Come informatizzare un ufficio

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

I tempi sono ormai cambiati e, nel frenetico progresso del ventunesimo secolo, ciò che fino a pochi anni fa era considerato un ufficio funzionale è oggi visto come obsoleto. Il formato elettronico dei documenti ha ormai sostituito l'originale cartaceo, anche dal punto di vista della validità legale e fiscale: è finalmente possibile memorizzare in supporti digitali compatti e affidabili tutti i documenti aziendali, e preservarne il valore a norma di legge tramite strumenti informatici avanzati. Il processo di dematerializzazione dei documenti è facilitato da numerosi prodotti software di livello professionale, in grado di semplificare le attività lavorative e aumentare considerevolmente la produttività. In questa guida vi illustreremo come informatizzare un ufficio ancora basato (interamente o parzialmente) su un paradigma tradizionale, in una realtà più efficiente e dinamica, per consentirvi di gestire il lavoro in modo più rapido ed economico.

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Occorrente

  • software e hardware specifico, rete veloce, sistemi di backup, database server
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Analisi preliminare

Prima di mettere mano alle vostre attività lavorative è assolutamente necessario determinare quali siano i punti deboli e i colli di bottiglia della vostra organizzazione. Questo passo preliminare di analisi può rivelarsi più complesso del previsto, e in generale è assolutamente da non sottovalutare, pena il concreto rischio di investire tempo e risorse in un compito scoordinato e caotico, che non apporterà alcun reale miglioramento ai processi produttivi aziendali, e potrà tradursi in un onere non previsto né conveniente. È possibile rivolgersi a esperti consulenti esterni, che conoscono la materia dai punti di vista tecnico e legale: in questo caso occorrerà assegnare a un collaboratore fidato il compito di interagire con il consulente, per trasferirgli tutte le informazioni necessarie alla comprensione dell'attuale funzionamento dell'azienda. In alternativa è possibile occuparsene personalmente, avendo però cura di non sottostimare questo passo: molti manager sono convinti che i loro metodi siano comunque i migliori, e tendono a non rendersi conto fino in fondo dei dettagli operativi che generano inefficienza e rallentamenti all'interno della loro azienda. È importante affrontare questo passo con realismo e sincerità, per mettere il consulente nelle migliori condizioni possibili. Ovviamente l'analisi preliminare da parte di un soggetto esterno implica dei costi, che vanno accuratamente valutati prima di procedere. Se la decisione fosse quella di effettuare questo passo internamente, una o più riunioni saranno necessarie con tutti i dipendenti, o (in dipendenza dalle dimensioni dell'azienda) con i responsabili dei vari settori.

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Dotazione hardware

È innanzitutto necessario individuare i soggetti che, a diverso titolo, si occupano di archiviazione e gestione documentale all'interno dell'azienda. Vi è un solo dipendente che effettua queste operazioni? O più persone collocate nello stesso ufficio fisico? O diversi soggetti che si trovano in sedi distaccate? Questa prima domanda può già aiutarvi a determinare l'entità dell'intervento presso la vostra azienda (l'hardware include computer, stampanti, scanner, reti locali, contratti con ISP ecc.). È anche necessario valutare preliminarmente il volume stimato di dati da archiviare in formato elettronico: questo dipende strettamente dalle quantità di documenti (tipicamente fatture, note di credito, ordini ecc.) prodotti ed elaborati dall'azienda per una data unità di tempo. Mentre l'archiviazione di qualche decina di documenti può essere effettuata in modo manuale, cicli di fatturazione che includono migliaia di documenti al mese o addirittura al giorno richiedono necessariamente la completa automatizzazione dell'intero processo, e rendono pertanto indispensabile l'acquisto di hardware adeguato, sia dal punto di vista dell'elaborazione dati (processori sufficientemente veloci) sia sotto l'aspetto dell'archiviazione (spazio disponibile elevato, per le fasi di elaborazione e per la memorizzazione persistente dei documenti elaborati). È anche possibile delegare la potenza di calcolo e lo spazio di archiviazione a strutture esterne (housing in data center o web farm), ma in questo caso occorrono connessioni di rete molto veloci, robuste e in grado di essere utilizzate da parte di tutti i soggetti interessati. Questa soluzione a volte non è preferita dalle aziende che sono sottoposte a vincoli molto stringenti nell'ambito della sicurezza dei dati (strutture bancarie, industrie militari ecc.), e che pertanto preferiscono non distribuire nessun dato al loro esterno ma gestire ed elaborare tutto in proprio. La capacità di backup (copia di sicurezza) dei dati è un parametro fondamentale, mai abbastanza valutato. Un sistema di archiviazione ed elaborazione di documenti aziendali deve poter rapidamente gestire situazioni eccezionali come interruzioni di corrente, danni fisici ai supporti di memorizzazione e altri eventi non prevedibili staticamente. Spesso non esiste un'unica soluzione ottimale, ma a seconda del caso specifico vi possono essere approcci alternativi e concorrenti, che vi troverete a dover valutare nel loro complesso prima di prendere una qualsiasi decisione.

