Come iniziare una lettera formale in inglese

Una lettera formale è una comunicazione di contenuti importanti, di carattere professionale o commerciale. Ne consegue, che una corrispondenza formale ha lo scopo di scambiare dati e informazioni attinenti agli ambiti di lavoro. Appare evidente, quindi, che una lettera formale debba avere requisiti precisi ed essere compilata rispettando un formato che sia immediatamente riconoscibile in ogni parte del mondo.
Il mercato imprenditoriale, oggi sempre più globalizzato, utilizza la lingua inglese come linguaggio convenzionale per gli scambi commerciali. Necessita quindi acquisire competenze specifiche nella redazione di una lettera formale nonchè un'ampia conoscenza di tecniche di comunicazione in lingua inglese. Essenziale è l'incipit, ossia l'inizio di una lettera formale in inglese che introduce l'argomento trattato. L'inizio deve essere sintetico ma chiaro ed efficace, indurre il lettore ad visione immediata del contentuo della comunicazione.In questa guida vediamo, appunto, il miglior modo su come iniziare una lettera formale in inglese.

• Carta da lettera intestata
• Per le mail indicazione dei dati di contatto dello scrivente

Lettara cartacea o mail elettronica devono rispondere alle medesime regole di redazione, in entrambe è importante l'intestazione. Se si conosce il destinatario della lettera si può iniziare con "Dear Mr/Miss/Mrs" seguito dal nome della persona; se, invece, non si conosce il nome del destinatario, di può scrivere genericamente "Dear Sir" o "Dear Madame". Questo inizio di lettera corrisponde naturalmente con il nostro "Caro/Cara", in italiano riserviamo questo tipo di espressione a persone che sono appunto "care" ossia che rientrano nella nostra sfera privata e affettiva. Tuttavia, in inglese, soprattutto britannico, questa formula denota cortesia e gentilezza verso il destinatario anche se per motivi professionali o commerciali.

In una lettera formale è indispensbile inserire l'oggetto, ossia una riga che riassuma il testo della comunicazione, al fine di consentire al destinatario della lettera di avere immediata conoscenza del contenuto della lettera e lo attenzionerà sull'importanza della comunicazione
L'oggetto va inserito dopo l'intestazione e prima del corpo del testo. Per rendere gradevole la lettura si suggerisce di lasciare due righe di interlinea tra l'intestazione e l'oggetto.

Inserito l'oggetto, si deve introdurre il testo con una frase iniziale. In genere una comunicazione scritta è il seguito di una conversazione orale oppure è la risposta ad atlra comunicazione scritta, pertanto le possibili frasi da utilizzare sono le seguenti: "I am writing in reply to your letter of (data) regarding... (Scrivo in risposta della vostra lettera del (data) riguardo a...) se si sta rispondendo nell'ambito di una corrispondenza già avviata.
Altra possibilità è: "Further to our conversation, I'm pleased to confirm our appointment for..." (Dopo la nostra conversazione, sono felice di confermarle il nostro appuntamento del...) se si sta avviando una corrispondenza a seguito di interlocuzioni orali.

Nella forma del testo è necessario, in inglese, fare atenzione all'utilizzo della seconda persona (you), poiché nel lessico inglese c'è molta differenza tra "te" e "voi" (molto più formale del nostro "lei" ).
Nell'ipotesi della presenza di un allegato, è bene segnararlo nel corpo del testo, è buona norma utilizzare la formula "Please find attached" ed il tipo di allegato, per consentire al ricevente di consultare ulteriori scritti acclusi alla lettera.
Infine, la formula di chiusura di una lettera formale in inglese prevede, come in titaliano, i saluto. I più utilizzati sono "Kind/ regards" o "Best regards" corrispondente al nostro "Cordiali saluti".
Per quanto ovvio, è bene ricordare nella redazione di una lettera formale che anche se a contenuto tecnico, il lessico cordiale e gentile agevolerà la lettura e il ricevente ne apprezzerà il garbo.

• Rammentare sempre di redigere la lettera su carta intestata ovvero di indicare i propri dati di contatto, anche se inviata via mail

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