nel punto in cui si avrà scritto, in precedenza, il proprio nome e cognome. In questo modo abbiamo visto come scrivere una lettera formale, contenente tutte le informazioni di base che serviranno al destinatario. Ovviamente, è importante utilizzare una forma corretta e ricercata anche durante la stesura del testo. Un ultimo consiglio è quello di usare il piè di pagina per poter inserire i dati personali ed eventuali recapiti. Infine, ricordiamoci di dare del Lei al nostro interlocutore.

Andiamo ora a vedere uno schema generale di come può essere strutturata una lettera formale:

Pinco Pallina S. P. A. Via ........................... C. A. Dott. Mario Rossi Responsabile.............

Oggetto: .......................................................................

Egregio Dott. .......................................testo lettera...........................................................
.................................................................. Testo lettera............................................................

Distinti saluti.
Milano, 04.01.2014
Ing. Mario Bianchi.
In qualsiasi lettera formale è importante rispettare il formato: destinatario e indirizzo mittente, data e luogo, oggetto, etc. Occorre essere brevi e chiari, ordinando bene le idee mettendo ognuna di essa in un paragrafo diverso: motivo della lettera, cosa è successo, cosa si chiede, etc. Infine, bisogna usare i connettori tipici del linguaggio formale scritto: sebbene, in modo che anche, però, etc.

• Usa un linguaggio chiaro, semplice e conciso
• Dai sempre del Lei al destinatario

• Come scrivere una lettera
• COME IMPOSTARE UNA LETTERA FORMALE: GUIDA DALLA A ALLA Z

• Come scrivere una lettera legale
• Come redigere una lettera commerciale
• Come impostare una lettera al datore di lavoro