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Conoscenza delle norme di legge

L'avvento della tecnologia informatica per memorizzare in formato elettronico documenti con valore legale e fiscale (firma elettronica) è stato realizzato in Italia tramite l'emanazione di una serie di normative, atte a definire in modo formale e dettagliato l'intero processo di dematerializzazione.
Fondamentale in questo contesto è l'insieme di specifiche tecniche che descrivono tutti i passaggi necessari per consentire la distruzione del cartaceo esistente (es. Fatturazione passiva), e la generazione ed elaborazione dei documenti aziendali in formato elettronico (es. Fatturazione attiva).
Ciò significa che non è semplicemente possibile scansionare tutti i documenti aziendali, e pretendere che ciò sia sufficiente a garantirne la validità a norma di legge.
Per evitare scelte superficiali e conseguenze molto pesanti dal punto di vista sanzionatorio, occorre che la dematerializzazione dei documenti cartacei avvenga in piena conformità con la legge.
I prodotti software che si occupano di conservazione sostitutiva garantiscono la rispondenza alle normative, e la correttezza e completezza delle relative procedure.
Le società produttrici di sistemi di archiviazione a norme sono solitamente in grado di fornire assistenza riguardante la vigente legislazione: è comunque consigliato rivolgersi al proprio legale, e/o a qualche avvocato esperto nella materia, per acquisire tutte le conoscenze relative alle eventuali peculiarità del vostro ambito lavorativo.

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Ambiente software

Non è possibile presentare in questa breve guida una panoramica completa dei prodotti software più adatti alla vostra azienda. Ci limitiamo a elencare una serie di requisiti di base che, riteniamo, ogni soluzione informatica in questo ambito debba soddisfare:
- completa e aggiornata adeguatezza alle normative: date le frequenti variazioni delle norme di legge che stabiliscono i criteri per la conservazione sostitutiva, è necessario che il prodotto che sceglierete sia mantenuto e prontamente aggiornato
- fatturazione alla PA: l'azienda che si trovi a fatturare a Pubbliche Amministrazioni è obbligata a emettere e trasmettere in formato elettronico le relative fatture, secondo una serie di regole tecniche piuttosto complesse. Il prodotto software deve poter gestire queste regole.
- fatturazione tra privati: le più recenti norme prevedono la possibilità che anche la fatturazione tra privati avvenga in formato elettronico, secondo regole analoghe a quelle già in vigore per la fatturazione alla PA. Anche in questo caso occorre individuare sul mercato un adeguato prodotto.
- consultazione web: i documenti devono essere accessibili, visualizzabili e scaricabili da postazioni remote, da parte degli utenti autorizzati; questo richiede una flessibile capacità di profilazione, come pure la presenza di una potente e completa interfaccia web
- workflow: un tipico documento aziendale attraversa una serie di stati e contenuti durante il suo ciclo di vita, e il prodotto software prescelto dev'essere in grado di gestire questi stati tramite un sistema di workflow, per seguire l'evoluzione del documento dalla sua acquisizione fino alla sua conservazione definitiva nel tempo.

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Conclusioni

L'informatizzazione intelligente di un'azienda è un compito complesso e articolato, da prendere nella dovuta considerazione e da non sottovalutare.
I vantaggi della dematerializzazione dei documenti cartacei consentono di ridurre drasticamente i costi e snellire le pratiche all'interno del vostro ufficio, ma questo processo dev'essere accuratamente analizzato, pianificato e personalizzato sulle vostre esigenze, affinché il risultato sia realmente positivo e compensi nel tempo l'investimento iniziale necessario per la messa in opera dell'ambiente di produzione.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • valutare le esigenze specifiche della realtà aziendale

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